行政管理制度
壹、目的
為了加強公司行政事務管理，使公司各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本管理制度。
二、適用範圍
本制度行政事務管理所指的是公司會議管理規定、辦公區域管理規定、文件打印、復印傳真管理規定、辦公用品管理規定、印章使用管理規定、保密規定、文件檔案管理規定、辦公電話及計算機使用規定、業務招待費管理規定、差旅費的規定、車輛管理規定、考勤及休假管理規定、首問責任制等。
三、職 責
3.1辦公室負責組織執行並監督各項管理工作；
3.2其他所有部門需遵守各項管理規定。
四、會議管理制度
4.1總則：為規範公司會議管理，做好上情下達和下情上報工作，實現公司信息資源在各部門之間快速有效傳遞，確保會議內容及議定的事項得到有效落實，特制定本管理制度。
4.2為避免會議過多或重復，全公司正常性的會議壹律納入例會制，原則上要按例行規定的時間、地點、內容、組織召開。例行會議安排如下：
4.2.1公司周會：每周六下午進行壹次，公司所有部門主管或近期業務當事人參加，主要內容是各部門報告本部門本周工作情況及下周工作計劃；對照上次會議安排，逐條逐項檢查落實完成情況；由總經理安排和部署下周公司整體工作；需要公司協調解決的問題等。
4.2.2前期工程或營銷策劃部門進度會議：每周及每月底召開，部門所有人員參加，主要內容總結公司本周/當月工程進度或銷售工作情況；對下壹工作時間段工程進度或銷售工作進行預測；研判行業發展趨勢及時處理工程管理或銷售策劃工作的對策。
4.2.3季度總結會議：每季末或下季初召開，公司所有人員參加，總經理對各部門工作進行總結講評並安排今後工作方向。
4.2.4臨時性會議：因工作需要或其他方面原因需開會進行說明的，不定期進行。
4.3會議主持
列行會議由辦公室負責人召集並主持召開，若主持人因故不能出席，指定代理者，由其代理召集並主持會議。其他會議成員可以用書面或口頭的形式，說明理由，申請並獲取會議召集和主持權。在這種情況下，召集和主持權獲得者，必須盡早召集會議。
4.4所有與會人員要按時到場，無故不得遲到、缺席、早退，並在會議簽到表上簽到。因故不能參加會議的，必須親自向會議主持人說明理由。
4.5所有會議都要指定專人負責做好會議記錄，會後應及時將會議記錄整理上報，並辦公室備案。
4.6各部門單獨會議由各部門自己負責組織召開，由部門助理負責做好會議記錄、存檔並呈報總經理審閱。
4.7會議決議事項，與會人員應在會後立即執行，不得拖延或敷衍了事。
4.8會議室使用規定：
4.8.1總則：為創造良好的辦公環境，同時給公司客戶壹個完美的公司印象，制定以下條款，以規範會議室使用，請大家自覺遵守，互相監督。
4.8.2會議室桌面必須保持整潔，不得堆放報刊、雜物等。
4.8.3離開會議室前要查看有無遺留物品，椅子必須歸位，隨手關閉用電設備。
4.8.4報刊取閱完畢要放回報架原位，並保持報架整齊，不雜亂。
4.8.5會議室透明文件櫃內文件、書籍及各種物品要排列整齊。
4.8.6會議室要求每天打掃，保持環境清潔。
4.8.7會議室鑰匙辦公室負責保管，禁止非會議時間在會議室休息、聊天、吃東西等。
五、辦公區域管理制度
5.1總則：為了樹立良好的公司形象，保持清潔、整齊的工作環境。提高工作效率，使大家能有壹個文明、和諧的辦公環境。特制定本辦法如下：
5.2工作要求：
5.2.1著裝整齊、儀表整潔。按公司規定簽到。公司員工應提前10分鐘上班完成清潔工作，如有保潔打掃環境衛生，則需個人維護自己辦公區域內的清潔及物品擺放，以保持良好的公司形象。
