房地產開發公司資料員的工作職責

下面估計妳用的到。5.14 檔案管理制度 1.0 主要內容及適用範圍 規定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統計、銷毀等管理內容。客戶檔案管理執行《客戶檔案管理制度》。 2.0 檔案的管理機構 2.1 文書結案後,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。 2.2 各經辦部門或個人視實際需要,經有關領導批準後可留存影本。 2.3 檔案室主要職責: 2.3.1 制定或參與制定檔案工作的規章制度; 2.3.2 對企業其他部門文件材料的歸檔工作,進行指導和監督; 2.3.3 做好企業檔案的收集、整理、保管和利用工作; 2.3.4 做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作; 2.3.5 提高檔案管理的水平和技術,逐步實現檔案管理現代化、科學化。 3.0 檔案的種類 3.1 法規性文件。包括上級頒發、需企業執行的,或由企業發行的各種標準、規章制度等。 3.2 企業的重大決議。包括由企業股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。 3.3 計劃性文件。包括企業總體計劃或規劃、開發計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。 3.4 總結性文件。包括企業年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。 3.5 批示性文件。包括企業各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及企業各類命令、工作指示等。 3.6 憑證性文書材料。包括企業各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證,如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文本。 3.7 證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。 3.8 匯報性文書資料。包括企業上報各級主管部門的文件資料和相關統計表,以及公司領導在外部公***場合發言、匯報或發布的各類文書資料。 3.9 勞資人力資源資料。包括企業下屬各部門的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。 3.10 聲像制品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學習、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。 3.11 題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。 3.12 技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。 4.0檔案管理的基本程序 包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨立,但又相互制約。 5.0 檔案的收集。 就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關規定,有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動中產生的有保存價值的各種材料,由辦公室及企業下屬部門和個人定期協同檔案室進行整理、立卷、歸檔。 5.1 立卷歸檔的範圍:凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料,均應立卷歸檔。 5.2 立卷歸檔的時間 5.2.1 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應在三日內遞交辦公室立卷歸樓。 5.2.2 對於某些專門文件,或駐地分散在外的個別業務部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。 5.3 立卷歸檔的要求 5.3.1 各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內,把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。 5.3.2 移交檔案要填寫移交清單,移交清單壹式二份,雙方簽字後各執壹份。 5.3.3 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在壹起 5.3.4 立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標題,把案卷內容表達出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,註明保管期限。 5.3.5 填寫案卷壹律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。 5.3.6 立卷應以本部門形成的文件為主,根據文件形成的特點,保持文件間的歷史聯系,適當照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。 5.3.7 立卷應以部門為主,結合其他特征的方法組卷,把有密切聯系的文件組合在壹起。 5.3.8 立卷應把上級文件與本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。 5.3.9 立卷歸檔後,發現需立卷的文件資料,可按立卷原則進行插卷。 5.3.10 文件組成案卷後,卷內文件應按照壹定規律進行排列,系統地反映問題,做到查找方便。 5.3.11 各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,並保持其完好無損。 5.3.12 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。 6.0 檔案的借閱 6.1 檔案主要供本企業利用,壹般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,並經公司領導批準,可查閱無密級檔案。 6.2 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作範圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案,須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準,方可借閱。 6.3 檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全,不得私自影印、復制、翻印,不得擅自拆散、調換、抽取、汙損、加標註證,不得轉借,如有違紀,酌情處罰。 6.4 對珍貴或易損的檔案,應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對,與原稿無誤後,註明檔案編號,然後提供使用。如有必要,給復制件加蓋公章,以示復制不會有誤。 6.5 必要時,檔案室應對所提供檔案出具證明,證明材料寫好後應仔細校對和審查,加蓋檔案室印章後才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。 6.6 檔案壹般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經有關領導批準並辦理借閱手續。如延長借閱時間,須辦理續借手續。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。 6.7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據檔案的價值和數量報公司領導批準後,責令其賠償壹切損失。 7.0檔案保密要求 7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心,加強保密意識,雙方***同做好保密工作。 7.2 檔案分壹般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。 7.3 有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級檔案復制時,需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。 7.4 有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經辦公室主任或副總以上領導批準。 7.5 對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作壹般檔案管理,及時提供利用。 7.6 外來參觀人員,統壹由負責接待人答復問題和辦理所需材料。 7.7 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密,應根據情節輕重,給予紀律處分,直到依法追究刑事責任。 7.8 企業在職工作人員調離本企業時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,並退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字後,才能調離。檔案管理員調離,應由辦公室主任監督辦理,檔案交接之後,方能調離。 8.0 超期檔案的銷毀 8.1對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經辦公室主任和檔案形成部門領導***同鑒定,報分管副總批準後,按規定銷毀。 8.2 經批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。 8.3 銷毀文件必須在指定地點進行,並指派專人監銷,嚴禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀後,監銷人應在銷毀註冊上簽字。 9.0 檔案的保管 檔案保管工作應做到四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時,應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對破損檔案應及時修補。