參加展覽會的單位，必須是具有外經貿經營權的各類外貿企業、生產企業和在外商投資企業。供貨、協作單位的人員可以作為參展單位的邀請人員參加展覽會。參展人員應是主管業務的領導和懂外語的業務人員。參展團組每個標準攤位人數不超過兩人。
（四）赴國外參展、辦展活動的審批程序和申報文件
赴國（境）外舉辦和參加展覽，須經外經貿部審查批準。
具體審批程序采取預審和終審兩種形式：預審是對主辦單位開展前期準備工作的審批；終審是根據審批條件，視準備工作情況予以許可的審批。
原則上每年集中審批兩次。主辦單位在征求駐外使、領館意見後，於4月底和9月底以前將下年度出國（境）參加國際博覽會、國際經貿展覽會的計劃報送中國貿促會匯總協調；各省、自治區、直轄市及計劃單列市外經貿委（廳、局）以省、區、市名義舉辦的出國經貿展覽會，報送外經貿部（發展司）匯總後統壹交中國貿促會協調。申請報告應包括以下主要內容：主辦單位、承辦單位、辦展名稱、展出時間、地點、內容、規模、參展人數、可行性方案、經費預算、在外停留天數、出訪路線等。外經貿部於7月底和12月底之前將預審通知書批復給各主辦單位。
各主辦單位憑預審通知書進行招展的準備工作，並須於開展3個月前將終審材料報外經貿部審批。終審材料包括：參展單位名單、展品大類清冊、經費收支、國（境）外協辦單位情況（背景材料、資信情況、展覽服務能力）等。外經貿部在材料收到之日起1個月內決定是否給予正式批復。
主辦單位在得到外經貿部正式批復文件後方可開展對外的實質性工作，如發布辦展信息、承諾或簽訂協議，以及辦理出國（境）的有關手續等。活動計劃壹經正式批準，要嚴格執行，不能任意更改，必須報外經貿部批準。
根據國務院有關嚴禁公費出國旅遊的通知精神，出國展團人數及在外停留天數應嚴格控制，各辦展單位應嚴格按外經貿部正式批復核準的人數和在外停留天數辦理有關手續，不得擅自增加。各主辦單位應在展覽結束後1個月內將赴國（境）外參展、辦展活動的總結報告報送外經貿部，作為下次審批的參考。
至於護照是沒有有效期的，妳可以先辦，只是需要簽證罷了，體檢沒有這種說法