5.2.2上班時間要堅守崗位，不得擅自串崗、離崗，因工作需要離崗時，員工應與部門主管說明，部門主管應與分管副總經理助理或總經理說明並填寫《外出登記表 》。
5.2.3上班時間不得閱讀與業務無關的書籍、雜誌；不得利用辦公電話與人聊天、辦理與工作無關的事情。打電話時不要大聲喧嘩，保持安靜的工作環境。上班時間不得利用辦公電腦玩遊戲、上網聊天。壹經發現，每次罰款50元。
5.2.4辦公區域內禁止吸煙，保持辦公區內衛生清潔。上班時間吸煙要到指定吸煙區（客戶來訪可去接待室）。
5.2.5工作時間中午原則上不準喝酒，確因業務需要例外，但要適量不得影響工作。
5.2.6工作中要遵守勞動紀律，愛護公司財產，厲行節約，幹好本職工作。同時要相互配合、相互支持，提高辦事效率。
5.3工作禮儀
5.3.1工作中提倡講普通話，使用文明語言，不大聲喧嘩，坐姿端正，行走穩健，說話和諧，見面主動問好；
5.3.2接聽電話語氣謙和，電話接聽實行首問責任制，對於當時不能答復的電話主動約好回復時間；如本人不在崗位，臨近員工應主動代為接聽，並做好記錄及時通知本人。
5.4. 辦公環境
5.4.1辦公桌（臺）面上辦公用品擺放有序，辦公資料擺放整齊。辦公桌（臺）面清潔;
5.4.2辦公室或工作間內文件櫃、辦公桌（臺）等擺放整齊;
5.4.3文件櫃內資料除擺放整齊外、應按時間順序分類排好，便於快捷查詢;
5.4.4計算機定位擺放，機器表面潔凈;
5.4.5窗臺上除了必須用的辦公品和美化環境花草外。不準放其它物品;
5.4.6窗簾懸掛整齊，衛生清潔，墻壁上除掛地圖外不得懸掛與業務無關的其它物品;
5.4.7室內地面清潔、物品擺放整齊，無雜亂物品;
5.4.8各部門必須安照本部門衛生值班表負責打掃內部衛生，每周六下午下班前半小時為公司統壹打掃衛生時間;
5.4.9公司辦公室每周進行“5S”檢查不合格，壹經發現，每次扣當日值日生10元，部門內部不合格，每次扣負責人20元、當日值日生10元
5.4.10辦公室內除飲水機外不得使用其它與業務無關的電器設備。嚴禁在辦公場所存放易燃、易爆、有毒、有害物品，重要物品和資料要有專人保管，值班人員要認真履行職責，發現問題及時匯報。
5.5消防安全
5.5.1不得在走廊、樓梯口堆放雜物，保障道路暢通;
5.5.2復印機、傳真機、打印機、電風扇、空調機等電器設備附近不準堆放易燃物品，下班後能斷電的電器設備要及時斷電，不能斷電的電器設備，應采取嚴密的安全措施，堅決杜絕安全事故發生。
5.6下班
5.6.1收拾好辦公用品，關閉電源，關好門窗和防盜門。涉密資料和辦公紙張要及時銷毀。
六、文件打印、復印及傳真管理辦法
6.1總則:為使公司打印、復印及傳真工作規範化、制度化，並節約辦公紙張，特制定本規定。
6.2 打印機、復印傳真機由公司辦公室負責管理，各機器設備須定期檢查、及時維修，確保工作業務正常進行。
6.3公司提倡無紙化辦公，非需要均使用電子檔文件。
6.4除重要文件（管理制度、合同等）打印、復印使用白紙外，其他資料的打印、復印請使用單面紙以降低紙張消耗。
6.5各部門人員在進行打印或復印時，必須填寫《紙張使用登記表》，登記使用紙張的用途和數量。超過100張的復印必須經總經理簽批，嚴禁復印或打印與工作無關的材料。
6.6公司辦公室每月月底根據使用紙張的實際數量，同辦公用品的使用壹起提交報表。
6.7本管理辦法同辦公用品管理辦法壹起配合執行。
七、辦公用品管理規定
7.1總則：為規範辦公用品的管理，使之進壹步系統化、科學化，最大限度地降低辦公用品費用支出，確保辦公用品管理工作更加規範，制定本規定。
