作為機關幹部，要想提高機關公文寫作能力，成為公文寫作的行家裏手。要多研究，打好實踐根基，須做到：
（壹）登高望遠
人們常講，登高才能望遠。起草機關公文，也應做到這壹點。換句話說，就是要善於站在全局和理論的制高點上思考問題、提出對策，文以載道，突出文字材料的思想性，給人以啟示和***鳴。文章依賴“思想”而永生，因無“靈魂”而猝死。
寫材料首先壹定要註意提煉“思想”，善於站在講政治的高度，著眼全局看局部，不就事論事，把具體的東西理論化；善於緊密結合單位實際，既不違背上級精神，又能突出單位特色，把上面的精神具體化；善於運用新語言、新事例，不簡單“重復過去的故事”。
而是把傳統的東西現代化。實踐中，要註意把握好以下幾點：
壹是針對性。文字材料大都是圍繞問題展開的，問題是材料的基礎和靈魂。文字材料影響的大小，根本就在於是不是真正抓住了問題，是不是針對普遍存在的問題去寫的。如果是針對問題去寫的，影響就大，相反影響就小。
因此，必須註意抓問題，抓“壹碰就響”的問題，抓普遍存在的難以解決的突出問題。這就要求深入調查研究，以高度的敏感性洞察和分析問題，緊緊抓住影響和制約單位建設的主要問題，確立文字材料的主題思想。
二是要有概括性。要從局部的、感性的、表面的現象裏面跳出來，用全面的、理性的、辯證的分析提煉和升華思想，總結出來帶有規律性的東西。這種高度的概括性，是領導思想的精華，也是文字材料的“眼睛”，具有畫龍點睛的效果。
比如，有壹個材料，關於增進班子成員感情的概括就比較好：“感情好，有事不當事；感情差，沒事會找事。感情深，大事能化小；感情淺，小事能鬧大，大事能鬧炸。”非常給人啟迪、發人深省。而有的材料總的看上去不錯，但又覺得少點什麽，往往就是少幾句高度概括、很凝練的話，讓人打不下深刻的烙印。
三是要有深刻性。深刻性往往決定文字材料的思想性。分析問題要有深度，不滿足於抓住次要的、現象或枝節的東西，而是要了解主要的、本質的東西；不滿足於掌握事物外部的特征，而要挖掘事物的內在聯系；不滿足於眼前的結果，還要追蹤發展的趨勢；不滿足於掌握淺易的、粗線條的問題，還要鉆研疑難問題和考察細節。
要從眾多的矛盾中提出主要矛盾，從復雜的問題中提出核心、本質原因。只有這樣，寫出的材料思想性才深刻，才令人回味。四是要有獨創性。現在，文字材料中普遍存在的壹個毛病就是大話、空話、套話比較多，空洞無物，說白了就是“正確的大實話”的拼湊，上級文件的翻版，報刊文章的剪輯。
要增強文字材料的思想性，就要學會用自己的腦袋去思考，不依賴別人，不抄襲別人的成果，用自己的話去表達，不能人雲亦雲，趨奉迎合，確實能夠獨立地提出自己的見解。五是要有說理性。文字材料的主要功能是用來指導工作的，既要使大家聽得懂、聽得明白，又要便於大家準確地理解和貫徹執行。
這就決定了文字材料必須能夠透徹地講清道理，做到了這壹點，思想性也就在其中了。要把握好講道理的藝術，通常是既要符合上級精神，又要貼近單位實際
既要有對上級會議、文件精神的中肯評價和深刻理解，又要有變虛為實、變大為小、變抽象為形象、變原則為具體的本事；既要全面辯證，不顧此失彼甚至自相矛盾，又要準確生動，不離腔走板甚至脫離上級和黨委意圖另搞壹套，使人不得要領，感到莫名其妙。
