本條例所稱文件是指國家機關、事業組織、社會團體形成的尚未移交檔案館保管的文書材料。
本條例所稱電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲於磁帶、磁盤或者光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，並可在通信網絡上傳送的文件。
本條例所稱的電子檔案是指已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數和其他相關數據。第四條 各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，保障檔案事業與經濟和社會發展相適應，與社會主義先進文化發展要求相適應。第五條 市、區人民政府應當加強檔案信息化建設，進行統壹規劃和管理。第六條 市、區檔案行政管理部門依法管理本行政區域內的檔案事業，負責本條例的組織實施。
市、區人民政府各部門應當按照各自的職責，協同檔案行政管理部門做好檔案工作。
街道辦事處應當依法加強社區檔案管理。第七條 國家機關、企業事業組織、社會團體、基層群眾性自治組織(以下簡稱單位)應當建立健全檔案、文件管理制度，確保檔案、文件的完整和安全。第八條 鼓勵公民、法人和其他組織向檔案館捐贈、寄存檔案。第九條 從事檔案管理、整理、評估、咨詢、技術等服務的中介機構須經依法設立，依照有關法律、法規及檔案行政管理部門的規定開展業務。第二章 檔案機構及其職責第十條 本條例所稱檔案機構包括：
(壹)市、區檔案局；
(二)市、區檔案館；
(三)市、區文件中心；
(四)其他依法設立的檔案機構。第十壹條 市、區檔案局是市、區檔案事業的行政管理部門，其主要職責是：
(壹)貫徹執行檔案工作的法律、法規和政策，制定本行政區域內檔案事業發展規劃、計劃和檔案管理規定、工作制度；
(二)依法監督、指導本行政區域內的檔案工作，開展執法檢查，依法查處違法行為；
(三)組織並指導檔案理論與科學技術研究、檔案保護、檔案現代化管理、檔案宣傳、檔案人員教育培訓工作；
(四)組織檔案價值鑒定工作。第十二條 市、區檔案館的主要職責是：
(壹)依法接收和收集本行政區域內各單位形成的檔案資料；征集其他組織及個人產生的對國家、社會和本市有重要保存價值的檔案資料；
(二)建立檔案信息資源庫，保存和管理電子檔案；
(三)采用科學手段管理所收集的檔案資料，確保完整和安全；
(四)對館藏檔案進行價值鑒定；
(五)提供館藏檔案資料的利用；
(六)參與重大活動拍攝；
(七)采集、研究、開發檔案信息資源；
(八)為其他檔案機構提供業務、技術示範和服務；
(九)利用館藏檔案資料對社會進行宣傳教育；
(十)接受檔案捐贈，向社會提供檔案寄存服務；
(十壹)法律、法規規定的其它職責。
市檔案館是中心檔案館，區檔案館應當向市檔案館報送檔案目錄及其電子文件。第十三條 市、區文件中心的主要職責是：
(壹)接收和收集本級國家機關、事業組織、社會團體辦理完畢的文件及其電子文件，並向其提供利用；
(二)向社會提供公開性文件的利用；
(三)建立電子文件信息數據庫，保存和管理電子文件；
(四)采用科學手段管理所收集的文件資料，確保完整和安全；
(五)組織文件的價值鑒定；
(六)向市、區檔案館移交達到進館期限的文件及其電子文件。第十四條 市城建檔案館收集和保管城市建設檔案資料，向市檔案館報送檔案目錄及其電子文件，並向社會提供利用。第十五條 各單位負責收集和保管本單位及其所屬機構形成的文件，按規定向檔案館、文件中心移交，並按規定向社會提供利用。第十六條 檔案工作人員、檔案中介機構從業人員須經檔案行政管理部門有關專業知識的培訓、考核，取得崗位資格，持證上崗。
各單位應當保持檔案工作人員的相對穩定，保證檔案工作人員接受專業培訓。