開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨占行、頂格書寫，字體加粗，稱呼後用冒號。
(2)正文
信文的正文是書信的主要部分，敘述商業業務往來聯系的實質問題，通常包括：
①向收信人問候；
②寫信的事由，例如何時收到對方的來信，表示謝意，對於來信中提到的問題答復等等；
③該信要進行的業務聯系，如詢問有關事宜，回答對方提出的問題，闡明自己的想法或看法，向對方提出要求等。如果既要向對方詢問，又要回答對方的詢問，則先答後問，以示尊重；
④提出進壹步聯系的希望、方式和要求。
(3)結尾
結尾往往用簡單的壹兩句話，寫明希望對方答復的要求。如“特此函達，即希函復。”同時寫表示祝願或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語壹般分為兩行書寫，“此致”、“敬祝”可緊隨正文，也可和正文空開。“敬禮”、“健康”則轉行頂格書寫。
(4)署名
署名即寫信人簽名，通常寫在結尾後另起壹行(或空壹、二行)的偏右下方位置。以單位名義發出的商務信函，署名時可寫單位名稱或單位內具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。重要的商務信函，為鄭重起見，也可加蓋公章。
(5)日期
寫信日期—般寫在署名的下壹行或同壹行偏右下方位置。商務信函的日期很重要，不要遺漏。