申請人需要準備有效的身份證明文件，這是證明其身份的必要材料。在中國，通常可以用身份證或護照作為有效身份證明。提交申請時，請確保身份證件在有效期內，信息準確無誤。
第二，準備換擋相關的支持文件。
根據換檔的具體目的和用途，申請人需要準備與換檔相關的證明文件。比如公司需要查閱員工檔案，申請人需要提供公司介紹信、委托書等文件；如果個人需要查閱自己的檔案，可能需要提供相關的個人申請或委托書。請務必按照檔案管理機構的要求準備完整準確的證明文件。
三。其他相關材料
除身份證明和與檔案移交有關的文件外，根據檔案管理機構的具體要求，申請人可能需要提供其他相關材料。比如，如果是辦理學歷認證或職稱評定等事項，申請人需要提供學歷或職稱證書等相關文件。請務必仔細查看檔案管理機構的相關規定，確保所需材料齊備。
提交申請後，檔案管理機構將根據申請人的具體情況和所需材料出具檔案移交函。檔案移交函是檔案管理機構出具的正式文件，用於證明申請人有權查閱或者調取有關檔案。申請人收到檔案移交函後，可以根據檔案管理機構的要求查閱或者檢索檔案。
總而言之:
開交班函，需要準備申請人的有效身份證明、交班相關證明文件等相關材料。申請人應認真查閱檔案管理機構的相關規定，確保所需材料齊備。提交申請後，檔案管理機構將根據具體情況出具檔案移交函，申請人可根據需要查閱或調取相關檔案。
法律依據:
中華人民共和國檔案法
第15條規定:
機關、團體、企業、事業單位和其他組織應當按照國家有關規定，定期向檔案館移交檔案，檔案館不得拒絕接收。
經檔案館同意，提前將檔案移交檔案館保管的，在國家規定的移交期限屆滿前，檔案中涉及的政府信息公開事項仍由原制作或者保存該政府信息的單位辦理。移交期限屆滿，涉及政府信息公開的檔案應當按照檔案利用的規定辦理。
中華人民共和國檔案法
第22條規定:
屬於國家所有的檔案，由國家授權的檔案館或者有關機關公布；未經檔案館或者有關機關同意，任何組織或者個人無權公布。
集體所有和個人所有的檔案，檔案所有者有權公布，但必須遵守國家有關規定，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權益。