關鍵詞:功能、特點、要求、問題和建議
第壹，信息的作用。
作為整個建築歷史的反映，數據有很多功能。主要有以下幾點。
1，工程質量和工作質量的重要表現。工程建設的過程就是質量形成的過程，工程質量在形成過程中要有相應的技術資料來見證。
2、工程施工過程的真實記錄。材料、技術、方法、工期、成本控制、管理方法等。在工程建設過程中采用，而不同時期的材料成為這些內容的載體，記錄著整個建築形成過程的每壹個細節。
3.未來工程維護、擴建、改造和更新的重要基礎數據。經過壹段時間的驗收和交付，可能會因為各種原因出現質量缺陷。為了保證工程質量，延長工程使用壽命，必須進行維修加固。因此，有必要查閱該項目的技術資料文件，以便采取適當有效的措施。
4.合理使用是確保結構安全的重要基礎。為了合理地發揮建築物的功能，確保結構安全，如果建築物存在安全隱患，就必須對其進行維修和加固。該技術資料可作為采取相應加固措施的原始、真實、有效的重要依據。
5.評定工程質量等級和竣工驗收的技術文件。原始施工技術資料反映了整個工程施工過程的質量控制，可作為工程質量等級評定的依據。
6、工程決算、結帳的重要依據之壹。建築材料反映了不同時期、不同施工工藝和不同經濟控制下投入和產出的情況，從而產生不同的經濟成本。這可以作為工程決算和結算的依據。
7、是申報科技示範工程、優質工程不可缺少的依據。質量最直觀的展示，除了以建築實體、建築材料為載體的文字，要真實、有效、及時、全面地記錄各種質量控制。
第二，數據的分類。
壹個建築項目，從立項、竣工、使用到消失，記錄著它的壹點壹滴。這些數據直接反映了整個建築的壽命。按此分類，可將資料分為前期資料，即立項、規劃、征地、設計等階段；然後是施工過程數據，即實施期數據，包括建設方、施工方、監理方等單位在整個施工過程中反映的數據。該階段主要由施工方完成，其他方配合。再次，竣工資料，也就是整個建設工程竣工後的驗收資料，主要是由質量安全監督機構來做，和各方壹起對整個工程的質量安全做壹個綜合的評價，為以後的移交和維護做準備。第三，運行數據，即建築物使用期間的維護數據。
整個建設項目主要由幾個參與單位完成，即業主、監理、承包商、設計和勘察等。，主要是協調和監督。這樣，從單位來說，數據可以分為用人單位的數據、監理單位的數據和施工單位的數據。
從施工過程來看，建築材料可分為技術材料和安全材料兩大類。技術資料分為土建、安裝和節能資料。土建材料包括地基與基礎、主體、裝修和屋面材料。安裝數據包括建築電氣、給排水、通風空調、電梯和建築智能化數據。節能資料包括節能檢驗批、節能資料、節能檢測和各分部節能驗收資料。安全資料包括各種驗收記錄、安全管理制度和三級教育。
第四，數據的特點。
在整理歸檔的過程中，資料既相互獨立又相互聯系，其特點如下。
1，獨立。每個單位都有自己的檔案，並獨立地將文件分組。
2.相關性。每個單元的信息反映了同壹個建築形式從產生到實現的過程，主題相同。
3.階段。每個階段的信息反映了不同階段的建築形態。
4.正直。每壹份文件，從發生的日期到歸檔的時間，準確地反映了壹個建築形式的整個過程。
5.真實性。數據必須反映整個施工過程的實際情況，不能有假。
6.時效性。數據反映了整個時期的建築形態，具有壹定的時間效應。
7.合法性。數據必須符合相關法律法規和行業規範的要求。
8.通信。數據只是反映了某個建築形態的具體情況。
五、資料整理的要求。
