在軟件的生產過程中，總是伴隨著大量的信息要記錄、要使用。因此，軟件文檔在產品的開發生產過程中起著重要的作用。
1)提高軟件開發過程的能見度。把開發過程中發生的事件以某種可閱讀的形式記錄在文檔中。管理人員可把這些記載下來的材料作為檢查軟件開發進度和開發質量的依據，實現對軟件開發的工程管理。
2)提高開發效率。軟件文檔的編制，使得開發人員對各個階段的工作都進行周密思考、全盤權衡、從而減少返工。並且可在開發早期發現錯誤和不壹致性，便於及時加以糾正。
3)作為開發人員在壹定階段的工作成果和結束標誌。
4)記錄開發過程中的有關信息，便於協調以後的軟件、開發、使用和維護。
5)提供對軟件的運行、維護和培訓的有關信息，便於管理人員、開發人員、操作人員、用戶之間的協作、交流和了解。使軟件開發活動更科學、更有成效。
6)便於潛在用戶了解軟件的功能、性能等各項指標，為他們選購符合自己需要的軟件提供依據。文檔在各類人員、計算機之間的多種橋梁作用中看出：既然軟件已經從手工藝人的開發方式發展到工業化的生產方式，文檔在開發過程中就起到關鍵作用。從某種意義上來說，文檔是軟件開發規範的體現和指南。按規範要求生成壹整套文檔的過程，就是按照軟件開發規範完成壹個軟件開發的過程。所以，在使用工程化的原理和方法來指導軟件的開發和維護時，應當充分註意軟件文檔的編制和管理。PS：軟件開發文檔包括：操作手冊維護修改建議軟件需求（規格）說明書開發文檔軟件需求（規格）說明書數據要求說明書概要設計說明書詳細設計說明書可行性研究報告項目開發計劃管理文檔項目開發計劃測試計劃測試報告開發進度月報開發總結報告