為進壹步加強中能集團公司檔案管理，促進集團公司各單位、各部門各類檔案的收集、整理、歸檔管理和利用，有效保護和利用檔案，維護和保障集團公司合法權益，促進集團公司健康發展， 集團公司檔案管理按照“集團公司統壹領導、統壹管理”的原則進行，全面實行“集中定點、分散保管、分級查閱”的管理原則。 根據集團公司檔案管理工作的有關要求、實施辦法和精神，特制定本暫行規定。
第壹條綜合檔案室是中能集團公司統壹領導下的全集團公司各類檔案(財務檔案除外)的主管部門。本規定所稱檔案，是指中能集團公司各級部門和員工從事經營、管理、公關、宣傳等工作，在過去和現在的活動中直接形成的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報告、技術資料、電腦光盤、聲像、膠片、榮譽實物、證書等不同形式的歷史記錄。
第二條綜合檔案室保管的各類檔案(資料)是中能集團公司檔案的組成部分，其所有權屬於中能集團公司。任何人不得私自挪用或損壞。檔案工作由中能集團公司統壹領導。綜合檔案室負責接收、收集、整理、歸檔、保管檔案並提供利用，監督各部門及下屬子公司的檔案管理工作。各分公司各部門指定兼職人員(即資料員)負責檔案管理。
第三條綜合檔案室隸屬於集團總裁辦公室。設置壹名專職主管和若幹名兼職檔案管理員。院長辦公室主任兼任綜合檔案室主任。綜合檔案室在業務上接受上級檔案局、處(室)的業務領導(指導)，在行政上接受集團公司的領導和監督。
第四條綜合檔案室按照“統壹領導、統壹管理”的原則和全集團公司檔案“集中存放、分散保管、分級查閱”的原則，全面做好集團檔案管理工作。其主要職責是:
1.積極貫徹並認真執行國家檔案法和中能集團檔案管理的具體要求，及時制定和修訂集團公司檔案管理的具體操作規程和辦法；
2.監督和指導集團公司各單位、各部門實施各類檔案的預歸檔、收集、整理、滾動、歸檔、編目和統計，對整個集團公司的檔案實行集中統壹管理；
3.對於中能集團公司綜合檔案室保管的檔案，各分公司、單位部門資料員應做好平時檔案的預歸檔工作，在事件發生後，或每季度第壹個月10日前，將上季度需要歸檔的預歸檔檔案裝訂成冊，移交綜合檔案室保管，任何人不得據為己有；
4.部門保管的檔案應於每季度第壹個月10日前匯編成冊，報集團綜合檔案室。分級保管人應於每年2月10日前向集團綜合檔案室提交檔案總目錄和預歸檔材料目錄；
5.積極開展檔案知識的宣傳、教育和培訓，收集、整理檔案信息，提供檔案信息利用服務；
6.嚴格執行集團檔案管理的保密和安全制度，確保檔案的完整和安全；
7.及時承擔並完成主管領導交辦的相關檔案工作。
第五條中能集團綜合檔案室有權根據集團公司檔案管理的有關規定，結合並遵守國家檔案法和上級檔案機關的有關規定，組織並參與集團公司生產經營管理等專項項目實施情況檢查、成果鑒定、生產經營和重點項目竣工驗收等重大活動(事件)的征集組織工作。
第六條集團公司綜合檔案室工作人員必須堅持四項基本原則，熱愛本職工作，認真學習業務，不斷提高自身素質和管理水平，為中能集團公司檔案管理做出貢獻。
第七條對積極認真做好檔案收集、整理、保管和利用工作，並取得顯著成績的部門或個人，集團綜合檔案室有權向上級主管領導提出表揚或通報獎勵等建議。
第八條對違反檔案法或不執行集團有關檔案管理規定的部門或個人造成檔案損毀或丟失的，綜合檔案室有權視情節輕重，提出批評或建議給予批評、教育、罰款、行政處分等處分。
第九條處理規定:有下列行為之壹的，根據情節輕重，給予20-500元扣薪，構成犯罪的，依法追究刑事責任:
1.損壞、丟失或未經授權銷毀集團企業文件；
2.擅自對外提供、復制集團企業檔案的；
3、塗改、偽造文件及壹切違反集團公司檔案管理規定的行為；
