會計是壹個信息系統，既可以是手工會計信息系統(HAIS)，也可以是以計算機為工具的計算機會計信息系統(CAIS)。CAIS是壹個信息管理系統(MIS)，它利用計算機來收集、處理、存儲、傳輸和輸出大量有用的信息。用CAIS取代HAIS不僅是會計方法的改進，也是會計管理的改進和現代化。本文擬比較二者的聯系與區別，並闡述比較的現實意義。
首先，CAIS和HAIS之間的聯系
1，系統目標壹致。兩者都是記錄和核算企業的經濟業務，其最終目的都是為了加強管理，提供會計信息，參與經營決策，提高企業的經濟效益。
2.采用的基本會計理論和方法是壹致的。兩種制度都應遵循基本的會計理論和方法，都采用復式記賬原則。
3.每個人都應遵守會計和財務制度和國家的金融法規，嚴格執行會計實施的法律和規定，堵塞壹切可能的措施、技術和制度漏洞，消除弊端，防止作弊。
4.系統的基本功能是相同的。任何信息都應該具有五種功能:信息獲取、輸入、存儲、處理、傳輸和輸出。
5.保留會計檔案。會計信息檔案作為會計信息系統的輸出，必須妥善保管，便於查詢。
6.編制會計報表的要求是壹樣的。兩個系統都要編制會計報表，都要按照國家要求編制企業對外報表。
第二，CAIS和HAIS之間的差異。
1.系統初始化設置存在差異。HAIS的初始化包括建立會計科目、開設總賬和登錄余額。CAIS的初始設置比較復雜和困難，其內容主要包括會計系統的安裝、賬套的設置、網絡用戶的權限設置、操作員和權限的設置、軟件運行環境的設置、會計科目級別和位長的設置、會計科目及其編碼的設置、最明細科目初始余額的輸入、憑證類型的設置、自動轉賬分錄的定義、會計報表名稱、格式和數據源公式的定義等。
2.平行計費有區別。HAIS入賬時，壹名會計根據審核無誤的記賬憑證，或賬戶匯總表，或匯總記賬憑證，記入總賬，另壹名會計根據原始憑證或記賬憑證，並行記入明細賬，月末核對是否相等。因為兩個會計可能會在登錄時出錯，所以並行計費可以檢查錯誤。而在CAIS，總賬和明細賬的數據都是來源於原始憑證或記賬憑證。計算機根據登錄總賬和明細賬的程序命令，將會計憑證數據庫中的數據傳送到總賬數據庫和明細賬數據庫中，計算機內部操作不可能出現數據操作錯誤，所以在CAIS中總賬金額始終等於明細賬金額。因此，並行計費的驗證功能在CAIS已經失去了原有的功能。
3.科目的設置和使用有區別。在HAIS，由於手工核算的局限性，賬戶分為總賬和明細賬，大部分明細賬只設置為三級賬戶。此外，開設輔助賬戶以滿足管理會計的需要。科目的設置和使用壹般只有語文科目。在CAIS，計算機可以處理各種復雜的工作，科目的級數和位長的設置因軟件不同而不同。有些財務軟件可以設置課程數在6門以上，完全滿足明細核算的需要。除了設置語文科目，還是要設置語文科目對應的科目編碼。使用科目時，計算機只要求用戶輸入某壹科目代碼，而不要求輸入中文科目。但在顯示和打印時，壹般會同時顯示中文科目和對應的科目代碼。
4.會計程序有差異。根據企業生產規模、經營方式和管理形式的不同，HAIS采用不同的會計核算形式。常用的會計程序有記賬憑證記賬表、賬戶匯總記賬表、匯總記賬憑證記賬表、日記賬記賬表等。對業務數據采取分散采集、分散處理、重復登記的操作方式，通過多人員、多環節進行內部牽制和相互核對，目的是簡化核算程序，減少舞弊和差錯。在CAIS，壹般是根據文件設置來確定的。常用的有日記賬文件核算表和憑證文件核算表。在計算機會計系統中，通常只使用壹種會計形式來集中收集、處理和共享數據。
