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急!!!關於無紙辦公和辦公自動化管理的書籍和資料

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問題描述:

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分析:

壹.系統概述

中國船舶工業集團公司(CSIC)辦公自動化系統是CSIC信息技術有限公司專門為中國船舶工業集團公司及其下屬企業開發的集業務、管理和決策支持於壹體的綜合系統。該系統基於功能強大的Domino/Notes群件平臺,具有高可靠性、高可用性、安全性和實用性等優良特性。

從功能上看,可以分為以業務為處理對象的業務應用、以行政管理為處理對象的管理應用、以內外部數據為決策監控的輔助決策應用以及與其他部門和企業的外部接口系統。

從公司和企業的角度來看,管理信息系統所包含的日常辦公系統和業務管理系統完全符合實際辦公情況。充分發揮計算機技術和網絡技術的優勢,可以大大提高工作效率,降低工作成本,提高工作質量,實現無紙化辦公。

從公司、企業、企業與下屬企業的關系上,實現了分布式管理,加快了信息流通,加強了業務管理。決策支持系統將基於業務系統和管理系統的數據,利用各種統計分析方法、可視化工具和數據倉庫實現決策支持,為業務骨幹和中高層領導提供有用的統計信息。

二、主要技術特征

1,系統架構清晰合理,界面簡潔明快友好。

該系統分為三個功能模塊:

基於瀏覽器的信息發布系統提供了豐富的海量信息。

l郵件系統

l辦公系統:主要包括:公文管理、檔案管理、部門信息、信息服務、內部管理。

2.跨平臺

Lotus Domino/Notes是壹個跨系統平臺的企業信息基礎設施,它支持Unix系統(IBM AIX、HP-UX、SUN Solaris)和Microsoft NT。

3、內容豐富,功能齊全

信息發布系統包括:大事記每日新聞、同行信息、公司規章制度、安全條例、黨組宣傳欄、通訊錄、電話簿、列車時刻表、航班時刻表、公司新聞、法律法規。

l辦公系統主要包括:公文管理、檔案管理、部門信息、信息服務和內部管理。

其中,公文管理包括:簽發管理、接收管理、會簽管理和公文查詢。

部門信息包括:指派|督促監督和信息瀏覽。

信息服務包括:大事記、每日新聞、同行信息、火車時刻表、航班時刻表、公司新聞、法律法規、通訊錄和電話簿。

內部管理包括:黨組宣傳欄、公司規章制度、安全規定、日程管理、會議管理、出差管理、通知管理。

4.安全可靠的郵件系統

該系統利用Domino的郵件服務器,提供了壹個安全可靠的郵件系統,提高了信息流的交互能力,促進了辦公人員之間的交流,方便了辦公中的溝通與協作。

5.完整的系統跟蹤和監控機制。

該系統提供了完整的跟蹤和監控功能。通過該功能,用戶可以跟蹤和監控每個正在進行的和已完成的工作的全過程。

6、符合國家標準的文件管理制度

該系統完成各類公文的歸檔登記、文件傳遞、歸檔、封存、排版、查詢、借閱管理和文件銷毀。為其他文件提供接口程序以方便客戶。

7、完整的安全機制

嚴格的權限設置,充分利用操作系統和Lotus Notes提供的強大安全機制,可以實現對服務器、數據庫、文檔的多層安全控制,以及驗證、訪問控制、字段加密、電子簽名等四級安全措施。該系統還可以通過流程設計中的組和角色來控制任務權限。可以跟蹤和記錄所有用戶對各種數據庫的操作,完整的系統安全。

迎海集團綜合辦公系統

迎海集團綜合辦公系統的目標是實現集團機關內部、集團總部與CSSC、機關、下屬公司、直屬單位的網絡化管理。壹期系統主要包括公文管理系統、信息查詢系統、內部管理系統、郵件系統、信息服務(發布)系統和系統維護。

公文管理系統:主要完成迎海集團的公文管理,未來具備按照中船集團統壹接口通過網絡收發公文的能力。主要包括:來文管理、發文管理、公文查詢。

信息查詢系統主要完成企業信息化的上層結構,使未來的企業信息化建設有了上行接口的基礎。目前可以通過指定的客戶端和模板格式輸入數據,形成其他應用系統後,通過自動化流程整理數據,提交領導查詢。主要信息包括:計劃管理、生產信息、銷售信息、財務信息、人事信息等。

信息服務(發布)系統將完成公共信息、公共信息、公司(日報)新聞、公司規章制度、部門新聞、會議通知、黨團宣傳、同行業信息、大事記、火車、航班時刻表、內部通知等信息的發布和檢索,系統采用服務器/瀏覽器結構(B/S結構)成為公共。

電子郵件系統將采用目前成熟的系統,完成內部人員的信息交互,在保證壹定的私密性和安全性的前提下,給員工的電子信息傳輸帶來便利。

內部管理制度主要包括公司內部領導辦公制度、部門辦公、個人辦公、會議管理、檔案管理制度、車輛、辦公用品、部門預算等。最初的辦公輔助和數據積累是通過紙質媒體和電子媒體並存來完成的,隨著功能的擴展和人員的培訓,逐步實現無紙化辦公系統。

系統維護主要是完成集團部分業務的管理和系統的日常維護,主要包括:系統設置、個人訪問權限和密碼確定,並提供相應的系統幫助。

根據迎海集團的實際情況、辦公信息管理的要求以及業務系統和辦公信息管理系統的整合,經過詳細的分析和討論,我們提出辦公自動化綜合信息管理系統開發和實施的總體任務是:

l逐步實現公文管理和公文處理過程的無紙化和自動化。

提供日常辦公事務的計算機化和自動化。

l會議管理和業務管理自動化。

l將內部信息和公共信息的收集、整理和發布計算機化,並支持通過Web發布系統的內部或外部信息。

l建立辦公信息管理系統與其他事務管理系統之間的接口。

l建立領導查詢模板,提供各部門報表,完成領導決策支持。

通過建立綜合辦公系統,迎海集團公司及其子公司和分支機構可以實現無紙化交互和實時管理。辦公綜合信息系統的用戶桌面系統最終將成為用戶唯壹的人機界面,通過這個界面,全公司的相關人員可以完成日常的辦公事務、文檔處理、信息交流、業務管理等工作目標。

迎海集團綜合辦公系統的主要特點:

界面友好,美觀,格式統壹,易於修改。

將紙質文件掃描到數據庫中,隨時發送到所有站點,非常方便。

支持遠程訪問和審閱正式文檔。

系統自動識別用戶,不同的服務只能由不同的用戶辦理。

所有客戶端安裝相同的軟件。用戶只要輸入自己的密碼,就可以在任何壹個網點辦理自己的業務。

與早期應用程序兼容,以保護現有數據。

集中的數據庫管理使得從其他部門獲取信息變得容易。

有效控制用戶訪問權限。

管理員可以備份數據、刪除信息和添加用戶。

l多平臺支持。

l數據安全:要嚴格管理信息的使用權,就要在技術上邁出第壹步。

進,采取可靠的安全和應急措施,確保系統萬無壹失。

良好的可擴展性:隨著辦公業務規模的不斷變化,計算機設備和網絡技術的快速發展,新技術的不斷湧現和需求的不斷增加,為了使系統適應不斷發展的應用需求,所構建的系統應具有充分的可擴展性。