4.檔案管理員未及時報告歸檔或管理不善的；
5.借閱、外借或超手續者(檔案管理員將受到處罰)。
第十條責任:
1.本管理制度適用於中能集團公司所有單位、部門和員工；
2.本管理制度實施和監督的責任部門為集團公司總裁辦和計劃部，第壹責任人為集團專職檔案員和各部門指定的專職或兼職資料員；第二責任人是專職或兼職館員所在部門的部門經理(部門負責人)。
第十壹條本制度的規定與國家檔案法和上級檔案機關的有關規定不壹致的，以上級規定為準。
第十二條按照檔案管理升級標準的要求，根據中能集團企業發展的需要，及時修訂並逐步全面完善集團公司綜合檔案室檔案管理制度，逐步制定並逐步規範集團公司綜合檔案室檔案管理制度和檔案管理法規。這些制度包括檔案員職責、檔案借閱查閱制度、檔案歸檔制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案員崗位職責、聲像檔案管理辦法、實物檔案管理辦法、檔案安全管理制度、檔案保密制度、檔案庫房管理制度和兼職檔案員崗位職責。
第十三條附則:檔案定期管理制度、檔案收集、檔案整理、檔案歸檔、檔案保管與銷毀、檔案開發利用、檔案借閱、檔案保密等制度。
(壹)檔案日常管理制度
1.中能集團公司各類檔案的管理應符合科學性、規範性、系統性的要求，確保存放有序、查找方便，並按規定要求分類有序排放。
2.保持檔案整潔、幹燥、衛生，切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等工作；定期檢查保管情況，確保檔案安全，做到無丟失、無黴變、無蟲蛀、無差錯。
3.檔案室嚴禁存放易燃、易爆、雜物、食品等危險品。經常檢查檔案室的消防設備。
4、嚴格保密制度，做好文件保密工作；未經允許，外人不得進入檔案館。未經批準，任何人不得將檔案帶出檔案室，更不得私自摘抄和傳播，並嚴格遵守保密制度。
5.檔案工作人員應鎖好門窗，妥善保管檔案鑰匙，確保檔案安全。
6.熟悉檔案，定期檢查庫房檔案和資料的保管情況，確保帳物相符。破損、褪色的文件應按規定要求及時復制。
7、檔案中有溫濕度記錄，掌握溫濕度變化情況，進行分析，並制定管理方案。
8.借閱檔案必須經檔案管理主管領導批準，並辦理借閱登記手續。未經集團公司主管領導批準，不得借閱檔案。壹般來說，只允許借閱文件的副本。原則上不允許外借原始檔案。借閱者應妥善保管原始檔案，用後及時歸還。(重要檔案未經集團總裁批準，任何人不得外借。)
9、認真做好日常防範工作，做到人遠離燈，切斷電源，消除火災隱患，確保檔案安全。
(二)檔案收集系統
集團公司檔案人員應按照有關規定，將分散在公司各部門、各人的生產、技術、質量、基建、設備、人事、行政、財務、經營管理等方面的文件和資料，集中到集團公司指定的檔案館統壹管理。任何部門和個人不得私自保存、占有、銷毀或者帶走應當歸檔的材料。
1，根據法律。
檔案必須依法依規收集，並按中能集團公司要求嚴格及時分類歸檔。公司各部門全體員工要明確檔案管理的目的和意義，樹立檔案工作人人有責的觀念，增強檔案意識，明確工作檔案與個人學術、科技發明等具有知識產權的資料的區別。管理部門不得強行收取屬於個人知識產權範圍的材料(個人自願出資另當別論)，個人不得將應歸檔的工作材料據為己有而拒絕歸檔。
2.完善機制
建立檔案收集的工作制度和評估制度，要建立必要的機制，明確收集範圍、對象和期限的要求。
(三)備案制度
中能集團公司檔案整理是指對需要進壹步整理的零散檔案進行基本的分類、組合和編目，使之系統化、科學化，有利於檔案的保存和利用。
1.規範分類:公司檔案的整理要服從整體的調控，不能各自為政。排列方法:
(1)方法:針對問題特點，設置小卷，壹次壹卷。
(2)步驟:
壹、文件收集