5.日記賬和明細賬的作用是不同的。在HAIS，通常只對現金和銀行存款設置日記賬，以便及時記錄貨幣資金的發生情況，從而實現與貨幣資金的每日結算和貨幣賬戶的清晰。憑證信息比較分散，不方便查詢。明細賬的設置只是為了方便憑證的查詢。根據憑證信息按科目登錄明細賬既費時又易出錯。在CAIS，盡管任何科目都可以有日記賬分錄和明細賬，但日記賬和明細賬中的所有數據都來自會計憑證。由於計算機這壹高效工具，在會計軟件中為會計憑證提供了各種查詢條件，如日期、憑證號、科目代碼、摘要、公司名稱、憑證號、錄入員、審核人、借方金額、貸方金額、收入等。查詢方式分為四種:明確查詢、自由查詢、組合查詢、模糊查詢，可以查詢企業的所有業務信息。從這個角度來看，明細賬在CAIS的意義已經不再重要，可以取消。根據財政部的規定，明細賬壹年可以輸出壹次，只是為了存檔的需要。
6.賬簿格式有差異。在HAIS，賬簿格式可分為定制賬簿、活頁賬簿和卡片賬簿三種，定制賬簿必須用於現金日記賬、銀行存款日記賬和總賬。但是，在計算機會計系統中，由於打印機的條件限制，無法打印定制的賬簿。因此，根據《會計電算化規範》，所有賬頁均可采用活頁形式打印，裝訂成冊；總賬賬戶頁的格式包括傳統的三欄借貸式總賬和賬戶匯總式總賬，後者可以替代前者；明細賬的格式可以是三欄式、多欄式、數量-金額式。
7.記賬規則有區別。HAIS賬戶記錄中的錯誤應通過交叉更正或紅色更正進行更正；賬頁中的空行和空白頁要用紅線劃掉。而在CAIS，沒有紙質賬本，所有數據都以文件的形式存儲在機器裏，過賬只是壹個老名詞，文件也不壹定按照日記賬、總賬、明細賬分別設置。有的系統甚至只設置壹個憑證檔案，根本沒有機內日記賬、總賬、明細賬。各種財務信息可以直接從憑證文件導出，下劃線比較正確或者紅色。其實只要憑證輸入正確，機器處理就是準確的。即使憑證數據錯誤或變更，內部賬戶結果錯誤，也不能直接修改，只能通過會計憑證進行更正。
8.會計
9.會計能否發展
人員、組織體系、內控模式、操作工具、信息存儲介質等方面存在差異。在HAIS，所有人員都是會計專業人員；根據會計事務需要將組織體系劃分為不同的專業組，通過賬證壹致、賬賬壹致、賬實壹致等內部控制確保數據正確；算盤和計算器主要作為計算工具；信息存儲介質以紙質資料為載體，占用空間大，查詢繁瑣。在CAIS，除了會計專業人員，還有計算機軟硬件技術人員和操作人員；根據系統的需要，組織系統可分為計算機主管、軟件操作、審計與會計、系統維護、計算機審查、數據分析等專業組。內部控制擴展到人員、計算機設備、數據和程序，其要求會更加嚴格；計算工具是計算機；信息存儲介質采用磁性材料(壹般為磁盤)，占用空間小，便於查詢和檢索。
三、CAIS與HAIS比較的現實意義
從上面的比較中，我們可以看到CAIS和HAIS有許多相似之處和明顯的不同之處。這些差異使我們在建立CAIS的過程中註意到以下幾個方面:
