1 企業資源計劃ERP展廳
在ERP系統中，庫存管理是整個系統的核心功能與基礎數據模塊，也是ERP系統發展過程中的管理聚集點。ERP系統起源於庫存控制，向與庫存相關的各個職能、事務延伸，最終形成今天的集成壹體化信息系統。
1．庫存管理業務流程
在ERP系統環境下，壹切業務操作都是圍繞企業總體目標，操作數據均直接面向中央數據庫。在庫存管理中，各個崗位在系統中的操作權限決定了擁有系統的操作功能。庫存管理業務流程伴隨物流，將物料狀態信息及時傳遞給相關部門，業務流程如圖4-4所示。
在ERP系統環境下，企業內部與外部的各類用戶都是在同壹平臺下獲取信息、輸人數據，業務流程完全由ERP系統的內部功能控制操作順序。企業與企業之間各組織結構完全處在同壹層面上，所有的信息傳遞，事務溝通均通過中央數據庫，大大減少了部門之間的數據傳遞和復核工作量，減少了數據傳送環節和出錯機會，提高數據傳遞速度，取消部門之間時差和描述事物的不壹致性。
從ERP系統庫存管理業務流程上，不能直接看到業務流程的操作之間時序，但是內部具有與傳統業務相同的時序控制功能，相應業務流程系統具有自制規則。
(1)基礎數據定義。庫存管理的基礎數據是ERP系統啟用的關鍵。在ERP系統中啟用庫存管理功能模塊前，必須在系統初始化時，輸入完整正確的庫存管理相關的基礎數據，才能開展正常的庫存管理業務處理工作。庫存管理的基礎數據除了與其他功能模塊相同，並且必須定義企業管理組織結構，崗位設置和人員基本信息外，還要輸入庫存物料(不同的ERP系統軟件對物料的名稱有些差別，如某公司的後期管理軟件系統稱為存貨檔案，FourthShift的MSS系統稱為物料主文件)基本信息和庫位定義。在庫位定義時，制造業企業將倉庫至少分為成品庫、在制品庫、原料庫和廢品庫，商業部門可分成商品庫和廢品庫，物流企業則按庫位地理位置和存放物料的類型分類，有些制造企業將倉庫另外增加逆向物流的回收庫。在基礎數據定義完整正確後，庫存管理相關崗位可以按授權功能模塊進入正常的業務操作。
(2)入庫操作流程規則。物料進貨登錄操作是在系統指定庫存管理員，對指定物料和指定采購單根據驗收合格數量、品名和規格入庫分錄。壹張合格的采購單可以同時采購多種物料，也可以對同壹個物料分批入庫。系統登錄入庫物料時，自動復核入庫物料是確認的物品和規定的數量，如果物料規格、名稱、供應商等基本信息不正確，則管理信息系統拒絕接受物料，無法入庫，可嚴格控制入庫物品的隨意性。
(3)發貨操作流程規則。物料發貨是在系統提示下進行的，沒有銷售訂單或生產訂單，系統無法登錄發貨物料，在發貨登錄時，登錄物料的基本信息是由系統提供，操作人員只能登錄系統指定物料的數量與時間，壹次可以同時發出多種物料，也可以壹個物料分多次發貨。當壹個客戶訂單或生產訂單所要的物料發貨完成後，系統自動關閉相應訂單，訂單將退出系統，如果在發貨過程中發生錯誤，需要回收物料，則必須采用物料倒沖處理方式。物料發貨操作必須是系統授權指定的庫存管理員，並且按系統的提示操作，嚴格控制發貨出庫物品的隨意性。
(4)庫存操作盤點規則。庫存盤點是庫存管理的日常工作，庫存管理人員根據人員配備情況和物料等級做好盤點計劃和實施盤點工作，在庫存盤點後及時調整庫存量，在登記盤點發生賬面數值與實際數值偏差時，必須通過財務系統將非正常出、入庫方式修正庫存量。這類修改操作不僅通過授權嚴格控制操作人員，而且必須建立完整的賬號和科目。列入相應賬務處理系統中。
(5)查詢統計操作規則。ERP系統中央數據庫的數據真實地反映了企業運行狀態和運行過程，所有數據均是企業的信息資源，必須加於保護。查詢和統計操作直接提供了企業經營狀態，所以對進入系統需要查詢和統計操作人員加強管理，壹方面監控查詢與統計操作控制權，嚴格控制企業信息的外泄。
2．庫存管理功能結構
庫存管理功能主要圍繞物料的入庫與出庫操作，針對不同庫存貨物的種類和庫位分別設置出庫、入庫和查詢操作，壹個簡易的ERP系統可以根據用戶對庫存管理的不同組織方式分別按庫位設置功能模塊。ERP系統的功能結構如圖4-5所示。
庫存管理不僅要做好庫存物料的存儲和保管工作，而且還要及時與供應商、生產部門、財務部門和客戶實時溝通。在ERP系統庫存管理模塊中，為各個職能部門提供了實時庫存查詢功能，通過查詢了解物料過去、現在和將來的庫存狀態。ERP系統庫存管理模塊的主要功能如下：