文檔檔案:本年度上壹年度的卷，本年度的卷是預先建立的；業務中簽訂的各類經濟合同按合同管理規定進行管理和歸檔。
生產科技檔案:生產科技項目和產品類別的書籍。
b、文件排列按分類和時間排列。
c、文件分類按文件來源、時間、編目、內容、單位、編碼順序分為若幹級別和類別；歸檔前，將資料按規定要求分類，分組放入待辦文件中。
d、歸檔整理區分不同的價值，確定保管期限:永久、長期、短期。
2.保持結構完整性
公司檔案的歸檔應根據生產、技術、質量、基建、設備、人事、行政、財務和管理活動過程中形成的文件和資料，以及自身的規律進行，以保持結構的完整性。
3.保留整個系統。
集團公司檔案的整理應根據各類檔案的來源、時間、內容、性質等條件，保持其歷史聯系和整體體系。
(四)檔案歸檔制度
1.為幫助集團公司備案部門做好平時的備案工作，提高備案質量，方便備案前的檢索和利用，按照規定要求實行備案前制度。
2、集團公司相關部門的兼職檔案員，首先要進行培訓和學習，按規定要求，按歸檔前的類別進行及時收集、積累，並定期整理。
3.集團公司檔案室要經常了解、督促、檢查、指導兼職檔案員做好預歸檔工作。
4.論文的構成必須遵循文件材料的形成規律，保持它們之間的有機聯系，便於參考和利用。
5、試卷的技術要求:
(1)內容相同的文件材料構成壹卷；內容相同的文件材料過多的，可以分別組成幾卷，每卷不得超過150頁；
(2)卷內密不可分的文件材料在前，附件在後；先打印，最後定稿；回復之前，在訂單中請示；
(3)依次對頁面進行編號，頁碼的位置在不裝訂線壹側的上角；
(4)填寫卷內內容和參考表。每份文件必須註明單位部門、負責人和時間；
(5)將卷內所有資料拆下用線裝訂，對破損的文件資料進行修補；
(6)案卷封面各欄應填寫完整，所寫標題應簡明扼要，體現編者、問題(內容)、語言三要素；
(7)檔案袋和卷盒應按有關規定執行。
(五)檔案保管制度
1，必要的硬件保障
為了檔案的完整、安全和工作的方便，“三室分開”，即檔案庫房、職工辦公室和檔案借閱室要分開，檔案庫房必須獨立。檔案應通風幹燥，配備防潮、防黴、防蛀、防火(滅火)、調溫、通風等必要設施，並有可行的防盜設施。
2.完善的軟件建設
建立檔案管理的常規工作制度。例如收集、整理、分類、歸檔，
借出、識別、消除和銷毀系統。建立相應的工作數據。
3、做好歸檔驗收工作。檔案室在整理、組卷後，歸檔前應對檔案進行鑒定和驗收。不符合要求的，必須重新整理，合格後方可備案。
4、按集團公司的規定要求做好分類和編號工作。
5、按集團公司的規定要求做好編目工作。目錄中每個條目的基本描述項包括:序號、檔案號、標題、日期、頁數、保存期限等。實行計算機輔助檔案管理的，應當輸入計算機目錄，建立信息庫，實現檢索、統計等上機操作。
6、按文件編號依次排列在書架上。
7.定期進行全面檢查，並做好檢查記錄。發現問題及時采取補救措施，並向主管領導匯報，確保檔案安全。
8、要嚴格做好標識和銷毀工作。根據歸檔範圍和保管期限表，提出銷毀或延長過期文件保管期限的意見，並經集團公司總裁授權的主管領導批準。銷毀檔案必須報集團公司總裁或總裁授權的主管領導批準。銷毀檔案時，必須有兩人以上監銷，並在銷毀清單上簽字。
9、認真做好文件統計和重要文件備份工作。
(1)建立檔案接收、移出、利用、銷毀統計臺帳，及時報送統計報表。
(2)建立文件備份系統。必須備份集團公司所有有價值的文件、報表和業務記錄。各部門應盡量使用計算機進行管理和工作，以便於業務數據的數字化處理和保存；存儲在計算機中的數據文件按照《計算機管理辦法》進行管理。備份盤應與原盤分開存放，公司的備份盤應存放在公司外。
10.及時做好檔案工作。歸檔的文件材料如有遺漏，集團公司應組織各部門及時補充歸檔，檔案室將補充歸檔材料插入相應的檔案或單獨成卷，排列在相應年度檔案目錄的底部。
