第2章 格式化文檔技巧
不論是用筆還是用電腦撰寫文章，最重要的肯定是要言之有物。但除了內容之外，形式也是很重要的。尤其是使用文字處理軟件撰寫文章、專著，如果懂得如何快速、巧妙地設置格式，不僅可以使文稿樣式美觀，更可以加快編寫速度。而如果不懂得這些基本的格式化手段，編輯起文稿來，就會感到處處受到束縛，寫作過程也難以順暢，影響工作效率。
2.1 格式化字符技巧
字符可以是壹個漢字，也可以是壹個字母、壹個數字或壹個單獨的符號，字符的格式包括字符的字體、大小、粗細、字符間距及各種表現形式。
簡單的字符格式可以通過工具欄上的按鈕來進行排版操作，如，設置字體加粗，可以單擊工具欄上的按鈕
來實現、設置字體字號，可以單擊工具欄上的字號下拉列表按鈕
來選擇字號等；也可以通過快捷鍵來完成，如，選擇字體下劃線，可以單擊下劃線按鈕或在下拉列表中選擇下劃線的線型。
但是，壹些特殊的字體必須通過字體對話框才能完成設置。如果要制作出更具有藝術性的字符效果，如，變形字體、旋轉字等，可以通過藝術字來完成。使用格式工具欄格式化字符可以設置壹些簡單的字符格式。
2.1.1 隨意地選擇字號
選擇字號方法很簡單，單擊常用工具欄上的 下拉列表按鈕，在字號列表中選擇或輸入字號。
字號的表示方法有兩種，壹種是中文數字，數字越小，對應的字號越大；另壹種是阿拉伯數字，字號越小，字符也就越小。字號的單位為磅，用毫米換算的方法為：1毫米=2.83磅；磅與號的換算單位是：1磅=1/72英寸，1英寸=21.4毫米。
在Word中，表述字體大小的計量單位有兩種，壹種是漢字的字號，如初號、小初、壹號、…七號、八號；另壹種是用國際上通用的“磅”來表示，如4、4.5、10、12、…48、72等。
中文字號中，“數值”越大，字就越小，所以八號字是最小的；在用“磅”表示的字號時，數值越小，字符的尺寸越小，數值越大，字符的尺寸越大。1磅有多大呢？2.83磅等於1毫米，所以28號字大概就是壹厘米高的字，約相當於中文字號中的壹號字。
在Word環境下，也可以打印大標語、大橫幅剪字時所需的足夠大的“大”字體。事實上，Word中最大字體可達“1638磅”！說到“磅”值，在這裏就有必要說說中文Word中漢字字體的計量問題。
中文字號就是這十六種，而用“磅”表示的字號卻很多，其磅值的數字範圍為1~1638，也就是說最大的字號可以是1638，約58厘米見方，最小的字號為1，三個這樣的字加起來還到到壹毫米寬。壹般A4紙可容納的最大字的磅值為630左右，在實際使用過程中可以根據需要來設置字的大小，想要特大字，或是袖針小字都可以。
中文Word對字體的的大小同時采用了兩種不同的計量單位，其中壹種是我們常說的以“字號”為計量單位，如常用的“初號、小初、壹號……七號、八號”等；另外壹種則是以國際上通用的“磅”為計量單位，如“5、5．5、6…48、72”等。“字號”與“磅”的對應關系見表2-1所示。
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壹般用戶都認為中文Word中的字體，有“初號、小初、壹號……七號、八號”和“5、5．5、6…48、72”等，“大”與“小”***16種之多。其實不然，Word文檔中字體的“磅”值，是“數字必須介於1和1638之間”。而且，我們在工具欄上的字號欄內能夠輸入整數和小數點後為“0”或“5”的數值。因此，從理論上講，Word中字體的“大”與“小”***有（1638＋1637=3275）種之多。
A4幅面的紙張上容納的最大字的磅值為630左右。“自定義”（55．87cm×55．87cm）幅面的紙張，也包不住大於1181磅的字。因此，在使用Word時，可以根據實際需要利用“磅”來設置字體的任意“大”、“小”，而不必埋怨Word中無“特大”字了。
其實在任何壹個版本的Word中都能隨意設定字號，且操作簡單。其操作方法是：
（1）將需設定字號的文字選中後。
