1.第壹個編碼可以取自公司logo代碼，比如百度，編碼的第壹位可以用"B"或“D”,本次采用“D”作為文件編碼的第壹個編碼。
2.第二個編碼，可以用代表公司文件的編碼，根據想代表的意義不同，根據各自需要設置。比如可以用"QB"代表企業標準，也可以用“WJ”表達公司文件的意思，本次采用"WJ"，至此文件編碼已經編至：DWJ。
3.第三個編碼，可以代表文件發放部門，比如辦公司發放的文件可以用“O”，銷售部門發放的文件可以用"S"等，第三個編碼與前兩個編碼之間用"/"或"-"隔開，表示編碼的不同，本次采用“/”，假定為銷售部門文件，至此文件編碼已經編至：DWJ/S。
4.第四個編碼，可以代表公司文件ISO體系文件中的文件級別。比如公司手冊類壹級文件用A，程序文件等二級文件用B，操作、標準類等三級文件用C等，第四個編碼與前三個編碼之間可以用"/"或"-"隔開，表示編碼的不同，本次采用“-”，本次以三級文件舉例，采用編號C，至此文件編碼已經編至：DWJ/S-C。
2.第五個編碼，可以細分文件種類，如安全類文件用A，標準類文件用B，公***制度文件用C等，本次以完全類文件舉例，至此文件編碼已經編至：DWJ/S-CA。
6.第六個文件可以作為文件發放的流水號，流水號的位數根據公司可能發放的文件的多少來定，建議以三位數編制流水號。本次以銷售部安全類文件，編制的第壹份文件為例，則其流水號為“001”，至此文件編碼已經編制完成，這第壹份文件的完整編碼為“DWJ/S-CA001”。
特別說明，文件編碼編制前，請先對公司文件進行分類規劃，根據分類規劃情況，進行分級，及選擇有代表意義的編碼。選擇編碼時，可以用分類名稱的拼音字母首位表達，可以用其英文單詞首位編碼表達等。
擴展資料:
歸檔文件編號，是指將歸檔文件在全宗中的位置用符號進行標識，並以歸檔章的形式在歸檔文件上註明。其目的是記錄和反映分類排列這些系統化工作的成果。
編號的作用是：通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置固定下來，為後續的編目工作揖及日常管理和查找利用工作提供便利。