(六)檔案開發利用制度
1，提供使用
(1)集團公司檔案室按照借閱制度辦理檔案借閱、查閱手續，做好借閱記錄。對借出的檔案應定期督促歸還，如發現損壞或丟失，應寫出書面報告並提交集團公司主管領導；根據情節輕重，對責任人給予必要的教育和處理。
(2)檔案室應提供檢索工具，指導用戶查找檔案，回答用戶的各種相關問題。
2.信息發展
(1)集團公司應組織專業人員利用各種檔案編輯各種形式的能有效服務於生產經營的參考資料和匯編，如生產科技工藝匯編、設備開發、重組、利用和管理匯編、科技創新經驗匯編等，為生產經營管理提供信息服務。
(2)檔案室要註意收集技術創新、生產經營管理等檔案的利用案例，將典型案例匯編成冊，鼓勵和推動利用現有檔案提高集團公司生產經營管理水平。
(7)檔案借閱制度
1.查閱壹般會議記錄、會議紀要和不重要文件，必須經主管部門辦公室負責人或其他相關部門檔案負責人批準。查閱集團辦公會議紀要和集團公司重要文件，須經集團公司主管領導批準。
2.集團公司各單位因工作需要，可查閱本單位歸檔的檔案，經主管部室領導批準，可在檔案室直接查閱。查閱非部門單位的重要檔案，必須經檔案歸檔單位領導同意，並經集團公司主管領導批準。
3、查閱生產技術和其他科研檔案，課題人員根據有關規定可直接向檔案館借閱。非項目人員咨詢時應獲得項目負責人和主管部門領導的批準。
4、開放檔案，憑單位和部門的介紹信、證明，說明利用檔案的目的和範圍，可在檔案館查閱有關手續。確需借出時，不得超過五天，並經主管領導批準。逾期不歸還的，檔案工作人員應當及時督促歸還。
5、閱讀文件時，必須保守文件的秘密，確保文件的安全。不得擅自塗改、劃線、切割、拆卸、摘抄、替換或復制、轉借，違者追究責任。
6.如公司因工作需要借閱文件，應填寫文件咨詢單。員工不得隨意帶出與公司有關的重要文件和資料。如因工作需要外借文件，需辦理借出手續，經部門辦公室負責人和集團公司負責人批準方可外借，用後歸還。檔案借閱者必須妥善保管借閱的檔案，不得復印、調換、塗改、汙損、交叉等。未經允許，更不要說為了躲避而離開他們。向其他單位借閱檔案時，必須有本單位介紹信，經集團公司主管領導同意，方可在檔案室查閱。檔案原件原則上不允許外借，壹般只允許外借檔案副本；重要檔案原則上不外借，按要求在檔案館查閱。
7.檔案工作人員應仔細檢查和檢驗借出後歸還的檔案。發現問題，要當面詢問借款人，了解情況，記錄下來，上報主管領導。
8、摘錄或復制檔案，必須經檔案人員核對，加蓋印章，以資證明。重要或涉密檔案需要復印時，必須經有關單位主管領導批準，否則不能隨意復印。
9、借閱文件時，必須登記並簽名。參觀者使用檔案後應填寫利用效果登記表，由檔案室保管。
10，嚴格控制借閱檔案，認真履行借閱檔案審批手續。
(8)檔案保密制度
1.認真學習貫徹國家保密法和保密法實施辦法，嚴格執行集團公司檔案管理規定，增強保密意識，正確認識和處理市場經濟條件下的企業檔案保密工作。
2.檔案人員必須遵守保密法律法規，履行保密職責，對中能集團企業的秘密有高度的責任感。無論如何，他們都要重點保證中能集團企業的秘密安全。
3.嚴格履行檔案接收、遷出、借閱、銷毀登記手續，嚴防中能企業檔案秘密泄露。
4.嚴格按照中能集團公司相關規定開放檔案，不得隨意擴大開放範圍。
5、特殊情況需要復制和摘抄機密檔案時，必須經集團總裁或總裁授權的主管領導批準，方可復制和摘抄。
6、檔案工作人員不得向無關人員泄露檔案。
7.不要在辦公室與非工作人員談論文件機密。
8.不要說不該說的秘密，不要問不該問的秘密。
9.秘密文件和資料不得帶入公共場所。
10.不要在公共場所或公用電話上討論檔案的秘密事項。
(九)本規定自發布之日起施行。