有經驗的同誌，還常常寓事於理，用壹個典型事例說明壹個道理，把深刻埋在淺顯中，常常會使人得到多方面的啟示，收到意想不到的效果。
（二）“修煉”悟性
“內容人人看得見，涵義只有有心人得之，形式對於大多數人是壹秘密。”這是歌德對鑒賞藝術作品所講的壹段話，其核心思想是：無論創作藝術還是欣賞藝術，都離不開“悟”。
對於公文寫作來說，悟性也同樣重要。同樣的訓練、同樣的工作經歷，有些人的寫作水平只能停留在壹定的層面上，有的人卻能把公文寫作升華到藝術的境界。這裏面除了客觀的因素之外，最主要的差別還是體現在會不會“悟”上。
悟性是每個人都具有的壹種對事物的體會和認識能力，人與人悟性的差別主要體現在深淺上，公文寫作中悟性的深淺與每個人的“修煉”程度成正比。首先必須弄清楚寫公文目的是什麽？我們公文寫作，大到調研文章、工作報告，小到信息、簡訊，說到底都是為領導決策提供參考。
從這個角度考慮，公文寫作和其他文體寫作不同之處就在於：必須符合上級總體意圖。所以寫公文，只能在上級總體意圖的大框架內來寫，出了那個框架，妳就算跑題了。那就算文筆再優美，也得不了“高分”。
其實簡單說來是上級意圖，但落實到具體實踐，上級意圖包括國家宏觀政策、上級部門行政部署、本單位工作思路、領導對政策的個人理解，等等。這個需要妳在實際工作中去“悟”。如何提高“悟”性呢？從實用角度分析，就是寫作要註意要有針對性。
比如每個級別的報紙、刊物，都有要解決問題的層次；每個領導、編輯，都有各自的風格和對問題的理解，如果妳想得到他們的肯定，就不要孤芳自賞，壹定要加以研究。
妳想在哪裏發表、妳寫給哪個領導看，就把相關的報紙、刊物，或者把以前已經通過領導認可的文章找來，仔細的看，看的越多越好，研究寫法，查找規律。寫公文時，不要把寫文章的人當成自己，而是當成領導、編輯。
當然，壹些其他的報紙、刊物、網上的文章，妳認為寫的好的，也可以找來看和研究，但開始階段建議還是有高度針對性比較好。
而從長遠提高的角度來說，多閱讀壹些政治理論書籍，多關註國家、當地、上級、本單位、本部門等政策、措施，以及相關領導的觀點、思路，多了解時事政治，多思考深層次的原因，不斷提高自己的理論修養，會對自己準確把握某篇公文應該具有的度，會很有幫助的。
（三）悉心揣摩
公文不是用來記錄個人見聞的，也不是闡發個人見解的。而是秉承領導旨意、根據工作需要寫的。這就要求起草公文時，壹定要用心揣摩領導意圖、思維方向、關註的重點等等，想方設法把領導的思想和意圖理解準、領會透，而不能斷章取義、隨心所欲，更不能“另起爐竈”。
處處留心皆學問。要通過細心觀察、悉心揣摩、科學分析，努力去挖掘、擴展、完善、深化和延伸領導的意圖，力爭把感性的東西理性化、不完整的東西系統化。只有這樣，才能比較全面地理解和正確把握領導意圖，確保機關公文質量。
這就要求起草人用心琢磨領導的意圖、思維方向、關註重點等，全面掌握，悉心揣摩，掌握得越全面、越深刻，寫起來也就越順利，領導也就越滿意。
壹是積極擴展領導意圖。有的領導同誌交代意圖時，只是壹些初步想法，或僅僅從某壹個角度、某壹個側面提出問題。
遇到這種情況，起草人要從更多的層次和角度去思考問題，舉壹反三，擴展和延伸領導形成的基本觀點，對領導暫時未想到但又比較重要的問題補充進來，把領導簡單分散的意見擴充為比較全面、系統的意見，不能聽壹就是壹，機械呆板地領會領導意圖，切實把領導想說而沒有說出來的話完整地表達出來。
