1.準確要正確地、恰當無誤地表達出所要表達的內容,用詞用語含義清楚,概念恰當明確,不產生歧義，不引起誤會,無溢美之詞,無隱惡之嫌。
要做到語言準確,必須要把握詞語的分寸感和合適度。特別是要區分同義詞、近義詞在適用範圍、詞義輕重、搭配功能、語體雅俗、詞性差別等方面的細微差別。還要註意語意鮮明,不能模棱兩可,含糊其辭, 以免產生歧義,延誤工作。如"大致尚可”、“有關部門”、“條件許可時”、 “事出有因, 查無實據“等表達含糊的詞應謹慎使用。
2.簡明用較少的文字清楚表達較多、較豐富的內容,要"有話則長,無話則短”。
要做到簡明,首先要精簡文意,壓縮篇幅,突出主幹,把無關或關系不大的內容刪去。其次要反復錘煉,提高概括能力,杜絕堆砌修飾語,適當使用縮略語,如“五講四美"等。第三, 要推敲詞語,錘煉句子, -句話就能說明白的決不用兩句話, -個詞能概括清楚的決不用兩個詞。恰當地運用成語、文言詞語等,也有助於語言的簡明。第四,要註意用詞通俗,不用生僻晦澀的字句。應該指出的是,“簡"要得當,不能茍簡, 要以不妨礙內容的表達為前提,絕不能為簡而生造詞語、亂縮略、濫用文言,不能讓人不明白或產生歧義,引起誤解。
3.平實。為了便於讀者理解,應用文語言應力求平實。行文時多用平直的敘述,恰當的議論,簡潔明了的說明。用語必須樸素、切實,不能浮華失實,不能亂用形容詞或俚俗口語。