各國團組或個人向外國駐華使領事館申辦簽證時，證件、資料包括：
1、提供有效的護照；
2、提供國外邀請函電；
3、提供申請人的照片(照片應與護照相壹致)；
4、填寫外國簽證申請表格；
5、因公務出國，由省、市、自治區外事辦或中央部委外事局備妥致前往國家駐華使領館的照會或函件；
6、準備好簽證費。
各國駐華使館對申請簽證所持邀請電函的要求不盡相同，但大體有以下幾點：
(1)、邀請函電必須是前往國本土發來的，有邀請人親筆簽署的信函原件，邀請信上要註明邀請人的地址、電話。
(2)、邀請函電上必須註明團組人數、成員姓名、訪問目的(訪問目的要詳細，不能只說 考察培訓等，要寫明具體內容)、停留期限(停留期限是寫某年、某月、某日到達，到達後停留多長時間；或寫從某年、某月、某日到某年、某月、某日出境)、出訪費用由何方負擔。如系外方負擔全部費用，應給予寫明；如系外方負擔部分費用，則應寫明負擔哪壹部分費用。
(3)、邀請信函不得做任何改動，即使是邀請人本人對其內容進行修改也應重新發出邀請函，不得塗改後復印，否則會引起外國使領館的誤解，甚至會影響到簽證人單位的信譽。 有些國家對入國簽證有特殊要求，如赴日本的團、組或人員需提供日方《入國理由書》、 《身元保證書》、訪問日程表等。
外國使領館對送交申請簽證的護照有以下要求：
(1)、護照必須有效。送交外國駐華使領館的護照有效期必須在6個月以上，如有效期不足6個月，外國駐華使館將不予簽證。
(2)、持照人必須在護照上簽名。
因私人員申請簽證途經：
本人直接或通過旅行社簽證處向外國駐華大使館申請，所需材 料如下（僅供參考，以各使領館規定為準）：
1、護照正本：須簽名，並離申請回國日至少有6個月的有效期。
2、照片若幹張：2寸，應與護照壹致。
3、邀請函：傳真件或正本原件。須由本土發出。
4、簽證表：以英文或前往國文字填寫，可復印。
5、身份證：復印件，有些國家要求交驗原件。
6、全家戶口本：正反面復印件。
7、公司/單位任職證明：英文或前往國文字打印在公司信函紙上，說明職務，部門，月薪，準假和承擔費用。
8、營業執照副本復印件：註冊資金最好不低於50萬。
9、名片兩張：中英文。
10、公司/單位宣傳冊：體現規模與實力。
11、銀行存款證明：本人3個月以上定期存款，2萬元以上人民幣或等值外幣
12、房產證：產權為申請人及其配偶或父母。
13、購車發票：所有人為申請人及其配偶或父母
14、持有股票，證券等證明 往返機票或確認14單酒店定單
15、詳細旅程
16、海外保險證明
17、旅行社擔保書
18、簽證申請費（無論簽證與否，均不退還，只有美國等少數國家收取）
因公人員申請簽證途經：
由外交部，中央各部委的外事局（司）或經授權的並經外交部 同意的局級單位的外事部門以及各省，直轄市，自治區外事辦公室申辦。申辦程序如下：
1、提供有效的因公護照（簽字，有效期6個月以上）
2、提供必要的證件（邀請函），邀請函要求：
（1）、必須是本土發來，有邀請人親筆簽名的信，函原件或復印件（各國規定不同）邀請函上要有邀請人的地址，電話。
（2）、邀請函上必須註明團組人數，成員姓名，性別，出生日期，工作單位，職務，訪問目 的（詳細的考察培訓內容），停留期限（具體抵離日期，天數），出訪費用由誰負擔等 .
