壹、註意主辦方負責人員要提前到場監督
按照活動規模的不同，活動執行公司會在活動開始前進行會場布置，首先建議主辦方應該安排專門人員提前到場協助和監督布置工作，方便在發生突發事件時能夠協助處理以及必要時或使用預備方案。同時，專員可以代表主辦方與現場工作人更好的溝通及實踐，以確保細節不出差錯，若活動中有演出節目，負責人還要註意負責提醒演出隊伍盡快進行彩排、測試設備等工作。
二、註意重要領導貴賓招待事項
活動執行公司強調如條件允許，應為參與活動的領導、貴賓準備貴賓休息室和茶點以避免領導、貴賓過早到場而無所事事尷尬局面，同時這樣安排也為他們的交流談話提供了場所。活動現場的桌椅等也應該有章可循，按照壹定的次序進行排放並將席卡放到對應的領導、貴賓桌位上，同時，活動期間領導、貴賓發表演講的先後次序也是有講究的，註意別顛倒；現場攝像攝影在拍攝領導、貴賓過程中應註意閃光燈等設備亮度。
三、註意處理好活動中的細節問題
活動開始後，主辦方專員應繼續跟進工作特別是和執行公司保持溝通，並且執行方要註意提前把活動中的所需事物準備到位，隨時觀察現場的情形以便視情況而做好多手準備來應對各種突發事件。