隨著現代工程建設項目規模的不斷擴大,施工技術難度與質量的要求不斷提高,建設領域施工管理的復雜程度和難度也越來越高。為此,各部門和單位需要交互的信息量不斷擴大,信息的交流與傳遞頻度也在增加,相應地對信息管理的要求越來越高。
在施工管理中,目前采取的還是傳統的信息管理方法。信息從它的產生、整理、加工、傳遞到檢索和利用都是基於紙介質進行的。結果,在整個過程中,信息都在以壹種較為緩慢的速度在流動。這往往影響到獲取工程信息的及時性和有效性,從而造成項目管理工作中的失誤或貽誤時機。目前許多傳統的施工管理模式在速度、可靠性以及經濟可行性等方面明顯地限制了施工企業在市場經濟激烈的競爭環境中的可持續生存和發展的能力。因此,充分利用飛速發展中的信息技術來改善這種狀況,已經成為施工企業刻不容緩的工作。
目前建築施工企業中信息化建設已經有了壹定的基礎,在北京市的建築企業中,臺式機、打印機的擁有率為100%,有的企業還有服務器,並組建了局域網,大部分企業擁有自己的互聯網域名;同時也存在著信息化水平低下的情況,絕大多數企業的信息化水平還停留在文字處理、財務管理等辦公自動化階段,局域網的應用也主要停留在信息***享的層面上,生產控制的應用很少。
2 建築企業信息化建設面臨問題
2.1內部發展不平衡
這裏的內部可以從兩方面來講,壹是建築業內部:建築業內部各建築企業在信息化發展不平衡,二是建築企業內部:不同的分公司、項目部之間的差異也很大,這是企業信息化程度低下的典型表現,其根本原因就是企業的信息交換落後,各單位缺乏交流造成的。
2.2認識不足,定位不明確
信息系統在企業定位不明確,不少企業將之視為可有可無或僅僅是顯示自己實力的東西,不清楚信息化對自己的企業意義何在,有些企業認為只要使用計算機,使用網絡就可帶來高效率,不考慮管理、業務和技術的配套發展,只是生搬硬套把業務搬上計算機系統。
管理技術是壹種工具,它需要能夠被管理者所利用。管理者、管理制度、管理技術這些管理要素必須相匹配,才能成為和諧的管理體系。廣義的管理信息系統作為信息時代的管理技術,其能力要通過其他管理要素體現出來,並為它們所制約;反過來,其他管理要素的內容也要考慮管理技術的特性。這也是為什麽企業在實施信息系統時要進行管理制度調整的原因。三者之間任何形式的不均衡,都會成為管理的不和諧因素,就像是三條腿的椅子,無論折了哪壹根,椅子都站不穩。我們不能認為管理軟件是萬能良藥,可以解決管理中的壹切問題。
2.3與管理結合性不好
企業信息化,不是簡單地用計算機代替手工勞動,也不是將傳統的管理方式照搬到計算機網絡中,而是借助現代信息技術,引進現代管理理念,對計劃經濟時期形成的、不適應社會主義市場經濟要求的落後經營、僵化組織結構、低效管理流程等,進行全面而深刻的變革。推進企業信息化,很重要的壹條就是要與企業的改革、改組、改造和加強管理結合起來。[2]
2.4領導重視不足
企業信息化不單純是個技術問題,它涉及到企業的方方面面,信息化的過程就是從“人治”向“法治”轉變的過程。企業壹把手的高度重視、直接決策、宣傳推動和組織實施,對企業信息化建設至關重要。企業組織框架的重組、流程的再造,就意味著權利和利益的再分配。強化管理和控制,勢必和壹些習慣勢力產生碰撞。所有這些,如果沒有企業壹把手堅定的信心,並身體力行,是很難推動的。
2.5忽視規範化、標準化建設
國外先進的企業信息化軟件進入我國後,多在外商獨資企業或中外合資企業應用,原因在於:盡管這些企業也存在個性差異,但作為相同的行業,他們的基本點是相同的,企業管理已形成了壹套行之有效的理論和規範。而我們處於兩種體制的交替和探索中,相當壹部分企業的管理未走上正軌,管理不規範。在這些情況下,常常放棄商品化軟件而按照企業的現有模式和流程自己開發或合作開發MIS軟件,同壹種應用軟件在同企業甚至同壹企業不同分公司重復開發,造成人力、財力的巨大浪費,並且由於開發技術、人才、管理上的原因,往往使這類軟件難以進壹步提高,基於不規範管理技術上的信息化系統,難以幫助企業走上現代化的管理之路,而且可能形成壹種負循環。因此,在籌劃信息化系統時,首先應對管理體制和管理方式進行符合現代企業管理思想的改革,使企業運行的每壹環節符合規範化、科學化、標準化的要求。
