辦公自動化系統文件管理方案
1，檔案分類號，有序管理
對於大型企業來說，公司各類紙質檔案數量多，種類多，覆蓋面廣。比如公司證照、技術文檔、產品計劃等。，就要及時歸檔，科學整理。
1)歸檔:檔案員根據各部門提交的歸檔標準，收集有效的紙質文件和電子文件。文件相關信息可以通過excel批量導入到OA系統中。同時，OA系統中形成的重要文件會自動歸入檔案管理進行管理，無需重復篩選和錄入。
2)明確文件分類:根據企業文件分類的要求，編制分類目錄，將文件歸入其所屬的目錄，並維護相應的類別號；通過表單建模建立檔案類別，並以樹形顯示，更加直觀，方便維護人員維護類別。
3)文件編號生成:OA通過字段屬性自動生成文件編號，按照文件的類別+子類別+流水進行編號，從而實現每個文件都有歸屬，便於查閱，便於管理。
4)檔案盒管理:根據檔案分類，建立電子檔案盒，同類檔案放在壹個“盒子”裏。檔案員可以增加箱類，生成文件箱序號、公司名稱、文件箱標題、櫃號、備註、輸入人、輸入時間等信息。同時生成文件盒的書脊信息，可以打印卷內內容和文件書脊，方便查詢，實現網上歸檔。
5)檔案信息庫的建立:OA系統根據檔案的基本信息建立檔案信息庫。通過建模建立文件類別，通過文件狀態分組展示文件；為了控制檔案的整體情況，管理員可以在檔案信息庫中定期導出收集檔案、每月/每年收集和銷毀檔案的匯總數據。
6)檔案有效期管理:為了保證公司各類資質證書、證照信息在到期前能夠及時銷毀或更新，OA系統設置了到期提醒管理。文件到期時，系統會自動提示文件管理器，不需要逐個檢查是否到期，不易遺漏，效率高。
2、文件借閱管理流程。
1)文件查詢:實現快速的文件查詢是文件管理的目的之壹。在檔案信息庫中，可以根據檔案名稱、檔案編號、檔案狀態進行快速查詢。管理員可以參考具體的文件借閱詳情。
2)檔案借閱申請:借閱人填寫借閱單時，自動過濾已銷毀和已借出的檔案，只能選擇未借出的檔案。檔案借閱單需要填寫借閱日期和預計歸還日期，以便跟蹤。
3)跟蹤文件狀態:文件狀態根據流程的流向自動變化，無需人工修改。申請人提交後，對應信息狀態變更為借閱，操作後檔案管理員狀態變更為借閱，歸還確認後檔案管理員狀態變更為不借閱。在借閱狀態下，如果借閱者需要延期續借，可以通過選擇之前借閱過程中需要續借的內容，按下續借申請按鈕，快速發起續借。
4)文件借閱提醒:OA系統通過創建表單建模提醒功能，可以自動提醒借閱者逾期借閱。檔案員可以定義到期日期和到期前的提醒天數。借款人在預期歸還日期前兩天收到短信提醒，延期後每天壹次。如果借閱電子文件，OA系統會自動控制當前借閱者的可用時間，預計歸還日期後自動收回文檔訪問權限。
5)文件安全保護:為了保護文件安全和隱私，電子文件會下載水印，包括借閱人、借閱日期等。，保證公司的信息泄露可以被追究。
6)檔案借閱記錄:根據員工的借閱申請，自動形成檔案借閱記錄臺賬。根據各種查詢條件檢索借閱記錄系統的所有記錄，並壹鍵導出明細，方便統計。管理人員可以在OA系統中共享借閱記錄臺賬中的數據，根據各種資料的借閱次數和* * * *值更新或銷毀信息，提高檔案利用率，避免無效檔案占用資源。