靈活集成其他業務系統，自動采集分散在前端信息系統中的會計數據，經過質檢、編目等操作，實現所有會計數據的最終歸檔，無需打印，為組織降本增效。
01.電子會計數據的形成
通過集成能力+流程引擎+低代碼平臺，系統可以統壹管理各種業務中產生的會計數據。
報銷場景下，從報銷系統、銀企直聯系統、財務會計系統等多個業務系統中提取會計憑證、與憑證相關的報銷單據、原始電子票據、銀行回單等會計數據的電子文件、元數據和結構化數據，統壹打包歸檔，然後在電子會計文件系統中按照關聯關系自動關聯。
在采購業務中，泛微智能從采購管理系統、財務應付系統、資金系統、會計系統等多個系統中提取會計憑證、相關采購合同和采購訂單、采購發票、銀行回單等會計資料的電子文件、元數據和結構化數據，進行統壹打包歸檔。
在銷售業務中，相關的銷售訂單、銷售出庫單、銷售發票、與財務會計相關的會計憑證、銀行回單、總賬、明細賬等。都可以歸檔到電子會計檔案系統中。
02.電子會計數據收集
1，采集自動化
參照《會計檔案管理辦法》第六條，界定企業會計資料的歸檔範圍，確認各類會計資料的來源系統，劃定會計檔案系統收集的會計資料來源。
文件系統基於會計檔案的歸檔範圍、保管期限和相關元數據策略，通過OA、會計系統、銀企互聯系統、供應鏈管理系統等前端業務系統的無縫集成，實現業務端產生的所有業務檔案數據的自動采集和全歸檔。
歸檔系統根據會計資料之間的關系，自動組裝、立卷、裝盒、上架，實現會計檔案的歸還。
2.多維歸檔轉換模式
為不同類型和形式的會計數據提供區別對待的原則。
企業內部業務系統生成的“原始電子”會計憑證、會計賬簿、會計報告和各種業務單據，通過“生成盤文件”歸檔。
從企業外部接收的電子會計資料，如增值稅電子發票、電子銀行回單等，采用“交付原始憑證”方式歸檔。
企業從外部收到的“原紙質”原始憑證，如紙質增值稅發票、紙質提貨單等。，在前端業務處理流程中“拍照或掃描電子紙質原始憑證”後歸檔。
3.會計數據的元數據管理
元數據描述了檔案的內容、結構、背景和整個管理過程。
文件系統與前端業務系統無縫集成，通過接口可以自動抓取和記錄元數據。比如自動抓取會計憑證的元數據項、憑證字、憑證號、科目、會計期間等。
4.會計數據的預存檔
每個存檔的會計數據都是電子文本和元數據的組合，提供給預存檔平臺接收；通過標準化接口，連接前端會計系統、報銷系統等業務系統，實現不同類型會計數據的預采集。
預存檔庫可以預置會計憑證、單據、發票、銀行回單等會計資料之間的關聯匹配規則，系統將完成自動關聯組裝，快速生成符合要求的文件進行整理。
支持電子會計數據批量組件和合並組件，然後正式推送到“文件接收庫”進行歸檔操作流程。
03.電子會計數據整理
1，智能聯想，自動書。
文件系統內置自動“匹配規則引擎”，可以將前端業務系統接收到的電子會計數據，按照業務流程規則和有機關聯，智能關聯到文件系統中，自動做賬。
2.完整保留會計業務的邏輯關系。
文件系統可以幫助組織實現從會計憑證到原始憑證的“壹頁訪問”和“層層穿透”。
記賬憑證可以壹鍵聯查與憑證相關性強的單據、發票、附件等原始資料。實現了財務和業務邏輯的完全溯源，還原真實的業務全景。
04.電子會計數據歸檔
泛微文件歸檔系統符合國家政策標準，對轉入電子會計歸檔系統的會計數據進行“真實性、完整性、可用性和安全性測試”。測試完成後，會自動生成測試報告，並反饋質檢結果。同時，檢測報告還支持下載和打印。
在歸檔過程中，自動設置電子會計檔案的相關權限、重要性和保存時間。隨著電子簽名技術的集成，所有這些財務電子會計文件都是防篡改和可驗證的。
05.電子會計檔案的使用和管理
1，文件檢索
3秒檢索海量存檔數據。可以采用全文檢索、條件檢索等方法進行跨宗族、跨類別、跨項目檢索，快速定位目標文件，進行二次篩選。
2.文件借閱
實現申請、審批、賦權/發行、收權的全流程控制。在線預覽和下載的文件支持動態水印，防止文件內容泄露。同時，系統可以根據借閱期限自動賦能和收集借閱和查看的電子文件。
3、文件識別
檔案系統通過流程建立電子會計檔案的鑒定機制:對超過“保密期限”的會計檔案提供公開鑒定服務，對超過“保管期限”的會計檔案提供價值鑒定服務。
4.倉庫管理
對於少量紙質會計檔案，幫助組織實現紙質檔案和電子檔案的同步管理。
首先，文件系統提供了壹個“可視化虛擬電子倉庫”，可以維護“倉庫-區域-分類架-文件盒”的物理位置、面積、容量、數量等信息；還提供文件盒條碼、文件盒封面、參考表、盒背等報表樣式的定制配置和打印服務。
其次，利用條形碼技術進行編碼定位。緊湊的架子、文件盒等。支持批量生成條碼和批量打印。可通過掃碼槍或手機終端掃描“條形碼”，完成“紙質實體”檔案的打包、排架、入庫，紙質檔案的物理位置和地址可在線記錄。
最後，完全管理線上電子版，保留少量線下紙質版備查，兼容企業單雙檔管理模式，電子檔與紙質檔同步管理。
5、文件數據駕駛艙
文件系統提供多維智能動態數據看板和數據報表，用於展現系統中文件管理的全貌。
6、電子輔助審計
文件系統可以輔助或協助企業進行便捷的“電子審計”。
文件系統可為審計人員開設預制賬戶，通過文件借閱或可控查看權限，系統可為審計提供完整、邏輯的會計憑證、原始憑證、會計賬簿、財務報告等電子會計文件，可滿足在線審計時“審計繪圖”場景的要求。
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