7.2 公司辦公室是辦公用品的業務管理的職能部門，負責對各部門上報的辦公用品進行費用預算、匯總，經總經理審批後，按月進行采購及發放。
7.3 辦公用品采購應嚴格按照各部門所提需求計劃進行。各部門每月提出的辦公用品購置需求應當同時符合以下兩個條件：1、確屬辦公所需物品，2、在辦公用品額度範圍內，否則，不予采購。各部門每月5號之前給辦公室提交辦公用品領用或采購計劃，辦公室統計後經總經理批準再進行統壹采購。
7.4 辦公室文員采購辦公用品後，應及時辦理入庫手續，同時登記帳目，在未辦理入庫手續前不準出庫。辦公用品出庫要憑《辦公用品領用登記表》經部門負責人簽字後有效，壹律不準白條領用。沒有正式領用手續，物品不準出庫。
7.5辦公用品保管員對庫存辦公用品要及時盤點，核對帳目，發現溢余、短少或殘損，必須查明原因，分清責任，並寫出書面報告。
八、印章使用管理規定
8.1總則：為加強印章的管理，根據《國務院關於行政機關和企業事業單位印章的規定》，結合公司實際情況，制定本規定。
8.2印章是企業對外行使權力的標誌。公司的正式印章由公司刻制並正式頒發、啟用，其它各種專用印章，由公司總經理簽批後，公司辦公室統壹制發，並實行管理和監督。
8.3 印章的使用和管理必須嚴格按照本規定，凡不符合本規定的，拒絕用印。
8.4 公司員工外出執行公務或因其它事項需出示加蓋“廣西南寧奧頓電子科技有限公司”印章的介紹信、證明信等憑證時，應持書面用印申請，報公司總經理批準後用印。
8.5 以公司名義上呈下達的文件、材料、報表等，必須經公司總經理簽發，審批後方可用印。需加蓋公司領導名章的文件、資料、報表等，必須經領導本人批準後用印。
8.6 印章管理人員必須對用印進行認真審核，明確用印的目的和內容，確認符合用印條件後方可用印。除留有存根的介紹信和發文登記外，其他用印必須進行登記。
8.7 用印內容有誤、文理不通、字跡不清、書寫潦草、有塗改、有錯別字而產生歧義的，不予用印。
8.8 財務部使用的法定代表人人名章，只限財務報表、支票和人事任免事項使用。
8.9 壹般情況下，不得在空白信、證上加蓋印章，確實需要時，必須持書面用印申請，經公司總經理批準後可用印。
8.10 加蓋印章壹般應“齊年蓋月”，印章的左邊緣與落款日期的年相齊，月、日蓋在印章的下面。
8.11 印章必須指定專人保管和使用，存放應牢固加鎖，確保安全。
九、文件管理
9.1總則：為做好公司辦公文件的管理工作，加強與各項目組文件的對接，使之規範化、合理化、制度化，特制定本規定。
9.2辦公文件：
9.2.1辦公文件是指按公司領導指示制發的正式（文字版、電子版）文件、各部門傳發的需公司領導確認的報告、決議、合同、工作計劃、總結，相關部門的重要傳真等。
9.3文件管理部門：
9.3.1 公司辦公室是公司總部辦公文件的管理部門，負責公司日常文件的收發、登記，並對文件進行處理、傳遞、留存、備檔。
9.3.2 辦公室負責對公司日常文件中所涉及的重要工作進行督辦。
9.3.3 公司各部門日常文件的對接由公司辦公室負責，對簽收和發送的辦公文件實行歸檔管理，經領導確認後轉各部門文件管理歸檔。
9.3.4各部門要指定專人負責文件的管理、收發、傳遞、上報、登記備檔，並參照本文規定管理好各本部門文件。
9.4文件收取：
9.4.1公司日常設有統壹對外的傳真電話，外部發來的傳真文件統壹由公司辦公室收取，並作登記；各部門上報文件經領導最終確認後，報公司辦公室登記備檔。
9.5文件的發送
