壹、對管理幹部的素質要求
日本人對管理幹部的素質要求，重在實際工作能力。下面從車間主任這壹職位為例，講述日本人對這壹職務是如何要求的。
車間主任必須熟悉本車間所用設備、儀器儀表的性能和操作方法，對為保證產品質量所需的輔助設備應了如指掌（必要時能自己設計或動手制作），對生產過程中出現的不良現象須能非常及時而準確無誤地確認其原因，並采取與之相應的對策（解決、實施方案），應立即加以解決。
二、全員質量理念的訓導
質量，並不僅僅是針對生產工人而言的，生產工人、勤雜工、文秘財務、管理幹部都有各自崗位的工作質量指標。為了增進和強化全體員工的質量意識和理念，日本企業除了經常性定期組織全體員工集中學習有關質量的基本知識部分之外，對新產品的投產都要先進行針對該產品的認知訓導——這產品是何物，起何作用，怎樣生產制造，應使用何種設備和儀器、工具，如何正確操作它，在生產中可能出現的不良現象有哪些，對策是什麽，等等。在認知訓導中，當全體人員都明白了之後，再由產品設計工程師，生產工程師親自動手做給工人看，必要時還手把手地教他們做，直到會做為止。
三、質量保障體系和措施
日本企業的質量保障機構叫做“品管部”。他們直接對工廠最高領導負責。品管部下設QA、QC、IQC三個部分（或小組）。QA（Quality Assurance 品質保證）是質量保證的壹種管理手段，其職能是對規範的適應性要素進行連續評價，並對生產制造、安裝調試、檢測檢驗等工作進行驗證和審核，擬定並發布各種產品在生產制造過程中的質量標準和檢測檢驗手段及方法，通報產品質量狀況，並對QA檢測到的質量因素進行質量技術分析，對生產現場不良品的突發事件會同技術設計部門和生產管理部門進行質量檢討和確認，找出其原因及對策並迅速加以實施。QC（Quality Comtrd 質量檢驗）即事後檢驗部門，將工作結果上報QA部。IQC（Imyplortss Quality Control進料，質量控制）是對工廠內的所有外購原輔材料、外購件及外協件進行質量檢驗和控制的手段和部門。它滲透到生產中的各個環節。在實施中，不論是首次進料還是信譽很高的老客戶供應或加工的，每次都必須經過嚴格檢驗，如合格，即加蓋Pass章後方可入庫；如不合格，則毫不含糊地予以退貨。經過層層的“IQC”，產品優質率自然提高。
四、5S管理（文明生產）
日本企業特別重視文明生產，他們把文明生產的5個管理手段簡稱為“5S”管理，就是“整理”、“整頓”、“清掃”、“清潔”、“身美”。
1. 整理。整理就是把要與不要的東西徹底分開，要的東西擺在指定位置掛牌明示，實行目標管理；不要的東西則堅決予處理掉。這些被處理掉的東西包括原輔材料、半成品和成品、設備儀器、工模夾具、管理文件、表冊單據等。
2. 整頓。當那些不要的東西被處理掉以後，要的東西按目標管理定位放置，壹切亂堆亂放或暫時不用需放置且又無特別說明的東西，均應受到現場管理幹部（小組長、車間主任、生產部次長、科長等）的責任追究。這種整頓對每個部門都同樣重要。
3. 清掃。就是將工作場所、環境、儀器設備、材料、工夾量具等上的灰塵、汙垢、碎屑、泥砂等臟東西清掃抹拭幹凈。
4. 清潔。清潔就是在“整理”、“整頓”、“清掃”之後的最壹般的日常維持活動。如地面無落物（零部件）、無油漬、無垃圾紙屑、東西無亂擺放、操作者不留指甲（特殊工序）、女工的長發卷入工作帽內、只穿工作拖鞋（特殊場合）等。這壹管理手段的實施是每位員工隨時檢討和確認自己的工作區域內有無上述不良現象，如有，則立即改正（並不是下班後才改正！）。在每天下班前3分鐘（視情況而定，也有用5分鐘的）時間實行全員參加的清潔作業，使整個環境隨時都維持良好狀態。
