1、檔案定義及審批權限：
1.1檔案：檔案是指公司從事經營、管理工作中形成的，對企業和社會有利用與保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式與載體的歷史記錄。
1.2借閱：本流程所指借閱為廣義借閱，包括查詢、借閱、復印等利用方式。
1.3檔案管理部門：指行政人力部，項目公司辦公室
1.4檔案分級定義：
1.4.1壹級檔案：保密等級為壹級，對公司經營或風險價值影響重大的檔案資料
1.4.2二級檔案：保密等級為二級，對公司經營或風險價值影響較大的檔案資料
1.4.3三級檔案：保密等級為三級，對公司經營或風險價值影響壹般的檔案資料
1.5檔案使用審批權限：
1.5.1總經理：審批壹級檔案使用申請。
1.5.2行政人力部：分管領導審批二級檔案使用申請及檔案的跨部門使用。
項目公司經理：審批項目公司保管的壹級和二級檔案使用申請及檔案的跨部門使用。
1.5.3申請人部門經理：審批三級檔案使用申請。
1.6行政人力部：負責編制《公司檔案分類分級管理目錄》及檔案管理要求;負責檔案資料的分類、歸檔、鑒定與保管、借閱、保密、統計、銷毀等管理，包含公司收發的各類文件、公司重要會議紀要等；監督、檢查各類檔案的管理情況，對各部門的檔案管理提供指導。
2.1檔案分類分級
2.1.1行政人力部提出檔案分類分級及歸檔管理要求，明確檔案的分類、保管方式、期限、移交責任部門和密級等，編制《公司檔案分類分級管理目錄》，經行政人力部分管領導審批後，發各部門和項目公司執行。
2.1.2檔案種類包括，但不限於：
2.1.2.1制度性文件：各項規章制度、管理辦法等；
2.1.2.2會議性文件：股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會及其他會議形成的材料、會議記錄、會議紀要等；
2.1.2.3計劃性文件：企業總體計劃或規劃、開發計劃、項目計劃、營銷計劃、財務計劃等；
2.1.2.4證件性文書資料：法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等；
2.1.2.5匯報性文書資料：企業上報各級主管部門的文件資料和相關統計表，以及公司領導相關發言及匯報材料等；
2.1.2.6聲像資料：外出學習、考察或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、影像資料等；
2.1.2.7題贈性資料：上級領導、友好單位或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。
2.1.2.8技術性資料：各類工程圖紙、竣工資料、驗收資料等。
2.1.3公司檔案管理人員負責對各自保管的檔案資料進行編號。
2.1.4保管期限：根據國家檔案局發布的《關於機關檔案保管期限的規定》，分為永久、長期、短期三種。永久為50年以上，長期為15-50年，短期為15年以下。
2.1.4.1永久：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。
2.1.4.2長期：凡是反映本公司壹般工作活動，在較長時間內對本公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。
2.1.4.3短期：凡是在較短時間內對本公司有參考利用價值的文件材料，列為短期保管。
2.2檔案歸檔
2.2.1各部門及各項目公司依據《檔案分類分級管理目錄》，負責對本部門日常工作中形成的檔案資料進行收集和管理，並編制部門《部門檔案（文件/合同）管理記錄目錄》。
2.2.2對於需要移交檔案管理部門的資料，各部門應按要求進行整理後，並編制《檔案移交目錄》，按《檔案分類分級管理目錄》的規定及時向行政人力部/項目辦公室檔案室移交。行政人力部/項目辦公室對檔案進行審核後簽字，並按規定對檔案分類、編號、歸檔。各部門及項目公司辦公室須每月底將檔案目錄備份至行政人力部。
2.2.3項目公司解散前，項目辦公室須將項目所有檔案移交至公司行政人力部。
2.2.4檔案移交要求：
2.2.4.1移交檔案要填寫移交清單，移交清單壹式二份，雙方簽字後各執壹份；
2.2.4.2歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立放在壹起；
2.2.4.3立卷時應概括而簡潔地寫好案卷標題，編制好案卷目錄，並裝訂整齊；
2.2.4.4填寫案卷壹律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確；
2.2.4.5各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，並保持其完好無損；
2.2.4.6聲像檔案的錄制必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
2.2.5檔案管理部門應對各部門檔案管理情況進行日常檢查、監督。
2.3檔案資料的日常管理
2.3.1公司檔案管理人員須按照國家檔案管理規定對檔案資料進行立卷、標識和保管。
2.3.2部門檔案資料要登記詳細信息，並編制《部門檔案（文件/合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
2.3.3文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放於文件盒內，並加以標識，整齊排放在檔案櫃中。
2.3.4行政人力部或項目辦公室負責除財務類各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統計、銷毀等管理內容。
2.3.5財務類的檔案由財務部門負責歸檔與保管。
2.3.6其他部門負責相關檔案資料的臨時保管並及時移交行政人力部或項目公司辦公室。
2.4檔案的使用與保密
2.4.1借閱檔案原件只限在檔案室，不能帶出，檔案外借原則上只借復印件，檔案使用申請部門須填寫《檔案借閱審批單》，按權限完成審批程序後，檔案管理部門檔案管理人員填寫《檔案借閱登記表》。
2.4.2借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級。
2.4.3借閱檔案用完後，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續。
2.4.4借檔人必須愛護檔案，不得擅自塗改、汙損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞。
2.4.5外單位借閱檔案，應持單位介紹信，並按檔案密級經相關領導批準後方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。
2.4.6外單位摘抄檔案的（1-2級檔案不允許復印或摘抄），應經相關領導批準，對摘抄的材料要進行審查、簽章。
2.4.7外單位摘抄檔案的（1-2級檔案不允許復印或摘抄），應經相關領導批準，對摘抄的材料要進行審查、簽章。
2.4.8檔案管理員和借閱人員，要負責做好檔案的保密工作。
2.4.9對已到保密期限的檔案，經行政人力部經理或項目辦公室主任同意後解密，並對解密檔案作壹般檔案管理。
2.4.10員工離職時，對已形成的檔案資料或所借閱的檔案應辦理移交手續，經行政人力部經理或項目辦公室審查無誤簽字後，才能離職。
2.5檔案銷毀
2.5.1項目公司辦公室對保存的記錄和檔案在項目公司解散後進行系統清理，移交公司行政人力部存檔。
2.5.2行政人力部對已失去利用價值的檔案，申請銷毀，銷毀時，行政人力部必須寫申請銷毀報告，編制《檔案文件銷毀審批清單》，經部門負責人審核，行政人力部分管領導審批確定，壹級檔案須報總經理審批。經批準銷毀的文件應留存半年，確無保存價值後再銷毀。
2.5.3執行銷毀任務時，必須由行政人力部、法務主管和相關部門代表組成的監銷人員監銷，監銷人不得少於三人，並在銷毀目錄上簽字。最後，把銷毀目錄和批準手續文件壹並存檔備查。