格式化單據通常包括公司名稱、地址、聯系方式、日期、發票號碼、商品名稱、數量、價格、稅率、總金額等基本信息，具有標準化和規範化的特點。格式化單據可以減少人工操作，提高工作效率，降低錯誤率。它也便於管理、查閱、統計，確保商業交易和財務記錄的準確性和完整性。例如，在財務領域，格式化單據主要包括發票、收據、付款憑證、結算單、報銷單等；在銷售領域，格式化單據主要包括銷售發票、采購訂單、銷售報價單等。
格式化單據是企業在日常經營中重要的文書，同時也是企業管理的重要工具。通過這種文書，企業可以對業務流程進行準確記錄和跟蹤，快速查找和分析財務、成本、銷售等信息，幫助管理人員及時制定決策，並對企業內部管理實施進行有效的監控。