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如何提高企業檔案管理水平

簡介:檔案是信息資源的重要組成部分。檔案在遺忘、建構、重建和恢復文化記憶、個人記憶和基因記憶方面具有重要的社會功能。它們是尋找遺忘記憶、發現過去記憶真相的重要載體,是知識的儲存地,是知識咨詢和轉化的媒介,是保護過去、記錄現在、連接未來的橋梁。

如何提高企業檔案管理?1,配備專職人員,管理設施齊全

檔案管理是壹項細致繁瑣的工作,必須配備合適的專職管理人員,要求工作細致,保密性好,責任心強。同時配備檔案室、多功能檔案櫃、電腦、辦公用品和檔案管理必需的電子設備。從而使檔案管理工作變得便捷、輕松、高效,檔案數據的統計分析也大大縮短了時間。

2、提高企業檔案管理人員的素質

企業檔案管理人員業務能力的素質水平直接影響企業檔案管理的質量和效率,充分調動檔案管理人員的積極性,充分發揮其主觀能動性,努力學習業務知識,定期開展業務培訓和對外交流學習,不斷提高自身的知識理論水平和業務技能。

由於檔案類型和載體的多樣化,檔案管理設備的現代化和信息化,需要盡快引進壹部分熟練掌握計算機和信息技術,熟悉檔案專業知識的人才,同時對現有相關人員進行相關業務培訓,全面及時提高檔案管理人員的素養和技能,通過平衡和改善員工的人才結構和知識結構,形成壹支聯合高效的人才隊伍,使企業檔案管理工作再上新臺階。

3.嚴格執行檔案管理制度。

企業檔案具有政治性和保密性,不能隨意公開和傳播。為確保企業檔案安全,嚴守企業檔案秘密,充分體現檔案的嚴肅性和權威性。檔案管理部門要建立嚴肅的工作紀律,加強制度建設,不斷提高職工檔案管理的規範化水平。建立健全企業檔案收集制度,建立歸檔制度、查(借)閱制度、移交制度、檢查核對制度。檔案材料的收集、補充、核對、借閱、管理、保密等都有章可循,有據可循。

4.企業檔案信息化建設

企業的檔案管理主要包括?實體管理?用什麽?信息開發利用?兩大方面。即以企業檔案實體管理為基礎,以信息化發展為目的和方向,為企業各項工作提供憑證和參考。

但據調查,占企業全部知識46%的企業檔案中所包含的知識,只有12%被很好地分類,及時提供給需要這些知識的人,從而發揮作用。?企業檔案中蘊含著大量可以利用的隱性知識。因此,企業檔案管理面臨的問題不僅是開發企業檔案的顯性信息,更重要的是挖掘檔案中的隱性知識,將這部分知識轉化為顯性知識,實現企業的知識共享和知識創新。從這個角度看,企業的檔案管理和知識管理具有相同的目標和動機。

5.進壹步強化爭創意識。

企業檔案的價值在於利用,通過服務社會取得實效來體現。檔案管理作為壹項基礎性工作,具有很強的服務性。過去我們等待用戶上門,我們被動提供服務,難以適應改革發展的新形式。這就要求檔案工作者充分發揮主觀能動性,化被動為主動,主動上門,簡化檔案利用手續,實行檔案利用壹站式服務,為需求者提供準確有效的服務。

要不斷總結新的經驗和做法,從經濟社會發展的需要出發,結合檔案部門的實際情況,按照實踐發展的要求,及時修訂過時的制度,把符合實際需要的新的經驗和做法以制度的形式固定下來,按制度管理主任,推進工作的制度化、規範化、程序化。

以創新服務水平、更新服務理念、深化服務內容、優化服務方式和服務水平為目標,密切關註重大活動和事件,準確把握檔案工作的重點和熱點,及時主動地管理檔案,努力實現檔案管理的理論和制度創新,及時跟上時代的步伐。

檔案管理的目的是為了更好地提供和利用,提供和利用是實現檔案價值的最佳途徑,經濟效益和社會效益是檔案的具體體現。新形勢下,檔案工作要與時俱進,掌握現代先進技術和精湛專業技能,進壹步凝聚知識和力量,在檔案工作中貫徹落實黨的十八大精神,紮實工作,全面推進檔案事業健康持續快速發展,早日實現?中國夢?全力以赴。

6.結論

企業檔案是重要的知識資源,是企業決策的依據和為企業贏得聲譽的基礎,是與企業同步發展的無形資產。因此,企業檔案管理是企業管理的重要組成部分和基礎工作。在企業發展過程中,要充分認識檔案管理現代化、信息化的意義,積極應對和解決日常管理過程中可能出現的各種問題,求實創新,使企業檔案管理更加科學、高效、現代化、現代化。