(1)入庫操作功能。無論是原料、成品和廢品，還是在制品，在其相應事務處理結束後必須及時入庫登錄，入庫操作是數據輸入的過程。在入庫物料輸入系統時，操作員必須是有權限的，操作內容必須是有依據的，系統嚴格控制沒有憑證的隨意入庫。因此，入庫操作界面打開後需要輸入入庫物料的相應訂單(生產訂單或采購訂單)號，相應訂單號查核正確後才能輸入相應數據。
(2)出庫操作功能。在發貨事務處理結束後必須及時進行出庫登錄。出庫操作也是數據輸入的過程，在出庫物料輸入系統時，操作員必須有權限，操作內容必須是有依據的，系統嚴格控制沒有憑證的隨意出庫。因此，出庫操作界面打開後需要輸入出庫物料的相應訂單(領料訂單或客戶訂單)號，相應訂單號查核正確後才能輸入相應數據。
(3)物料移庫功能。物料移庫是屬於內部庫位調整，不涉及到物料耗用和價值的變遷。因此，在移位處理時，指明移出庫位編碼、移入庫位編碼和移庫物料編碼、名稱、規格和數據，系統自動更新相應庫位物料的數量。移庫操作往往是壹個物料可以分別存儲在多個庫位的情況下出現的操作需求。
(4)報廢處理功能。在生產或庫存過程中由於各種因素可能會出現物料報廢現象。庫存管理系統在處理報廢物料時，不是簡單地將物料從庫存中減去，而是有壹套嚴格的報廢確認、報廢責任和成本歸類制度。報廢物料不僅要從庫存量中減少，而且要獨立統計，上報相關領導審批。
(5)盤點庫存調整。在庫存管理過程中由於各種因素(如抽樣驗收入庫方式，樣本與實際偏差)造成庫存物料數量與賬面數值不壹致，需要定期或不定期盤點，當盤點結果與系統賬面數值差超過容差時，需要庫存量調整，盤點庫存量的調整也是壹件認真的工作，不僅要將調整值上報主管理審批，還要自動記人相應財務科目。
(6)基本數據維護。企業的組織結構、人員、崗位設置都有可能發生變化，使用庫存管理模塊還要及時更新與維護相應的基礎數據。
3．庫存管理功能模塊應用前提
在ERP系統環境下，庫存管理不是壹個獨立的功能模塊，需要與其他功能模塊配合使用，才能發揮其作用。企業在實施ERP系統過程中，絕大多數專家提倡分步實施。有些專家將ERP系統實施分成基本MRP、閉環MRP、MRPⅡ與ERP等階段，也有的專家提出ERPl23，將MRP系統作為ERPl，MPRII作為ERP2，最終形成ERP系統作為ERP3。在ERP系統環境下，壹般以基本MRP為起點，以庫存管理這核心，必須具備如下基本條件才能發揮ERP系統環境下的庫存管理作用。
(1)主生產計劃。主生產計劃是MRP展開的依據，沒有主生產計劃的面向客戶訂單生產方式，很難做好生產計劃的平衡和日常工作的有序性。主生產計劃是提高ERP系統庫存管理系統運行良率的關鍵之壹。
(2)完整的物料基本信息。物料基本數據的完整性直接影響系統運行的正確性，基礎數據壹旦發生差錯，ERP系統運行結果將會發生鏈鎖放大效應(即牛鞭效應)，導致系統提供數據無法使用。
(3)物料清單。實施ERP系統下的庫存管理功能模塊，必須實施基本MRP。在基本系統中將物料分成獨立需求與相關需求，整理出生產物料清單(PBOM)，才能使ERP系統的基本MRP正常運行。
(4)明確的崗位職責。庫存管理是基本的壹個主要功能，其中還包括采購管理、生產管理等功能，必須在網絡環境下運行，因此，在同壹數據平臺下操作，對各崗位的人員需要明確崗位職責，才能確保系統安全。
(5)明確計劃時區。ERP系統下的庫存管理，不僅要記錄過去的庫存情況和現在的物料庫存量，還要按MRP原理推算出將來的庫存量、可用量，為銷售計劃提供依據，計劃時區是MRP展開的重要假設，也MRP運行的前提。
(6)明確的物料提前期。MRP開展的另壹個重要數據是物料的提前期，在MRP推算時必須事先確定每個物料的提前期，才能獲得該物料在將來時區的需求量。
4.庫存物料訂貨批量的確定
庫存物料的訂貨批量的確定是庫存管理的核心技術，備受理論界和企業界的關註，在實際庫存物料訂貨批量確定時，不僅受庫存物料特性和制造企業特性的影響，而且受市場需求量和需求速率等多種因素的影響，因此，庫存物料訂貨批量確定的方法很多，不同的方法往往在特定環境下建立，企業在選擇確定訂貨批量方法時，首先要了解物料特性和企業特性，還要了解訂貨批量確定方法的前提假設。訂貨批量確定的方法雖然有許多種，但是訂貨批量確定的目標是壹致的，降低庫存成本，確保物料需求量，維持企業正常生產。訂貨量確定的前提假設可分成先假設固定供應量後確定該供應量的時區數、先假設固定需求時間後確定該時區內的需求量和需求時間與供應量同時確定三類。