1，註意系統的初始化。評價壹個CAIS的好壞，可以根據系統處理的最終結果來判斷，即賬簿、會計報表的數據是否準確，過程控制是否有效。當財務軟件本身的程序和控制正常可靠時，數據輸出結果的正確性直接關系到系統的初始設置。因此，在系統初始設置時，應根據企業會計核算的需要，正確設置會計科目的系列和位長，建立規範的會計代碼體系；認真整理並錄入最明細科目的年初余額和本年累計金額；認真設置操作員姓名、用戶代碼和密碼，根據會計工作分工和內部控制要求，合理開放每個操作員的權限；正確設置企業的憑證類型和核算方法。、核銷方式、匯率核算方式、自動轉賬分錄、非法對應賬戶、各種外部設備類型。
2、科目代碼設置要力求準確完整。實行會計電算化後，科目代碼是CAIS最重要的代碼，處於核心地位。系統中會計科目的處理幾乎都是以科目代碼為基礎的，系統的操作都是根據科目代碼進行的。因此，合理設置科目和編碼非常重要。由於計算機處理的速度快、精度高，可以把會計科目劃分得足夠細，特別是根據報表中數據檢索的需要，適當設置科目的級數和位長，以獲得更詳細的會計數據。但應避免將科目代碼的級數和位長設置過長，不利於記憶和使用，也浪費存儲空間，應根據整個科目體系來確定。比如，如果只是個別科目需要分成更多的級數，就不必采用其他方法解決，而不是因為照顧個別科目而增加整個科目體系的級數。但如果同級科目細節較多，則不必通過適當增加級數來解決。系統運行後，很難修改或刪除科目。所以初始化的時候要慎重考慮，主體代碼要設置完整。壹般不應該在年中修改。
3.糾正憑證造成的錯誤。在CAIS，由於被審核的會計憑證是總賬、明細賬、日記賬、各種輔助賬戶和報表數據的數據來源，如果賬簿或報表數據有錯誤，就可以判斷會計憑證壹定有錯誤。修改不正確的憑證有三種方式:壹是在憑證未審核時發現錯誤，制單員可以直接修改；二是憑證經審核後發現有錯誤，審核人員應先取消審核標記，由編制人修改後再進行審核；第三，如果憑證過賬後發現有誤，則不能再修改。編制人應先編制紅字憑證，沖銷錯誤憑證，再編制正確憑證。紅字憑證和正確的憑證經過審核人員審核後，即可進行入賬，達到糾正錯誤憑證和賬簿數據的目的。
4.更正報告系統的初始設置。報表子系統的初始設置是CAIS中最復雜的工作。目前商業CAIS多采用通用報表程序，即系統提供接口，用戶定義報表名稱、表行類型、空表格式、數據源公式等。這樣，當報表格式或數據源發生變化時，只需修改原定義，無需修改系統內部程序，從而滿足各種用戶的需求。初始設置時，要求設置者充分了解報表編制原理和公式表達式的設置規則，尤其是數據取數的公式，因為很多公式中壹個符號的錯誤會導致報表數據的錯誤。如果發現報表數據有誤，先找出導致報表最終結果錯誤的錯誤數據項，檢查數據取數公式是否有誤。如果錯了，就改正。如果正確，則可以判斷賬簿或憑證數據有誤。根據錯誤的數據項公式，可以推斷出賬簿或憑證的錯誤，按照上面的改錯憑證的方法進行更正，然後重新生成報表。
5.註意CAIS的維護和安全。基於CAIS的特點，應定期進行維護，維護工作應伴隨整個運營階段，直至系統過時或報廢。維護的內容包括硬件設備、財務軟件、數據文件和各種編碼維護。除了硬件維護，上述維護工作可能涉及軟件維護，可見軟件維護是系統維護中最重要也是最困難的工作。軟件維護可分為三種:糾正運行中發現的程序錯誤的正確性維護，軟件外部運行環境發生變化時的適應性維護，因系統擴展或性能提高而修改軟件的完整性維護。同時要保護系統的安全性，可以通過建立會計組織系統的內部控制制度，定期修改和保密系統和操作人員的密碼，定期備份和保存數據，增強程序本身的自我保護能力來實現。