為保證公司文件的完整性，便於查找和利用，做好收集、歸檔、保管等工作。，維護文件和檔案的完整和安全，特制定本制度。
1.公司設立檔案管理專員，做好檔案的收集、分類、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的完整性，提高檔案質量，使檔案管理符合規範化、制度化、標準化的要求，逐步實現電子化信息管理。
2.在公司工作中形成的壹切文件以及與公司生產經營活動有關的各種資料、原始記錄、出版物、圖表、書籍、照片、上級文件等，都應收集、整理、歸檔、完整保存。
第三，人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、歸檔和管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要將公司的安全生產相關文件專門歸檔。管理。
五、歸檔應按其相互聯系和保存價值進行分類，確保檔案的完整和齊全，能反映公司的主要情況，以便於保管和利用。
六、文件和檔案的保管、查閱。
1，所有檔案必須裝裱上架，科學排列，便於查找，避免暴露或捆綁。
2.檔案櫃和檔案室要保持整潔，認真做好文件檔案的“八防”，特別是檔案室的防火、防鼠、防潮、防盜工作。文件、檔案應定期檢查，發現問題應及時處理、報告和記錄，確保文件、檔案的完整和安全。
七、公司內部人員因工作需要查閱檔案，必須報公司分管領導批準，外單位人員查閱和復制公司檔案，必須持介紹信並經公司分管領導批準，方可查閱；公司的所有檔案都不允許外借。無論誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員必須如實登記，並註明查閱時間、查閱內容、檢索人姓名、批準領導、是否復印等相關內容。
八、對於公司機密文件和檔案的管理，應有專門的櫃臺存放和單獨上鎖，無關人員不得接觸，工作人員應嚴格保守秘密。