1、首先打開開票軟件；
2、點擊右上角的紅字發票管理；
3、出現如下對話框點擊紅字發票填開；
4、填開紅字發票可以是購買方，也可以是銷售方，如果是購買方已經認證抵扣了的話，就必須購買方申請，否則銷售方也是可以申請的，申請的時候需要填上發票代碼和發票號碼，確認信息後，顯示可以開具負數發票，然後上傳即可；
5、上傳好紅字發票之後，下壹步就是下載紅字發票，同樣還是點擊右上角紅字發票管理，在出現的對話框最下面有壹個”增值稅專票紅字信息表審核下載“ 點擊即可下載信息表；
6、接著就是開具紅字發票，點擊左上角”發票管理“、”發票填開“這時候可以進入開票界面 點擊左上角”負數“然後選擇”導入開具“ 也就是導入剛剛審核好的信息表 。
法律依據
《增值稅專用發票使用規定》
第十九條 銷售方憑購買方提供的《通知單》開具紅字專用發票，在防偽稅控系統中以銷項負數開具。紅字專用發票應與《通知單》壹壹對應。第二十條 同時具有下列情形的，為本規定所稱作廢條件：
（壹）收到退回的發票聯、抵扣聯時間未超過銷售方開票當月；
（二）銷售方未抄稅並且未記賬；
（三）購買方未認證或者認證結果為“納稅人識別號認證不符”、“專用發票代碼、號碼認證不符”。本規定所稱抄稅，是報稅前用IC卡或者IC卡和軟盤抄取開票數據電文。第二十壹條 壹般納稅人開具專用發票應在增值稅納稅申報期內向主管稅務機關報稅，在申報所屬月份內可分次向主管稅務機關報稅。本規定所稱報稅，是納稅人持IC卡或者IC卡和軟盤向稅務機關報送開票數據電文。