實際上，這些看著是在打雜的行政工作哪有那麽簡單，沒有普通的工作，只有普通的人。
過去，行政工作往往背負著“瑣碎”、“打雜”的汙名，實際上，看似流程枯燥、刻板的行政工作，也有很深的內涵——許多行政人員只是在按部就班地履行流程，按章辦事，卻往往難以透視普通流程背後更深刻的內容，因為，他們只是“裸眼”看行政，不懂得以“鏡”看行政。
5月底，我去公司總部進行了為期1周的工作培訓，同事分享了眾多優質的經驗，我對自己從事多年的行政工作再次有了深刻的反思和認知，發現了許多透視行政工作的“鏡片”。
我們需要壹個全新的思路來解決這些問題：行政人員們如何在新時代下發揮新的樞紐作用？如何提供優質的聯絡、傳達服務？如何具備核心競爭力？
我認為，每個優秀的行政工作人員，應該為自己配上壹副副“眼鏡”，用不同的角度、眼光和態度去認知行政工作的細部。
俗話說，“高瞻遠矚”，因此，要用“望遠鏡”來關註行政工作，才能突破壹板壹眼的流程，洞悉高層的決策意圖，精準提煉下層的訴求和意見。
我的同事Ada提供了這樣壹個範本——在日常的文件整理、資料歸集工作中，她並不是把大量資料原原本本地呈上，而是對資料進行了壹些梳理和歸類。比如，下級部門的會議記錄，常常是千頭萬緒，篇幅龐雜，她就找到其中的核心觀點、主流意見以及其它最有價值的部分用小標題、重點符號進行標註，為上級領導查閱時提供更明確的參考。
在各種非正式與正式場合中，上級領導不經意的壹句話或壹個指示，往往就隱喻了更深層的戰略意圖，Ada也能及時在內心中進行消化。
而下級部門呈上來的資料，往往隱含著更為深層的訊息和立場，可能間接指向部門運營狀況、業務開展進度等關鍵信息，她總是能快速識別——透過現象看本質，對整個公司的運營系統建立了壹套內心的“表格”。
她還有壹個處理文件的個性化法則，會給各級部門設計壹個標準的範本、統壹格式，要求下級部門在傳輸文件和資料時遵守格式，這樣，就便於她在終端整理時提煉重要信息、編制標題目錄、做好頁碼標註，這樣，領導拿到厚厚壹本資料時，打開這個清晰的目錄就可以迅速的判斷自己需要的東西，根據大標題、詳細頁碼有選擇性的查看自己感興趣的東西，省時省力。
為什麽Ada能把簡單的文件整理工作玩出這麽多“道道”？
因為她為自己配置了“望遠鏡”，沒有對業務流程的深刻理解，沒有對公司上下級運營方式的宏觀判斷，沒有通過局部看整體的深刻領悟力，又怎能把繁瑣的文件工作進壹步細化、整合，使上下級訊息傳達更完整高效？又怎能獨創壹套別致高效的文件傳輸操作規範？
即使妳只是轉發通知，也不要簡單的只做“發放”這樣的機械動作，要適度了解文件的實質，積累相關信息。常常看似跟日常工作無關的內容也許某壹天就是我們做出決定或是正確判斷的關鍵，需要去積累，去融匯貫通。
對於這些工作，雖然壹開始需要想得多壹些，做得多壹些，感覺累壹些，但當標準習慣形成，大家都遵照執行的時候，壹切都會變得更順暢、更精煉，更輕松，收到的效果不言而喻的。
行政人員通常會被別人戲稱為“管家婆”，譬如壹個大型活動中的接待部分，打打電話，通知相關人員，考察壹下需要就餐住宿的酒店，提前點好菜品，安排好娛樂活動……這是多麽簡單的事情啊，似乎毫無技術含量，任何壹個人都可以做到。但是，細節決定成敗——只要有壹個環節沒做到位或者顧慮不周，也許就會出重大紕漏會讓活動成效大打折扣。
我們要用“顯微鏡”來看待行政工作，即使要當“管家婆”，也要當壹個無微不至的“管家婆”。
面對這麽多紛繁復雜，可控不可控的因素，唯壹的處理辦法就是，許多環節我們需要反復確認，許多事情需要提前準備，需要我們把接待的對象當作壹個毫無自理能力的嬰兒去對待，為他們細致的考慮，具體到吃、喝、拉、撒、住、行和感受……洞悉各種細節的“顯微鏡”，行政工作者應當時刻配置。
比如，我以前在負責接待工作時，遇到不熟悉的場地，就會提前壹天去實地考察酒店附近的停車位、交通狀況，甚至還把路線精確到“從停車位到宴會廳怎麽走”、“打車打到什麽位置”、“如何辨認現場工作人員的標識、領取何種入場憑證”等等，這樣以來，客人就會有“賓至如歸”的貼心感受。
相較之下，有些人的接待工作卻相形見絀。