各部門需發送的傳真件，需到公司辦公室做登記後方可發送。對具重大法律效應、涉及公司利益的決議、合同、通知等文書，需報總經理審批核準後，方可發送。文件發送采用文字版，若需發電子版必須經總經理審批後方可發電子版。
9.6文件的傳閱
公司辦公室對收取的文件進行審核，普通文件按文件範圍傳遞至各有關部門。對亟待解決問題，各部門反饋的涉及到公司利益的重要文件，記錄備案，並上報總經理，按領導批示意見反饋各部門，並將文件存檔。文件不得拖延積壓。
9.7 文件借閱
9.7.1 公司各部門如需查看或借閱文件，需到公司辦公室辦理借閱手續，並對借閱時間、借閱事由備註清楚。
9.7.2 公司各部門借閱或查看公司機密文件，需上報總經理，經領導批準後，公司辦公室方可辦理。
9.7.3公司各項文件壹律借閱文字版，如因情況特殊需借閱電子版，需以書面形式申請，經部門經理同意，上報總經理，經領導批準後，公司辦公室方可借閱。
9.7.4各部門及項目組借閱文件，應保證文件的完好性，未經分管領導同意，不得將文件私自拷貝及帶離辦公區域。
9.8 工作的督辦
9.8.1公司辦公室對文件所涉及的工作進行督辦。對於各部門提出的問題、需總部確認的事宜以及總經理交辦其它部門解決的工作，相關部分應根據事件的緊急程度給予回復，最遲不得超過48小時，超出48小時未作回復的，將視作延誤工作處理，並扣除部門負責人的績效分數。
9.8.2各部門傳真件的收發應在工作時間內完成，做到當日文件當日處理。工作時間外（下班時間和節假日），接收的傳真文件於次日進行登記處理。如果有特殊原因需在工作時間外發送傳真，應在當日下班前在公司辦公室登記備案。
9.9工作要求
9.9.1公司辦公室人員應做到當日文件當日處理，不得積壓和延誤。對與公司日常辦公文件嚴格履行簽收、傳發、歸檔管理工作，防止重要文件的丟失。
9.9.2對於公司日常辦公文件，要定期進行清理和銷毀，嚴禁將公司日常文件、資料賣給廢品收購站或小販。
9.9.3如發現丟失辦公文件，當事人和部門要迅速查明情況及時向上級領導匯報，各部要視情節輕重給予當事人相應的處分。
9.9.4各部門要嚴格執行《辦公文件管理辦法》各項規定，如出現文件管理問題，公司將視情節對當事人追究相應的責任。
十、文件保密
10.1總則：公司文檔的管理，是公司建立起來的機密性的技術及商業情報，它對公司的發展，對提高公司在同行業的競爭地位，增加收入和盈利具有重要的影響。
10.1.1制定本制度的目的是確定並保護公司的機密文件，包括公司所掌握的有關客戶或合作單位方面的機密情報；已確認的策劃文稿，也作為公司壹項重要資產的地位，公司員工對所接觸的公司保密文件承擔保密責任。
10.1.2本制度適用於公司所有員工。
10.2保密範圍和密級確定
10.2.1公司保密文件的秘級分為“機密”、“秘密”二級。
10.2.2 機密是重要的公司文件，泄露會使公司的權益和利益遭受嚴重損害。主要包括：
10.2.2.1公司重大決策中的保密事項。
10.2.2.2公司尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策。
10.2.2.3公司內部掌握的合同、協議、意見書及主要會議紀要等。
10.2.2.4公司編寫、策劃的各項目可行性方案及報告等。
10.2.2.5公司財務預算報告及各類財務報表、統計報表。
10.2.2.6公司往來客戶名單、營銷方案、貨源情報、價格等商貿信息。
10.2.2.7與新產品開發相關的各類技術信息。
10.2.2.8新產品設計方案、圖紙、產品標準等技術信息。
10.2.2.9公司確定的其它保密事項。