（3）、不得塗改。
（4）、有特殊要求的國家（日本，德國等，見後邊相關解釋）
3、照片
4、填寫申請表（有的國家不填）
5、申辦單位要審核有關批件，護照，邀請函等有關證件及簽證表填寫是否正確。
6、申辦單位備妥致前往國使領館照會或函件。
7、簽證費
8、送交，等待簽證。
入境許可證明
入境許可證明，是指各國入境主管機構針對各種入境申請者簽發的不同類另物證明材料， 包括允許移民者入境的批準書，高等院校錄取的入學通知書以及同意謀職者入境的勞工證明等。入境許可證明是壹種表明接受單位或主管當局表示同意的證明，也是批準入境的重要手續。
壹些國家實行入境許可制度，即首先由邀請者代申請者向入境國家的主管機關提出申請，說明入境申請者的身份、雙方的關系和入境理由等。如果符合入境條件，主管部門便簽發壹份入境許可證明。這種入境許可，壹般都寫明申請者的姓名、性別、國籍，並註明入境的停留期限。
壹些國家實行入境擔保制度，凡是以親友關系申請入境的，都要具備法定的生活擔保證明。生活擔保證明除了要註明雙方關系外，還要寫明擔保人的財產情況，以表明擔保人有足夠的資產可為入境申請者作擔保，能夠承擔入境者的往返旅途費用，負責解決入境者在該國居留期間的住宿費用，保證入境者不會成為入境國公眾的負擔，並且保證入境者在簽證期滿時能夠按時離境，返回原居住國。生活擔保證明必須經公證認定後才有效。
有些移民國家頒發壹種勞工許可證或工作許可證，即未來的雇主為入境申請者向主管勞工的部門，申辦雇傭許可手續。勞工許可證上記錄被雇傭者的姓名、性別、國籍、將從事的職業、就業年限及報酬數額等。
每個國家對入境留學的申請者，發給入學通知書或入學許可證。上面寫明申請者的姓名、性別、接受學校、專業名稱、報到入學時間及地點、留學的年限等。
具體辦理外國入境許可的程序如下：
(1)、申請者向國外的親友聯系說明出國意圖，是想赴該國旅遊、探親，還是自費留學或工作等，如果征得國外親友的同意，要立即將自己的詳盡情況告知國外的親友，並將壹些有關的文件準備齊全。
(2)、親友向主管部門申請。國外的親友根據出國者的意圖，根據不同的類別向本國的主管部門提出申請。
(3)、獲得相關的許可證明。主管部門經核準，認為申請者符合入境條件，便發給申請者入境許可證明。需要經濟擔保證明的，國外親友辦好生活擔保書。如移民國外的，由國外的親友辦理好移民入境許可證明。
(4)、申請者持入境許可證明和相關證明，到前往國駐華大使館申請入境簽證。
申辦外國簽證的途徑
同中國已建交的國家中，大部分都已在中國建立了大使館或領事館。大使館設在首都北京，總領事館設在經濟發達的中心城市，如上海、廣州、沈陽、成都等。壹些未建立使、領事館的國家，或在香港設有領事館，或已委托其他國家的使領館代辦領事業務。
中國公民因私出國申辦外國簽證大致有三種途徑：
(1)、本人直接向外國駐華大使館申請辦理；
(2)、委托中國旅行社的簽證處申請辦理；
(3)、由外國親友直接向該國當地移民局申請入境許可證明。
以上三種方式的采用要視情況而定。如本人情況熟悉，大使館又受理個人申請的，可以本人直接向該國駐華大使館、領事館申請簽證；有的國家在中國沒有設大使館，則應由國外親友在當地辦理入境許可證明，獲得批準後，再由親屬寄給申請者，申請者即可持護照和入境許可證明，與前往國駐香港總領事館或被授權的有關國家駐華使館聯系辦理入境簽證
中國公民因公務出國人員，根據本單位的所屬關系，應將有關材料送交下列機關對外申辦簽證，出國人員個人不得自行前往外國駐華使領館申辦簽證。
1．由外交部、中央各部、委的外事局(司)，或經其授權的並經外交部同意的局級單位 的外事部門，向駐華大使館申辦；
2．由各省、直轄市、自治區外事辦公室對外申辦。
因公出國人員向外國駐華領事館申辦簽證時，要將申辦簽證的有關材料，由中央各部、委、局的外事局或省、市、自治區外事辦公室，出具致該國駐華大使館、領事館的照會或函件辦。 外國駐華大使館、領事館都負責辦理前往他們國家的簽證事項。但是每個國家的駐華大使館和領事館對申請前往他們國家簽證是有分工的。
外國駐華領事館負責辦理其領區範圍內人員申請前往他們國家的簽證；外國駐華大使館負責辦理其駐華領事館的領區以外國人員申請前往他們國家的簽證。如雲南省屬美國駐成都總領事館的領區，雲南省內因公務赴美的出國人員，要將有關材料送交省外事辦公室，由他們發出致函給美國駐成都總領事館的照會或公函，向該總領事館申辦。
在中國設有領事館的只有美國、加拿大、日本、泰國等少數幾個大國，多數國家只有北京設有大使館。因此，申辦簽證的出國人員，有必要事先了解妳前往國家駐華大使館、領事館及管轄地區。
申辦簽證的程序
中國公民申辦外國簽證，無論采取哪壹種方式，是委托代辦，還是自己直接辦理，壹般都需要經過下列幾個程序：
(1)、遞交有效的中國護照。
(2)、繳驗與申請事由相適應的各種證件，包括前往國的入境許可和我國公證機關出具的各類有關證明；
(3)、填寫外國簽證申請表格。簽證不同，表格也不同，有的要用外文填寫。同時繳付本人照片，必須和護照上的照片壹致。
(4)、同前往國駐華大使館或領事館官員會見。有的國家規定，凡移民申請者必須面談後，才能決定；也有的國家規定，申請非移民簽證也必須面談。
(5)、大使館或者領事館，將填妥的各種簽證申請表格和必要的證明材料，呈報國內主管部門審查批準。有少數國家的使領館有權直接發給簽證，但仍須轉報國內備案。 (6)、前往國家的主管部門進行必要的審核後，將審批意見通知駐華使領館。如果同意，即發給簽證。如被拒絕入境，也會通知申請者本人。
(7)、獲得批準者向有關國家的駐華使領館繳納簽證費用。壹般來說，移民簽證費用多，非移民簽證費用少。也有些國家根據互免簽證費