1.事實陳述:首先，情況陳述要客觀、準確地陳述事件的事實，包括背景資料、時間、地點、相關參與者等。避免主觀評價和個人感受。
2.內容簡潔:對情況的描述要簡明扼要，重點突出，避免廢話連篇和冗長的敘述，讓讀者快速理解事件的核心要點。
3.時間軸:按照事件發生的時間順序組織和呈現相關的事實和細節，讓讀者清楚地了解事件的發展過程。
4.原因分析:分析和解釋事件的原因，並提供可能的解釋或解決方案。這有助於讀者了解情況，為後續處理和決策提供依據。
5.結論:在描述的最後，概括整個情況，總結關鍵信息和要點，強調對事件的基本評價或建議。
範文:
親愛的領導:我寫這封信是為了向您解釋最近發生的壹件事。以下是事件描述:事件發生於2023年7月15日，地點在公司總部大樓三樓辦公室。當天下午2點左右，發生了火災。
根據目擊者的描述，火災的原因似乎是由電腦故障引起的，並迅速蔓延到附近的文件櫃和辦公桌。隨即，該員工立即啟動緊急疏散程序，並向消防部門報警。員工按照預先制定的逃生方案，有序離開辦公室，無人員傷亡。消防部門迅速趕到現場，控制火勢，防止火勢進壹步擴大。
火災發生後，我們組織了現場調查，以確定具體損失和火災原因。初步調查結果顯示，火災是由電腦故障引起的短路引起的。我們已經開始修復電腦故障，並對辦公室的電氣設備進行了全面檢查，以防止類似事故再次發生。
大火損壞了壹些桌子、文件櫃和壹些辦公設備。我們已經采取了必要的措施，包括提醒員工註意用電安全，加強滅火器的放置和維護，以確保員工的人身安全和公司財產的保護。
基於以上情況，我們建議進壹步開展安全培訓和演練，提高員工的消防應急能力，並將完善消防應急預案作為下壹階段安全工作的重點。請關註該事件，指導我們做好後續治療和預防工作。感謝您的支持與合作。