1，信息要真實可信。真實性是數據的生命。資料是工程質量評定、驗收和歸檔的依據之壹，也是工程建設和管理的依據，特別是施工單位的維護、管理、使用、改擴建。虛假信息不僅給施工單位的質量評價帶來錯誤的結論，也給改擴建工程帶來麻煩，甚至導致驗收想象的嚴重後果。
2、數據要規範。要認真全面地整理、填寫信息，及時歸檔，使信息標準化、規範化。
3.信息應滿足信息化的要求。它是在城市基本建設和基礎設施管理過程中形成的，是建設單位施工過程的真實記錄和實際反映，是工程建設、維護、管理和規劃的可靠依據，是工程建設不可缺少的信息幫手，是具有實用社會經濟價值的信息源。
4、文件材料應齊全，符合文件的質量要求。
(1)、有關工程建設的重要活動的資料，記錄工程建設的主要過程和現狀，具有保存價值的各種載體文件，應收集完整，整理歸檔。
(2)工程文件的內容和深度必須符合國家有關工程勘察、設計施工、監理等方面的技術規範、標準和規程。
(3)、工程文件的內容必須真實、準確、完整、齊全，與工程實際相符，做到圖、物相符。
(4)、工程文件應字跡清楚，圖案清晰，圖表工整，簽字蓋章手續齊全。
6.數據管理中的問題。
1.數據填寫流程不規範。(1)檢驗數量不允許。如果檢驗批項目不明確，檢驗點數應該是錯誤的。(2)檢驗數量不足。混凝土試塊、砂漿試塊強度系列不夠，未按規範要求取樣。(3)填寫的數量不夠。填寫記錄未按規範要求分批、分項目填寫，數量不夠，影響實際評價結果。
2.數據填寫規範不明確。填寫資料時，原始記錄的依據不明確，填寫的內容不足以反映實際施工過程，不能作為施工質量評定的依據。
3、數據不及時。及時記錄，施工過程的每壹個環節都真實、有效、直觀的呈現在人們面前。對施工過程中發生的延誤和事件進行整理，可能未能反映真實的施工情況，失去了數據的實際意義。
4.數據排列不規範。根據相關規範要求，各時期不同單位按不同要求整理歸檔。不規範的數據無法使整個建築過程成為壹個有機的整體，失去連貫性，缺乏數據的完整性。
七。關於數據整理的建議。
1，必須及時記錄和收集數據。各種數據與施工節奏同步，會事半功倍否則到了竣工驗收時，會缺少各種原始資料，影響竣工驗收和投入使用，甚至影響以後的維護和保養，危害很大。
2.保證信息的真實性。以實際發生的事情為基礎的數據整理，最真實可靠的依據是無法* *或補充的。不管實際發生的情況如下，為驗收而做的數據都容易造成混亂和誤判。數據的整理必須真實、客觀、準確。
3.準確是好數據的核心。根據規範要求，細分項目內容，針對不同內容填寫不同規範的數據表格。
4.信息必須完整。片面的信息會導致構建過程斷章取義，整體缺失。只有完整地反映壹個項目的實際施工情況，以實際施工過程中發生的事項作為填寫的依據，才能反映建築誕生的全過程。
5.完善記錄，總結。這些信息反映了項目的質量。在工程項目施工過程中，為了證明某些工程部位的質量狀況和各項質量保證措施的有效運行，需要有完善的質量記錄，做好資料的整理和保管工作，使各單位通過資料對工程質量有壹個全面的了解。資料的整理要系統，裝訂要整齊，加強保管，方便查閱。
參考
[1]《建築工程文件歸檔整理規範》(GB/T50328-2001)、《建築工程施工質量驗收統壹標準》(GB50300-2001)。
[2]《淺談建築工程資料整理中存在的問題》，胡睿，《中國科技博覽會》2010No .14.
[3]《淺談如何收集整理建築材料》，黃沙，《廣西城市建設》，2009年第9期。
[4]論土木工程技術資料的收集與整理，韓，安徽建築，第2期，2001。
[5]建設工程資料收集整理中存在的主要問題及對策，陸，，陸，中國科技信息，2008年第2期。