對賬內容
(1)賬證核對,是根據各種賬簿記錄與記賬憑證及其所附的原始憑證進行核對。核對會計賬簿記錄與原始憑證、記賬憑證的時間、憑證字號、內容、金額是否壹致,記賬方向是否相符。
(2)賬賬核對,是指對各種賬簿之間的有關數字進行核對。核對不同會計賬簿記錄是否相符。包括:總賬有關賬戶的余額核對;總賬與明細賬核對;總賬與日記賬核對;會計部門的財產物資明細賬與財產物資保管和使用部門的有關明細賬核對等。
(3)賬實核對,是指各種財產物資的賬面余額與實存數額相互核對。核對會計賬簿記錄與財產等實有數額是否相符。包括:現金日記賬賬面余額與現金實際庫存數核對;銀行存款日記賬賬面余額與銀行對賬單核對;各種材物明細賬賬面余額與材物實存數額核對;各種應收、應付款明細賬賬面余額與有關債務、債權單位或者個人核對等。
對賬的方法:
在對賬前,財務部門會計對供應商提供的對賬資料應進行初步審核,不滿足條件的對賬資料應要求供應商補充完善。首先審核對賬手續,是否經過有權人士的簽批,其次審核如下內容:
1.對於只提供余額無明細賬目的對賬資料,不予對賬。
供應商必須提供最後壹次對賬以來的全部賬目資料;以前從未進行過對賬的,必須提供自雙方開始業務往來以後的所有賬目資料。對於對方因財務決算審計發函要求核對賬面余額的,同樣應按照上述原則辦理。
2.對於供應商直接依據其銷售部門往來資料而非財務部門賬目提供對賬資料的,不予對賬。
雙方核對的賬目主要應是財務賬目,供應商銷售部門賬目可能與其財務部門賬目不符,對賬基數存在問題,會給以後的雙方清算帶來不必要的麻煩,因為最後清算以雙方財務賬目為準。
3.對於多年無業務往來的供應商前來對賬,即使經過企業有權人士簽批,供應商的對賬資料也必須加蓋供應商公章(或財務專用章),或者提供加蓋公章的介紹信,否則不予對賬。
因為多年無業務往來的供應商,我們不太了解其近年來的情況,可能原有企業已解體、改制,現在對賬及以後催款都可能系個人行為,並不代表原企業,可能對賬人並不具有索償權利。
4.對於對賬手續和賬目資料齊全的供應商,應及時對賬並出具對賬單。
5.有些供應商屬於小企業或個體工商戶,賬目資料並不齊全,很可能缺失以前年度的賬目資料,這種情況如何處理呢?
如果今後雙方繼續合作,那麽應就現有資料出具“有保留意見的對賬單”,至少對賬目齊全的年度不拖拉造成歷史遺留問題。什麽是“有保留意見的對賬單”呢?就是在對賬單上加壹個說明段,說明雙方對賬由於供應商提供賬目不全的原因,只就某年某月以來的賬目資料進行對賬,以前年度的賬目並未核對,暫時以某余額為準出具對賬單,采購企業保留根據證據進壹步調整賬目的權利。
如果供應商賬目不全而雙方余額又不符的,這時供應商通常會同意暫時以雙方較小的余額為準出具對賬單,如果采購企業余額較小,就不必調整應付賬款賬面余額;如果供應商余額較小,采購企業就要調低應付賬款賬面余額,憑對賬單確認(債務重組)收益,這時必須由供應商在對賬單上簽字並同時加蓋公章。
6.對於發票丟失又無法確認是采購企業責任的,采購企業不能在對賬單上確認該項債務,應要求供應商調減該債權。
7.采購企業財務部門如果采用手工賬記賬的,最難查找的就是串戶錯誤。對方入賬,我方賬面上沒有入賬,很可能是下錯戶,但是從手工賬上查串戶,非常困難,而使用財務軟件的,在財務軟件上查找串戶就非常容易,主要是查有無該金額的發生額。
8.為方便對賬,應要求供應商下次對賬時攜帶本次的對賬單或其復印件。