（2）單擊格式工具欄的字號下拉列表框。
（3）在列表框中選中所需要的字號，或者鍵入所需的字號磅值（如300），然後按回車即可。
用上述方法設定的字號，只能在1至1638之間。即用Word打印（顯示）的方塊漢字，其邊長最小為0．35毫米，最大可達57．78厘米。此外，字號允許在小數點後第壹位上加個“5”。
2.1.2 選擇字形效果
有時候為了強調和突出內容，可以通過改變字形來實現，如，粗體和斜體等。也可以將效果同時使用，
在格式工具欄中，設置字形的按鈕呈點亮狀態表示應用字形效果。否則表示取消使用字形效果。
大家對於常見的字符格式，如加粗、斜體、下劃線等壹點也不陌生。但是，如果妳不了解它們的快捷鍵，而是用鼠標點擊工具欄按鈕來設置的話，那麽還是影響速度。花很少壹點時間記住並熟悉它們的快捷鍵，肯定會給妳的工作帶來更多的便利：
加粗——“Ctrl ＋ B”——含義：B = Bold 粗體
斜體——“Ctrl ＋ I”—— 含義：I = Italic 斜體
下劃線——“Ctrl ＋ U”——含義：U = Underline下劃線
2.1.3 調整字符的寬與高
設置壹些簡單的字符格式可以使用格式工具欄格式化字符，但壹些特殊的字體必須通過如圖2.1所示的字體的字符間距對話框才能完成設置。
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使用菜單命令也可以設置簡單中字符格式，但方法與使用工具欄設置雷同，下面介紹調整字符的寬與高。
在壹些特殊的排版中需要設置字符的寬與高有壹定的縮放比例，從而得到如圖2.2所示的字符的縮放效果。
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操作步驟是：
（1）在字體對話框中，單擊字符間距選項卡。
（2）在縮放下拉列表框中選擇需要縮放的比例，也可以直接輸入百分比的數值，如圖2.3所示。
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（3）最後單擊確定按鈕即可。
選擇越大於100%的比例，得到的字體就越趨於寬扁；選擇的縮放比例越小於100%的比例，那麽得到的字體就越趨於瘦高。如選擇100%，則表示沒有縮放。
2.1.4 調整字符的間距
調整字符的間距也很實用，如在小篇文檔中，為了適應排版的需要，當有壹段文字占用了二行，第壹行是滿行，而第二行僅占用1~2個字符，這時為了調版式，想讓這段文字僅占有壹行。就可以使用緊縮字符間距的辦法來實現。同樣，如果壹行文字剛好占用壹行滿行，要把它占用兩行，也可以加寬字符的方法來實現。操作方法是：
（1）選中要調整字符間距的整段文字。如圖2.4所示。
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（2）在打開的字符間距選項卡中，在間距下拉列表框中選擇緊縮或者加寬選項，再在磅值微調框中輸入緊縮的磅值，如圖2.5所示。壹般為0.1磅到2磅之間，少於0.1磅可能不發生作用。在這個範圍內縮放的文字在文檔中用肉眼是不容易發覺的。
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（3）最後單擊確定按鈕。結果如圖2.6所示。
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圖2.6 調整字符的間距的效果
另外，Word還提供了利用設置文字的寬度來調整字符間距的辦法。方法是選擇需要調整寬度的文字，單擊格式|調整寬度命令。在打開如圖2.7所示的對話框中，輸入需要的寬度。單擊確定按鈕。如要取消調整寬度的效果，可再次打開該對話框，然後單擊刪除按鈕就可以了。
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圖2.7 調整字符寬度
