公司檔案管理系統
(1)壹般原則
第壹條為加強本公司文件的歸檔工作，根據郵電部頒發的《郵電文件歸檔管理辦法》，特制定本制度。
第二條歸檔的文件材料必須每年歸檔壹次，本單位內部機構在工作活動中形成的具有保存價值的各類文件材料應當按照本制度的規定單獨歸檔。
第三條公文承辦部門或承辦單位應確保辦理公文的系統完整性(公文上的附件壹律不得提取)。結案後交由專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時，經辦人員辦理的文件、資料要交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
(2)文件材料的收集和管理
第四條堅持文件材料的部門收集和管理制度。各部門應指定專(兼)職文書人員負責本部門的文件資料管理，並保持相對穩定。人事變動應及時通知檔案室。
第五條我公司印發的所有公文(包括定稿和兩份打印的原件及附件、批復要求和轉發的文件，包括轉發的原件)由辦公室統壹收集和管理。
第六條壹項工作由多個部門辦理的，工作活動中形成的文件材料由主辦部門收集歸檔。會議文件由會議組織者收集和歸檔。
1.公司員工外出學習、考察、調查研究，參加上級機關召開的會議等公務活動，財務部門必須將會議的主要文件、資料在檔案室歸檔，簽字批準後，方可給予差旅費。
2.公司開會時，會議承辦單位會指定專人將會議材料和聲像檔案在檔案室歸檔，檔案室簽字認可後，財務部門才會給會議費。
第七條各部門專(兼)職文書的職責:
1.了解本部門的工作和業務，掌握本部門文件資料的歸檔範圍，收集和管理本部門的文件資料。
2.認真執行平時的歸檔制度，及時收集本部門承辦的文件材料，每年3月前將歸檔的文件材料歸檔，並與檔案室辦理交接簽字手續。
3.承辦人借閱文件資料時，應積極提供和使用，做好服務工作，並辦理臨時借閱文件資料登記手續。
(三)備案範圍
第八條重要會議材料包括會議通知、報告、決議、總結、領導講話、典型講話、會議簡報、會議紀要等。
第九條上級機關下發的與公司有關的決定、決議、指示、命令、規定、規定、計劃等文件。
第10條公司對外正式文件及與相關單位的往來函件。
第十壹條公司上級部門的請示和批復。
第十二條公司主要職能活動的報告和總結。
第十三條公司各項工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議紀要、統計報表、簡報。
第十四條信訪工作材料。
第十五條公司與相關單位簽訂的合同、協議等文件。
第十六條公司幹部任免文件和員工獎懲文件。
第十七條公司員工勞動、工資和福利的文件和資料。
第十八條公司的歷史沿革、大事記、剪報、照片、錄音、錄像等。反映公司的重要活動。
(4)回歸平時卷
第十九條各部門應建立健全平時試卷歸還制度。經處理或批準的文件材料，應由專(兼)職文書人員集中統壹保管。
第二十條各部門應根據本部門的業務範圍和年度工作任務，編制平時使用的文件材料的“檔案類別”。“案卷類別”的術語必須簡明準確，並有編號。
第二十壹條文件承辦人員應及時收集、整理經領導處理或批準的文件材料，送本部門專(兼)職文書人員歸檔。
第二十二條專(兼)職文書人員應及時將已按“案卷類別”條款分類成冊的文件材料，放入平時保管文件的文件夾內，並在收發文件登記簿上註明。
(五)歸檔(文件質量要求)
第二十三條為統壹歸檔規範，保證檔案質量，歸檔工作由相關處室兼職檔案員協調，檔案室檔案員負責對檔案進行組卷、編目。
第二十四條案卷質量的總體要求是:遵循文書形成規律和特點，保持文書之間的有機聯系，區分不同價值，便於保管和利用。
第二十五條文件材料的種類、份數和每份文件的頁數應齊全。
第二十六條歸檔的文件材料中，每份文件的原件和附件、印本和定稿、請示和答復、轉發的文件和原件、多種文字應當分別立卷，電文和電報應當合並為壹個卷宗；絕密電文單獨歸檔，少數普通電文如果與絕密電文關系密切，可以與絕密電文壹起歸檔。
第二十七條不同年度的公文壹般不允許壹並歸檔，但跨年度的請示和答復在答復年度歸檔；沒有回復的，放在請示年；跨年度規劃放在備案的第壹年；跨年度總結放在最後壹年歸檔；跨年度會議文件應放在會議開幕當年，其他文件按有關規定歸檔。
第二十八條卷內文件材料應根據不同情況進行排列，不可分割的文件材料應按順序排列在壹起，即答復在前面，請求在後面；原來在前面，附件在後面；前面打印，後面定稿；其他文件材料應緊密聯系，按其形成規律或特點進行系統整理。
第二十九條卷內文件材料應按無欄順序，依次編制頁碼。裝訂成冊的文件應打印在每頁右上角，並附文字說明。
第三十條永久、長期和短期檔案必須按規定格式逐壹填寫檔案目錄。整潔地填寫單詞。卷中的目錄放在卷的開頭。
第三十壹條卷內文件材料的說明應逐項填寫在參考表中。如果沒什麽好解釋的，也要填寫相關人員和檢查人員的姓名和時期，以示負責。參考表應放在卷末。
第三十二條案卷封面應當按規定用毛筆或鋼筆逐項書寫，字跡應當工整、清晰。
第三十三條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式:
案卷裝訂。裝訂前，應清除卷內文件資料上的金屬物，破損的文件資料應按照裱糊的技術要求進行裝裱。如果字跡已擴散，應復印後與原件壹起歸檔，案卷采用三孔壹線封底活結的方法裝訂。
第三十四條案卷各部分的排列格式:軟卷封面(包括卷內文件內容)、壹份文件、壹份封底(包括參考表)，按案卷號順序裝入卷盒，保存在檔案櫃內。
第三十五條本制度自發布之日起實施。