二是善於挖掘領導意圖。有的領導只是出個大題目，至於公文寫作中的具體問題涉及不多。碰到這類情況，起草人首先應主動和領導同誌商量研究，爭取領導的指導，深化領導的意圖，然後順著領導的思想脈絡，弄清楚領導要求寫什麽，為什麽要寫，要達到什麽目的，從而研究挖掘出更新更深的東西。
挖掘領導意圖時，起草人還要善於將主管領導的意圖與其他領導的意圖結合起來領會，集思廣益，體現集體領導和分工負責的原則。
三是努力完善領導意圖。公文寫作過程中，有的領導深思熟慮不夠，講得意見不甚明了、比較雜亂；有的壹時未想清楚、未說明白，只是壹些感性認識；有的不完全合理和必需；有的不集中、不完整。
對此，起草人要與領導多交流，善於提煉概括、拾遺補缺，慎重恰當地處理，合理地加以吸收、集中，把不確定的確定下來，把感性的東西上升為理性的東西，把不必要、不完整的加以剔除補充，把不清楚的問題講清楚，把不壹致的地方進壹步調整充實，從而比較全面、完整、準確地體現領導意圖，保證公文質量。
四是及時捕捉領導意圖。機關幹部有經常接觸領導和公文材料的方便條件，了解和捕捉領導意圖的途徑比較多，可以從主動詢問中獲得，從領導批示中領會，從批評表揚中領悟，從講話材料中把握，從積零為整中綜合。
尤其是與領導在壹起檢查工作、參加會議、研究材料，壹塊就餐、散步、閑聊時，要註意把領導談話中最新閃光點，特別是壹些新思想、新觀點，要不失時機的記下來，並進行歸納分析。因為這個閃光點或這些新思想、新觀點，很可能是領導對某個問題思考的新突破。
（四）量體裁衣
胡喬木同誌曾告誡機關的同誌：“寫文章用材料是為了說明觀點，文章寫出來叫大家看不清楚，就是不鮮明，就是材料與觀點沒有聯系好，每個觀點應該接著有事實作證明，不能證明觀點的事實不要用。”因此。
起草公文壹定要學會“量體裁衣”，也就是要切實處理好表達觀點與選用材料的關系。對於出思想、出經驗的系統性文字材料，不少人感到力不從心，這就需要認真地鉆研，努力做到鮮明清楚、綱舉目張。學習公文寫作要註意從以下幾個方面努力：
壹是要學習公文寫作的基本知識。公文在取材立意、布局謀篇上都有壹定的要求，特別是在文種、格式等方面有嚴格的規定，這些規定和要求壹般需要通過熟讀公文寫作書籍來掌握和了解。
二是要學習範文。模仿是學習的重要形式，要根據自己所從事的行業，選擇中央文件、領導講話、行業文件、單位歷史文件，報刊上影響較大的、公認的壹些好文章精心研讀，用心揣摩其思路及語言風格，細心體會其謀篇布局、形式特征。
三是觀察體會經驗豐富同誌的寫作過程。學習寫作很重要的壹條經驗，就是要認真體會領導同誌、有經驗同誌從立意構思到謀篇布局，從著手起草、反復修改到最終定稿的整個過程，領悟每壹個細節。
（五）借梯上樓
巴甫洛夫曾說過：“不管鳥的翅膀怎麽完善，它任何時候也不可能不依賴空氣飛向天空。事實和資料就是科學家的空氣，沒有它，妳任何時候也不可能起飛；沒有它，妳的理論就是無用的掙紮。”我國漢代恒寬說“厚其基而求其高”，宋代蘇軾說“厚積而薄發”，清代唐甄說“積多則神”。
荀子《勸學》篇裏面的“不積跬步，無以致千裏；不積小流，無以成江海”，講的都是知識、材料積累的重要性。對於機關幹部來說。要想把文字材料寫好，壹定要學會“借梯上樓”，善於積累和運用各種資料。第壹，善於積累材料。