我以前的老板埃米告訴過我她的壹個經歷，有壹次去外地參加壹個活動。結果對方只是把酒店地址或簡單的導航路線發過來就草草了事，沒有兼顧到她“人地生疏”的實情，以至於有時出現“已經在停車位，但耗了半個小時還沒有進入宴會廳”這樣的“杯具”，這就是沒有使用“顯微鏡”看行政工作的後果。
行政工作特別需要“發散思維”，從已有的信息出發，盡可能向各個方向擴展，不受已知的或現存的方式、方法、規則和範疇的約束，並且從這種擴散、輻射和求異式的思考中，求得多種不同的解決辦法，衍生出各種不同的結果。
這，就是用“散光鏡”看行政。
當上級領導在發出壹個指令的時候，我們得讓自己成為有思想的行政人員，而不是只會接受指令的機器人。要用“散光鏡”來看待問題，讓自己的思維隨著事物的進程多方面考慮，有延伸性。
如果沒有收集相當多的信息資料，就很難做出明智的判斷。沒有人天生就擁有明智和審慎的判斷力。我們通常會驚訝於領導做出的重大決定和我們所想的相去甚遠，實際上正是因為領導沒有停留在事物當前的狀態，他們通常會根據多方位的綜合兼顧，對未來有所預測，才會做出決定。
以我的日常工作為例，平日需要處理大量的廣告業務合同，經過壹段時間的操作我發現，把收到的合同交給其它部門審核後，不能僅僅只依靠別人的意見，許多次即使到最後蓋章階段也會出現各種偏差。
通常是文字表述、價格計算或是書寫錯誤、缺少報告、缺少證明函件，甚至存在越級審核的現象，雖然相關部門已經審核過，但上述問題依然未能完全避免，增加了公司的風險因素。即便是後期發現做各種修改，也會影響到業務進度，重復作業。
隨著自己對業務合同的熟悉程度，我會盡量了解相關法律條款、公司經營政策、業務規定等知識，在工作範疇外，增加自己的專業技能，掌握壹定的判斷能力，及時發現和糾正錯誤，保證公司利益的同時也提高了自己工作專業性。
行政工作中，有時會遇到“隔部門如隔山” 的問題，比方說，行政部門可能不了解業務部門、策劃部門、財務部門的意圖，而實際上，各部門之間是有機聯動、藕斷絲連的，行政人員不能固步自封，應當使用“多棱鏡”去認識各部門的關系。
行政工作雖然零星繁瑣，但也並非無章可尋，只要善於觀察和總結，總會找到規律法則，用同壹方式批量解決出現的問題。例如行政工作中的文書、合同和公章管理，因為類型多，所以經常需要各種各樣的公文函件，為了便於識辨、判斷，我們可以對所有的類型加以歸納和總結，整理出標準版本，供各部門的員工參考使用。這樣即方便員工，也便於自己審核，更加規範了文書管理，事半公倍。
在行政部門的人才構成中，有壹些是具有名校背景的高學歷人才，另壹些則學歷不高——但學歷未必和能力成正比，在註重細節和實操的行政部門，更需要拋卻“學歷高”的優越感和“學歷低”的自卑感，以平等的身段對待工作——因此，自恃“學歷高”而“俯瞰”同事，或者因為“學歷低”而“仰視”同事，都是不恰當的，應當換上壹副“平視鏡”，客觀看待自己和他人的優勢所長。
壹些高學歷行政人員對行政工作有“瞧不起”的心理，有“好高騖遠”之嫌。
其實，這是對自己職業生涯規劃定位不清所致。
在現今的職場環境中，大多數人不可能壹步到位達到自己的所期望目標位置，我們需要積極進取，需要有遠大的目標，但更需要腳踏實地，兢兢業業。我們的成長和進步需要壹個長期積累的過程。但無論自己是從何種環境出來，做好眼下的工作是必需的。如果認為自己有非凡的才能，那麽首先把目前的事情做好，做到別人所不能達到的程度，更能彰顯自身的本領。
高學歷人才應當用自己的學識、智能，在普通的行政工作中實現超額、超量的效果，或者發揮創新精神，改造、突破常規的行政流程，獨創更高效的行政操作手段；而低學歷人才也無需妄自菲薄，可以利用自己社會經驗多，見識較多閱歷較廣，洞悉“中國式人情”等方面的特點，在行政工作中發揮“情商”作用。
無論何種背景，何種出身的行政人員，都要明確，行政所需要的能力遠非我們想象的那樣簡單，社會分工並無高低之分，我們所處的行政崗位並不會低人壹等。當面對別人的質疑甚至是冷嘲熱諷時，需要調節好心態讓自己對工作有個清晰的定位，最重要是拿出壹個優秀的行政人員該具有的水準和素質。
能把行政工作做好的人，社會上大部分工作也將能做好。