10.2.3秘密是指壹般的公司保密文件，泄露會使公司權益和利益遭受損害。主要包括：
10.2.3.1公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。
10.2.3.2公司員工檔案、工資待遇標準及個人資料。
10.2.3.3其他經公司確定應當保密的文件。
10.3保密措施
10.3.1公司辦公室是公司保密文件的職能管理部門。各項目組由分管領導指派專人負責保密工作。
10.3.2 安全存放
10.3.2.1保密文件應保存於公司統壹的文件櫃內。
10.3.2.2個人崗位上保管的保密資料，在不使用時，應將資料存放在抽屜內或有鎖的文件櫃內。
10.3.2.3計算機內的機密文件文檔，應設置密碼加以保護；特別機密文件應統壹放置與公司移動硬盤內保存，並刻盤存放。
10.3.3授權使用
10.3.3.1在對外聯系與客戶合作中，需要公司提供文件資料，應當事先經總經理批準後，由公司辦公室登記備案後，方可借取。
10.3.3.2若需借閱、復制、摘抄、拷貝、傳遞保密文件，或已確定的公司可行性報告，必須由使用者提出申請，並經資料來源處及分管領導、總經理批準後，方可辦理相關登記手續。
10.3.3.3公司壹切文檔式文件，只能以文字版文件查看，不能以電子版形式借閱或復制。
10.3.4 員工行為要求
10.3.4.1不準在公***場所談論、私人交往和通信中泄露公司各項文件，更不得以任何方式泄露公司保密文件。
10.3.4.2不得向其他員工窺探、或過問非本人工作職責內的公司資料信息。
10.3.4.3未經領導批準，不得擅自將公司文件帶離辦公場所。
10.3.4.4不得在公開講演或公開發表的文章中引用公司的文件內容。
10.3.4.5員工調職、離職時，必須將自己經管的各項文件資料交至分管領導，或統壹交至公司辦公室。
10.4事故處理
10.4.1 公司員工發現公司文件已經泄露或者可能泄露時，應立即采取補救措施，並及時向公司辦公室匯報；公司辦公室收到報告後，應立即做出處理，並及時向上級領導匯報。
10.4.2 對及時發現並采取措施制止公司文件泄露者，公司將給予壹定的經濟獎勵。
10.4.3 泄漏公司保密文件者，如尚未造成嚴重後果或經濟損失，公司將給予警告處分，並扣發工資200～500元不等。
10.4.4 泄漏公司保密文件者，如給公司造成重大經濟損失，公司將給予降級或開除，並追究相關經濟賠償，或移交司法機關追究其刑事責任。
十壹、辦公電話及計算機使用規定
11.1辦公電話使用規定
11.1.1總則:為了提高公司辦事效率，節約辦公經費，保證通訊聯絡，結合公司實際，特制定本規定。
11.1.2公司電話主要用於業務開展與外部交流，禁止在電話中閑聊，嚴禁撥打私人電話、聲訊和信息電話。
11.1.3撥打長途電話應盡量長話短說，簡明扼要，不得煲電話粥。
11.1.4電話響鈴不得超過三聲，公司人員接聽外線電話的標準用語為：“您好！奧頓科技公司！”轉接用語為：“請稍等！”接打電話用語要求規範、簡潔、禮貌。
11.1.5電話出現故障應馬上通知公司辦公室，由公司辦公室安排專業人員進行維修，部門非專業人員維修導致機器報廢或主要部件人為損壞的，由當事人承擔責任。
11.1.6享有電話補助的人員要求手機壹天24小時處於開機狀態，以備業務聯系。
11.2計算機使用規定
11.2.1總則：為加強公司員工使用計算機的安全性和管理的統壹性，嚴格公司固定資產的管理，特制定本規定。
11.2.2公司所有計算機由公司辦公室統壹采購、維護、分配、調配、監控。