“巧婦難為無米之炊”。積累是公文寫作的基礎。學習靠積累，積累也是壹種學習。公文寫作中的積累包括積累構思（文章結構）、公文語言、寫作信心和公文素材。
構思最難積累，需要有人指點、引領，需要寫作者用心分析，需要大量的實踐鍛煉。把握公文語言是指依據不同的文種使用不同的語言，特別是講話稿，要根據不同的講話人和聽眾確定講稿的風格，寫作時間長了就會形成語感。
積累寫作信心就是指在心理上從剛開始接受寫作任務時的誠惶誠恐，逐漸轉變為坦然面對、從容不迫。“手中有糧，心裏不慌。”材料的積累在公文寫作中至關重要，要努力讓自己公文素材的“糧倉”豐盈。在這裏介紹壹下筆者關於公文素材的“四類”積累法。
第壹類：政治理論、黨和國家的方針政策及法規類材料，特別是與本行業密切相關的理論和政策法規；
第二類：本單位現任主要領導及領導班子的工作思路、思想風格，單位的歷史傳統、文化和理念，特別註意掌握領導講話類材料等；
第三類：本單位主要業務方面的材料、本行業基本材料和前沿情況；第四類：行內行外、國際國內與業務有關的學習型、啟發型材料。
做到“三勤”
壹要勤讀有字之書，向書本學。現在是信息社會，媒介發達，電子的、紙質的報刊、書籍比比皆是，應有盡有，學習、積累起來十分方便。我們壹直倡導創建學習型辦公室，倡導辦公室人員每人每年至少讀兩本書，根據實際和需求讀好書。要有“讀書破萬卷”的精神和毅力。
具體怎麽讀？讀什麽？要根據自己的目標和情況確定，有的要細讀，有的要略讀，有的瀏覽壹下就可以了。辦公室工作有讀書的時間，也有這方面的條件。中央重要文獻、上級文件、領導講話等我們都要細讀，要認真細致地研讀消化，轉化為自己的東西。
平常沒有總結和積累，到時腦袋裏空空，筆記裏空空，資料櫃裏空空，電腦裏也空空，是寫不出好材料的。
二要勤讀無字之書，向實踐學。人人是老師，事事是教材，處處是課堂。文字寫作不能只靠書本上學，必須從實踐中學。要學習別人吃苦耐勞的精神、良好的寫作習慣、正確的思維方式和科學的觀點方法，借鑒融合各種經驗、知識，批判地吸收、摒棄地繼承，這也是較快吸收和轉化的途徑。
要善於在實踐中積累知識、素材和經驗。會寫材料的人都有自己的秘籍、方法、經驗，都是平時積累的。手頭和腦子裏空空，寫出來的東西肯定也是七拼八湊，領導不認可、不采用。
從行業的角度講，不接觸實際，不了解生產流程，不懂得管理過程，不把握行業特點，寫出來的材料就會只有華麗的詞藻，沒有針對性、指導性和實用性，只能是言之無物、空洞乏味。
三要勤於實踐練習，多加鍛煉。要善於觀察和思考，學會用哲學的觀點和辯證的方法去觀察問題、分析問題，寫出來的東西才有理論水平和科學觀點，才能指導工作、解決問題。寫筆記、記日誌，組織命題寫作、文章點評等，都是提高寫作水平的有效方法。
要有刻苦的精神，肯吃苦、能吃苦，不怕壓擔子、接任務。真正好的材料是逼出來的、壓出來的，必須嚴要求、壓擔子，這個問題不解決，就永遠培養不出自己的文字人員。辦公室當前存在壹個現象，就是能寫材料的人總有寫不完的材料，不能寫材料的人總沒有材料寫。
實際上，有材料寫是鍛煉自己的好機會、提高能力的好機會，也是展示自己的好舞臺，最好不要輕易讓給別人。