5. 身美。身美就是培養全體員工良好的禮貌禮節、工作習慣、組織紀律、敬業精神。
每天壹次3至5分鐘的“5S”，每周末壹次15分鐘“5S”，每月壹次半小時“5S”，每年底壹次兩小時“5S”，這樣從不間斷地堅持下去，文明生產即可上壹個嶄新的臺階，產品的質量即可提高到更新更高的水平。 5s編者按：從字面上說，5S是指5個以日語單詞的羅馬註音“S”為開頭的詞匯，分別是：清理、整頓、清掃、整潔、素養。這5個詞，以及所表達的意思聽上去非常簡單，但卻會對公司的文化產生深遠的影響…… K公司是壹家印刷企業，主要做包裝用瓦楞紙箱、絲網印刷和傳統的膠印業務。2年前，公司上馬了壹套“印刷管理信息系統”，在競爭非常激烈的印刷市場上，確實發揮了很大的作用。此時的公司總經理侯先生，開始把目光瞄準了全數字印刷領域。
接受5S挑戰
K公司與香港某公司洽談中的合資項目，是在K公司引進新的數字印刷設備和工藝，同時改造公司的印刷信息系統。
然而，與港商的合資談判進行得並不順利。對方對K公司的工廠管理，提出了很多在侯總看來太過“挑剔”的意見：比如倉庫和車間裏的紙張、油墨、工具的擺放不夠整齊；地面不夠清潔、印刷機上油汙多得“無法忍受”；工人的工作服也“令人不滿”……
後來，在合資條款裏，投資者執意將“引入現代生產企業現場管理的5S方法”，作為壹個必要的條件，寫進了合同文本。
剛開始的時候，侯總和公司管理層覺得港方有點“小題大做”。“不就是做做衛生，把環境搞得優美壹些”，侯總覺得這些事情太“小兒科”，與現代管理、信息化管理簡直不沾邊。
不過，為了合資能順利進行，侯總還是滿口答應下來。
幾個月的時間過去了，侯總回想起來這些‘雞毛蒜皮的小事’，“有壹種脫胎換骨的感覺”。
“雞毛蒜皮”的震撼
推廣20世紀50年代就風靡日本制造企業的“5S管理方法”，需要做大量的準備和培訓工作。
從字面上說，5S是指5個以日語單詞的羅馬註音“S”為開頭的詞匯，分別是：清理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、整潔（Seiketsu）、素養（Shitsuke）。
這5個詞，以及所表達的意思聽上去非常簡單。剛開始的時候，大家很不以為然。
幾天後，港方派來指導5S實施的Mak先生，通過實地調查，用大量現場照片和調查材料，讓K公司的領導和員工，受到了壹次強烈的震撼。
Mak發現，印制車間的地面上，總是堆放著不同類型的紙張，裏面有現在用的，也有“不知道誰搬過來的”；廢棄的油墨和拆下來的輥筒、絲網，躺在車間的壹個角落裏，沾滿了油膩；工人使用的工具都沒有醒目的標記，要找壹件合適的工具得費很大的周折。
倉庫裏的情況也好不到哪裏。
堆放紙張、油墨和配件的貨架與成品的貨架之間只有壹個窄窄的、沒有隔離的通道，貨號和貨品不相符合的情況司空見慣。有時候，車間返回來的剩余紙張與成令的新紙張混在壹起，誰也說不清到底領用了多少。
Mak先生還檢查了侯總引以為榮的MIS系統，查看了擺放在計劃科、銷售科、采購科的幾臺電腦，發現硬盤上的文件同樣混亂不堪。到處是隨意建立的子目錄，隨意建立的文件。有些子目錄和文件，除非打開看，否則不知道裏面到底是什麽。而且，Mak先生發現，文件的版本種類繁多，過時的文件、臨時文件、錯誤的文件或者壹個文件多個副本的現象，數不勝數。
在K公司裏，長久以來大家對這樣壹些現象習以為常：想要的東西，總是找不著；不要的東西又沒有及時丟掉，好像隨時都在“礙手礙腳”；車間裏、辦公桌上、文件櫃裏和計算機裏，到處都是這樣壹些“不知道”—不知道這個是誰的；不知道是什麽時候放在這裏的；不知道還有沒有用；不知道該不該清除掉；不知道這到底有多少……