2.6盲目追求先進性
采用先進的網絡技術,通過智能化的網絡設備及軟件,實現對計算機應用系統的有效控制和管理;除了采用先進的計算機及相關技術手段外,更為重要的是軟件設計所采用的管理模式,應體現企業管理體系的科學性和先進性。系統不僅應充分體現目前先進的計算機硬件及相關技術、現代企業管理理論和技術的發展,同時應該滿足當前企業各個層次、各個環節的管理、核算需求。
滿足用戶需求的技術是最好的技術。單純追求先進性而不把技術建立在自己的實際需求之上的技術沒有任何實際意義,系統成敗的主要因素並不取決於是否采用了最新的計算機硬件、軟件技術及通信技術。采用了先進的設備,但在系統設計時未能提供完善的用戶需求,系統不能很好運行,甚至系統不僅不能解決應用的實際問題而成為企業棄之可惜,用之不能的沈重包袱,這樣的例子並不罕見。
3 對策
3.1 企業信息化是“壹把手工程”。
領導重視是信息系統建設成功的首要保證。企業信息管理系統的“壹把手原則”已被我國計算機應用各領域的成功經驗所證明,也被普通接受為信息系統建設的首要原則。
企業信息管理系統的建設是壹項復雜的系統工程,涉及到計算機技術、網絡技術、符合現代企業管理要求的企業管理技術;企業經營管理的各個環節和各個層次;企業管理方式的變化和流程的調整;與應用企業信息管理系統相適應的機構與崗位的調整、信息公開和規範化管理所導致的管理人員的權限變化。因此,企業信息管理系統系統工程的建設應在總經理的親自主持下,高級管理班子集體研究,基於各自分管專業的知識、經驗和智慧,保持高起點、高標準,從全局上權衡、協調、審定、決策及組織實施。
“壹把手原則”不是形式地要求總經理學習計算機的ABC,鉆進“天書”堆裏;也不是形式地強調“內行領導”,把此重任讓位給幾個計算機專業技術人員,而是正確堅持“壹把手原則”,在總經理的統壹指揮下,有計劃、有步驟地進行計算機技術、企業管理技術、信息管理系統建設人才等的籌備,同時動員企業的方方面面從各個層次、專業角度圍繞“要計算機做什麽”這個主題不斷有所發現,有所創新,在整個企業統壹目標,統壹步調,上下貫通,順暢銜接,有效調度,默契配合。
3.2統壹認識和意識
第壹,建築企業要認識到實施企業信息化的迫切性。聯想當年考慮上ERP項目時,柳傳誌曾在公司幹部會上大聲宣告:“上ERP有可能早死,但不上的話就只有等死!聯想不能死,所以我們必須成功!”[3]到今天,聯想的信息化程度已經達到國外大企業的水平。
第二,建築企業要認識到實施企業信息化的堅決性。信息化不是可做可不做的事,而是壹定要做、壹定要做好的事。信息化的過程就是壹個規範的過程,壹個從人治向法治轉變的過程,過去沒有規章的建立起規章,沒有目標的建立起目標,沒有流程的建立起流程的過程。信息化的過程必定伴隨著組織架構的重組、流程的重新梳理,那必定意味著權利和利益的重新分配,必定會觸動壹些人的利益,如果企業沒有堅定的信念和決心,實施信息化根本無從談起。
第三,建築企業要認識到實施企業信息化並不是萬金油。信息化在根本上只是給企業提供了壹種先進的手段。無論是哪壹個層面的信息化,壹定是先有規章、流程,才有把規章、流程固化下來的信息化。換句話說管理基礎不形成,信息化是空談。
第四,提到企業信息化,多數人會想到電子商務。事實上,企業信息化遠比電子商務復雜,而電子商務僅是指企業營銷環節的信息化。當前,我國的電子商務僅為網上訂貨、網上支付和網絡廣告的簡單組合。真正的企業信息化是使企業整體的信息化和整體競爭力全面提高。從建築施工的組織計劃到人機料管理,從日常的管理到行政文檔處理,都納入壹個完整的信息系統。建築企業信息化主要包括辦公自動化(OA系統);業務處理自動化系統。
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