(1)固定訂貨批量法(FixedOrderQuantity，簡稱FOQ)。FOQ法是屬於先假設固定供應量後確定該供應量的時區數，這個訂貨量是完全憑經驗確定的，受人為因素影響。該方法用於ERP控制下的所有物料，但是在實際應用中通常只限於訂貨費用比較大的部分物料，不斷改變訂貨量會引發其他不確定成本的變化(如：運輸成本，訂貨成本等)的情況。假設某物料的訂貨憑經驗確定量是40，則計劃訂貨量如表4壹l所示。
(2)經濟訂貨批量法(EconomicOrderQuantity，簡稱EOQ)。EOQ也是屬於假設固定供應量後確定該供應量的時區數，這個訂貨量是依據最經濟的訂貨量，假設預計全年凈需求量是R，物料的單價是C，每次訂貨費用是S，物料的保管費占平均庫存物料價值的J百分數，訂貨量是Q。則該物料全年的總費用是物料訂貨費加物料保管費再加物料的價值。
(3)固定時區需求量確定法(FixedPeriodQuantity，簡稱FPQ)。FPQ法是屬於先假設固定需求時間後確定該時區內的需求量，這個時區數是完全憑經驗確定的，受人為因素影響。該方法適用於不斷改變時間會引發其他不確定成本的變化。假設某物料憑經驗確定訂貨時區是2，則計劃訂貨量如表4-1所示。
(4)時區訂貨批量法(PeriodOrderQuantity，簡稱POQ)。POQ法是屬於先假設固定需求時間後確定該時區內的需求量。在實際操作過程中，先利用ECQ法確定理論訂貨量Q，然後求出經濟訂貨次數y2＝及／Q，最後由全年的時區數N除訂貨次數y2，得到訂貨時間間隔，某物料的需求情況如表4-1所示，則POQ計劃訂貨結果如表4-1所示。
(5)按需確定訂貨批量(LotForLot，簡稱LFL)。該方法屬於同時確定需求時間與供應量，也是壹種最簡單的訂貨批量確定方法，即要多少，訂多少。這種方法完成貫徹JIT的庫存控制理念，在實際訂貨時，適用於物料單價高需求數據少，或需求不連續的物料。當物料供應能力非常強大，隨時需要可以隨時提供時也可以采用這種方法，LFL計劃訂貨方法的如表4—1所示。
(6)最小單位費用法(LeastUnitCost，簡稱LUC)。該方法屬於同時確定需求時間與供應量，既不固定訂貨時間間隔，也不固定訂貨批量，而是根據預計的凈需求量，從壹個時區的需求量開始計算訂貨費和保管費，並計算出分攤到每個物料的單位物料的費用，取單位物料費用最少的訂貨量和訂貨時間間隔為計劃訂貨。根據上述假設，每個物料保存壹個時區需要保管費1元，則經過推算出第壹個時區的最小單位費用的訂貨量是45，供兩個時區的需求，推算過程如表4-2所示。請學員自己推算下次訂貨時區數和訂貨量。
(7)最小總費用法(LeastTotalCost，簡稱LTC)。該方法也是屬於同時確定需求時間與供應量，依據計劃期內的訂貨費用越接近保管費用時，這個計劃期內所有批量的訂貨費用與保管費用之和也越小的原理，先計算出經濟單位庫存時區量(EconomicPartPeriod，簡稱EPP)，然後分別計算出隨時延伸的物料保管費，取保管費用最接近EPP值的訂貨時區數和訂貨量。EPP是指存儲壹個時區時使訂貨費用與保管費用相等的量，因此EPP的計算方法為EPP＝S／(RXC)／12，根據上述假設EPP＝100／(0．24X50)／12＝100。LTC的計算過程如表4-3所示。從表中可知訂四個時區的需求量，其保管費更接近EPP值，因此，第壹時區的訂貨量是85。
註：假設在第壹時區訂四個時區的需求量130，則在130個中，其中有35個是第壹時區消耗，沒有保存；有10個在第二時區消耗，保存了壹個時區，需要保管費10元；最後40個在第四時區消耗，保存了三個時區，需要保管費120元，總計保管費130元。
綜上所述，某壹物料采用不同的訂貨批量確定方法，訂貨量與訂貨時間是不相同的，形成的庫存量也不相同。采用LFL方法的庫存量最小，采用EOQ方法計劃期內所花費用最小。企業在實際確定訂貨批量時，還要根據具體的各種訂貨因素確定。(end)