“在這種情況下”，Mak先生直率地問侯總，“妳如何確保產品的質量？如何確信電腦裏的數據是真實的？如何鼓舞士氣？增強員工的榮譽感和使命感？”最後壹個問題，Mak指的是墻上貼的壹個落著灰塵的標語，“視用戶為上帝，視質量為生命”。
清理、整頓、清掃
Mak把推進5S的工作分為兩大步驟，首先是推進前三個“S”，即清理、整頓、清潔。
清理，就是要明確每個人、每個生產現場（如工位、機器、場所、墻面、儲物架等）、每張辦公桌、每臺電腦，哪些東西是有用的，哪些是沒用的、很少用的，或已經損壞的。
清理就是把混在好材料、好工具、好配件、好文件中間的殘次品、非必需品挑選出來，該處理的就地處理，該舍棄的毫不可惜。“特別是電子‘垃圾’”，Mak告戒管理人員，“可以讓妳的工作效率大打折扣；不斷冒出來的文件查找、確認、比較工作，會浪費大量的工作時間。”
整頓，就是要對每個清理出來的“有用”的物品、工具、材料、電子文件，有序地進行標識和區分，按照工作空間的合理布局，以及工作的實際需要，擺放在“伸手可及”、“醒目”的地方，以保證“隨用隨取”。
聽上去“整頓”很簡單，從Mak的經驗來看，其實是很仔細的工作。比如電腦文件目錄，就是最好的例子。
“壹般來說，時間、版本、工作性質、文件所有者，都可以成為文件分類的關鍵因素”，Mak結合自己的體會，向大家詳細介紹了“什麽是電子化的辦公”。對壹個逐步使用電腦、網絡進行生產過程管理和日常事務處理的公司而言，如何處理好紙質文件和電子文件的關系，是養成良好的“電子化辦公”習慣的重要內容。
“電子化的過程中，如果把手工作業環境裏的‘臟、亂、差’的惡習帶進來，危害是巨大的”，Mak說。
清掃，簡單說就是做徹底的大掃除。發現問題，就及時糾正。但是，“清掃”與過去大家習慣說的“大掃除”還有壹些不同。“大掃除”只是就事論事地解決“環境衛生”的問題，而“清掃”的落腳點在於“發現垃圾的源頭”。用Mak的話說，就是“在進行清潔工作的同時進行檢查、檢點、檢視”。
爽朗心情
隨著3S（清理、整頓、清潔）的逐步深入，車間和辦公室的窗戶擦幹凈了，衛生死角也清理出來的，庫房、文件櫃、電腦硬盤上的文件目錄、各種表單臺賬等“重點整治對象”，也有了全新的面貌。但是，包括侯總在內的所有人，都沒有覺得Mak先生引進的“靈丹妙藥”有什麽特別之處。
不過，侯總承認，大家的精神面貌還是有了壹些微妙的變化：人們的心情似乎比過去好多了，壹些“不拘小節”的人的散漫習慣，多少也有了收斂；報送上來的統計數據，不再是過去那種“經不住問”的“糊塗賬”，工作臺面和辦公環境，的確清爽多了。
這當然不是5S管理的全部。Mak先生結合前壹階段整治的成果，向侯總進言：“5S管理的要點，或者說難點，並非僅僅是糾正某處錯誤，或者打掃某處垃圾；5S管理的核心是要通過持續有效的改善活動，塑造壹絲不茍的敬業精神，培養勤奮、節儉、務實、守紀的職業素養。”
按Mak的建議，公司開始了推進5S管理的第二步：推行後兩個“S”，壹個是整潔（Seiketsu），另壹個是素養（Shitsuke）。
整潔的基本含義是“如何保持清潔狀態”，也就是如何堅持下去，使清潔、有序的工作現場成為日常行為規範的標準；素養的基本含義是“陶冶情操，提高修養”，也就是說，自覺自願地在日常工作中貫徹這些非常基本的準則和規範，約束自己的行為，並形成壹種風尚。
Mak進壹步說明道，後兩個“S”其實是公司文化的集中體現。很難想象，客戶會對壹個到處是垃圾、灰塵的公司產生信任感；也很難想象，員工會在壹個紀律松弛、環境不佳、浪費隨處可見的工作環境中，產生巨大的責任心，並確保生產質量和勞動效率；此外，更不用說在壹個“臟、亂、差”的企業中，信息系統竟然會發揮巨大的作用。