11.2.3各部門如因工作需要購置計算機配件，需以書面的形式遞交申請報公司辦公室，經公司領導申批批準後，統壹購買。
11.2.4公司員工應該愛護公司財物，未經允許禁止如下行為：
11.2.4.1私自打開公司計算機機殼，或進行部件更改、調換、增減、CPU超頻等。
11.2.4.2私自拆卸計算機部件用作私人使用。
11.2.4.3未經允許私自安裝任何與工作無關的軟件。
11.2.4.4未經允許私自格式化硬盤、重裝系統。
11.2.4.5私自攜帶公司計算機及配件在公司以外使用。
如違反以上行為，對日常正常工作造成損害，並給公司造成經濟損失者，公司將給予相應的經濟處罰。
11.2.5出現下列情況，員工應及時通知公司辦公室。
11.2.5.1計算機丟失
11.2.5.2計算機及配件損壞
11.2.5.3計算機發生故障
11.2.5.4計算機感染病毒或病毒發作
11.2.6嚴禁利用公司計算機及網絡傳播、收看、操作國家法律明令禁止的視頻、網站、病毒程序等，禁止上網聊天、玩遊戲、看電影等與工作無關的活動。行政部將不定期組織檢查，如有發現，每人每次罰款50元，公司周會通報批評。給公司造成重大經濟或名譽損失者，公司將給予降級或開除，並追究相關經濟賠償或移交司法機關追究其刑事責任。
十二、業務招待費管理規定
12.1總則：為壓縮公司非生產性費用開支，進壹步完善公司招待費審批和報銷程序，合理限制各種名目的招待開支，特制定本規定。
12.2本規定所稱業務招待費，是指公司在經營管理等活動中用於接待應酬的各種費用。包括餐飲、娛樂、禮品等。
12.3各部門使用業務招待費應當加強管理，勤儉節約，反對鋪張浪費，嚴格遵守財務制度和財經紀律。
12.4業務招待申請程序：
上級單位、地方關系單位、公司大客戶等外部來人辦事，確需招待的，由接待部門填寫《招待費申請單》，註明主辦單位、招待時間、來訪單位及被招待人數、陪客人姓名和人數、接待餐數、招待標準、就餐地點等，報總經理批準。按照批準的《招待費申請單》，公司辦公室優先在協議酒店安排招待。各部門以公司名義進行招待，必須遵守以上程序，不得先斬後奏，特殊情況必須事先向總經理報告。
出差在外，因工作需要確需招待的，必須事先請示總經理同意，待辦理完畢回公司後，由總經理在報銷單據上簽字按流程報銷。
《招待費申請單》壹式兩份，申請人員壹份，公司辦公室文員留壹份，招待費發生後，申請招待人員在《招待費申請單》實際發生金額欄註明實際發生金額。報銷時將《招待費申請單》與票據壹起到財務審核。
12.5 招待和陪客標準
12.5.1招待標準：公司級招待每人每餐原則上不得超過60元，部門級招待每人每餐原則上不得超過50元，其他招待原則上每餐不得超過30元。具體標準由簽批人在《招待費申請單》上註明。
12.5.2陪客標準：原則上陪客人數不得超過來客人數。
12.5.3招待範圍：除上級單位、地方關系單位、公司大客戶或市場營銷類部門招待客戶外，其他行業或單位原則上不予招待，確需招待須由總經理批準，公司內部招待原則上只安排工作餐。如果招待費用超過規定的標準，超出的費用由經辦人自理。
12.5.4禁止行為：
（1）禁止未經授權人員掛帳，禁止在協議之外酒店掛帳。
（2）除當場消費，禁止從酒店買煙買酒或其他物品。
12.6招待費報銷程序
12.6.1在公司協議酒店招待，可集中報銷（壹般每月報銷壹次）也可每次壹報，但在公司非協議酒店招待，必須每次壹報。
12.6.2出差在外地辦理公事的招待費開支，費用報銷時，由經辦人員粘貼發票，填寫報銷單，經事先批準的部門經理簽字，財務審核簽字，報公司領導審批後再到財務部核銷。