正確理解買家來信的確切意思，如有歧義，立即寫信給客戶請求理解，避免壹知半解。作為供應商，妳要把自己的意思表達清楚、準確，把自己的公司介紹清楚，用更有說服力、更準確的數據，避免含糊不清、模棱兩可。
2、全面:全面徹底的回答買家各方面的詢問。
包括買方的所有問題和利益；另外，郵件本身的結構和內容也要完整。很多人在寫郵件的時候喜歡即興發揮，往往內容簡單，結構松散。有時在電子郵件中會使用網絡上流行的符號和縮寫，這在正式的商業交易中是不可取的。
3、具體:越具體越好，這樣越方便買家做決定。
通常買家也有自己的客戶或用戶，也需要向客戶傳遞明確具體的信息。所以如果內容不詳細，肯定會導致買家或者買家的買家再次發函詢問，耽誤大家的時間和精力。
4.整潔:電子郵件應該像傳統的商務信函壹樣整潔清晰，無論是排版還是句子，應該使用不太難的單詞或表達方式。
5.禮貌:禮貌的重要性不言而喻，但商務禮貌不同於日常禮貌。