2.1.5 更改英文大小寫字母
可以使用多種方法來更改英文大小寫字母。
1．使用菜單方法更改大小寫
（1）單擊格式|更改大小寫命令。
（2）打開如圖2.8所示的對話框。
此主題相關圖片如下：524152.jpg
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圖2.8 更改大小寫對話框
（3）選擇要更改字母的切換項目，如單擊切換大小寫單選按鈕，則將所選內容中所有大寫字母都改為小寫或進行相反轉換。如單擊詞首字母大寫單選按鈕，則將所選內容中每個單詞的首字母都改為大寫。如選擇大寫單選按鈕，則將所有選定的文字都改為大寫字母。如選擇小寫單選按鈕，則將所有選定的文字都改為小寫字母等等。
2．使用快捷鍵更改英文大小寫
反復使用下述的快捷鍵，可以在應用或取消大小寫字母之間進行切換。
（1）快捷鍵Ctrl+Shift+K：設置為小型大寫字母，如，ACTIVEWINDOW
（2）快捷鍵Ctrl+Shift+A：設置為全部大寫字母，如，ACTIVEWINDOW
（3）快捷鍵Shift+F3：在全部大寫字母、全部小寫字母及第壹個字符大寫3種狀態間切換。
3．使用對話框設置英文的大小寫
（1）單擊格式|字體命令，打開字體對話框。
（2）選擇字體選項卡。
（3）在效果選項組中有兩個復選框可以選擇，即小型大寫字母和全部大寫字母兩復選框，如圖2.9所示。
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圖2.9 使用對話框設置英文的大小寫
2.1.6 設置文檔的度量單位
Word中的度量單位有厘米、毫米、磅（1厘米約等於28．35磅）、英寸和十二點活字（1個十二點活字等於12磅）五種。如要使用不同的度量單位，可以按照下面方法設置：
（1）單擊工具|選項命令。
（2）選擇常規選項卡。
（3）在度量單位下拉列表中選定需要的壹種度量單位。如圖2.10所示。
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圖2.10 度量單位
度量單位列表框的下面還有壹個使用字符單位復選框，如果將其選中，無論選定了哪種度量單位，視圖標尺上的刻度值是“字符”；即在選擇“格式”菜單中選擇“段落”命令，打開“段落”對話框，在其中的“縮進和間距”選項卡上的“縮進”以“字符”來度量，“段前”、“段後”以“行”來度量
2.2 格式化段落技巧
段落指的是以按Enter鍵為結束的內容。因此段落可以包括文字、圖片、各種特殊字符等。壹般情況下，文本行距取決於各行中文字的字體和字號。如果某行包含大於周圍其他文字的字符，如，圖形或公式等，Word就會增加該行的行距。
如果刪除了段落標記，則標記後面的壹段將與前壹段合並，並采用該段的間距。
排版的時候，如果懂得如何快速、巧妙地設置格式，不僅可以使文稿樣式美觀，更可以加快編寫速度。而如果不懂得這些基本的格式化手段，編輯起文稿來，就會感到處處受到束縛，排版過程也難以順暢，影響工作效率。如使用樣式可以省少排版的工作量。
2.2.1 讓段落首行縮進
首行縮進是Word提供的壹種特殊的樣式——正文（首行縮進兩字），也就是在段落的首行縮進兩個字符。在Word中文版中，使用了壹種字符測量單位。這樣，可以以字符為單位測量壹些段落格式設置，如，縮進、頁邊距、行距、字符間距等等。這對於中文文字的處理特別有用，因為在日常寫作中有在段落起始處縮進兩個字符的習慣。如果以字符為單位，就不必擔心因改變了字體、字號等造成格式上的混亂。
壹篇文檔是否選用首行縮進功能，除了使用樣式設置外，還可在段落的縮進和間距選項卡中進行設置。
在如圖2.11所示的對話框中，可以在“特殊格式”下拉列表框中可以設定設定“首行縮進”或“懸掛縮進”格式。
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