壹、接待準備階段工作流程
接收接收信息:
1.確保相關負責人了解客人的來訪。
2.及時落實來訪對接聯系人及聯系方式。
3.確定探視時間。
4.要了解拜訪的目的(如:考察交流)，可以詢問對方聯系人是否有會議資料需要提前復印。
註:a .準備會議議程時，需要避免機密內容。
b註意措辭:壹般上級單位是“指導”，同級單位是“交流”。
5.了解來訪者的信息(包括單位/部門、職位、人數等。).確定來訪人員的崗位，邀請公司相應崗位的領導參與接待。(只多壹點)
6.確認是否安排住宿，接送機/站及用餐，至少提前壹天。
二、確定接待責任部門，明確責任:
負責人需要壹直負責接待任務。壹般情況下，在來訪客人離開之前，不應隨意更換接待人員。確定訪客需求後，向領導(負責接待的人)請示，詢問領導是否安排會議室、公司參觀及講解、歡迎屏、拍照口、禮品、餐敘。
三、確定接待計劃，根據不同層次的來訪者，安排不同標準的接待安排。原則上所有接待事項都要提前壹天落實。
1.住宿、餐飲、接待陪同人員、接待車輛、場地布置、禮品門等。都可以根據具體情況確定。
2.詢問領導是否安排歡迎屏、座位卡、公司宣傳冊、會議簽到卡、海報展架等宣傳資料。
3.如果我們有會議資料要提前收集，並在會前提前調試好媒體設備！
第四，制定接待WBS和日程安排，並發給各責任人。
1.制定WBS，簡述整個接待流程，將相關負責人的工作職責分配到個人，提交給最高層負責接待的參會人員審批。批準後，WBS和日程將發送給相關接待人員和相關部門負責人，以及參加會議的宣傳人員和其他工作人員。
2.涉及到黨政機關的接待，WBS中不允許使用“宴請”、“聚餐”等字眼，但可以使用“餐敘”、“工作餐”等字眼，可以改為單獨短信通知就餐地點，並通過短信將就餐信息發送給相關領導。
3.三分鐘後。WBS，負責接待和陪同訪客的人員，如攝影師和陪同用餐者，應明確規定。其中攝影師需要全程參與，自己刷新，確定合影的地點和時間。(合影需要提前確認站位，根據人數提前擺放好看臺或椅子。)
4.提醒陪同人員註意著裝，佩戴工作牌。
接待階段的工作流程:
五、會客大廳:
1.提前預留車位，或者控制電梯等。在來訪客人到達10分鐘之前，接待員準備在大廳迎接他們。
2.陪同高級領導會見客人前，接待人員應提前告知高級領導來訪者的級別及相關工作性質。
3.客人到了，接待員積極引導我們的高層領導迎接重要客人。
六、討論交流:
1.如安排公司參觀，應先進行講解參觀。
2.在重要黨政機關出訪、重要客人來訪期間，可邀請對方聯系人(如辦公室主任、秘書長)到會議室再次確認會場和餐廳的安排(特別註意座位的就座時間)，涉及臨時增加人員，利用這段時間增加座位。
3.根據拜訪時間進行預判，提前5分鐘確認茶水是否準備好。不建議提前太久倒水(茶涼了)或客人落座後倒水(註意不要把開水濺到客人身上)。
4.根據會議接待性質安排會議服務人員，會議秘書需要做會議紀要、錄音等事項。涉及機密內容，會議服務人員內部安排。
5.10會議結束前，安排引導人員到位。如果需要合影，根據需要提前安排好支架或椅子。接收端階段的工作流程
七。會後工作:
1.及時整理相關資料，包括會議紀要，接待總結，拍照，宣傳資料，送相關領導。
2.做好會議督導，跟蹤落實。
3.對接宣傳員要會後匯報。
4.如果有回復和費用結算，需要盡快完成。