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信息技術在管理系統中的實踐與應用

管理體系是建立方針和目標並實現這些目標的體系。壹個組織的管理體系可以包括幾個不同的管理體系,如質量管理體系、環境管理體系和職業健康安全管理體系。同時也是企業組織體系和企業管理體系的總稱。然而,企業系統數量龐大、系統間無法有效連接、系統可操作性差的矛盾越來越突出,嚴重影響了公司制度的有效實施。因此,要運用信息化手段,實施“制度正規化、表格正規化、流程信息化”工作,努力使制度落地、責任紮根。

壹是構建壹體化管理體系,完善企業制度體系。

綜合管理體系是指兩個或三個管理體系並存,融合公共和私人要素,兩個或三個體系在統壹的管理框架下運行的模式。壹般來說是指ISO9000標準、ISO14000標準、OHSAS18000標準三位壹體。通常以ISO9000質量標準為基礎,以職業健康安全和環境體系標準為核心,結合能源管理、培訓和工業化、現代化壹體化的要求,構建壹體化管理體系和相應的體系。目前公司常用的管理體系主要分為管理手冊、程序文件、管理體系和記錄四個層次,其中管理手冊是體系運行的綱領性文件,全面系統地闡述了整合管理體系的原則和目標。程序文件主要圍繞標準要素的框架,按照系統運行的四個過程框架和系統運行邏輯:管理職責、資源管理、產品實現和監視、測量和持續改進,進壹步詳細描述了各項業務執行的全過程和總體要求;管理制度整體上是程序文件的配套文件,主要是根據總部上級制度和制度標準的要求,結合企業的特點,規定對某項業務的具體管理要求。該體系架構考慮了總部系統的管理體系標準和標準化管理的要求。

二,企業在管理體制上存在的問題

隨著企業規模的擴大,企業內部部分工會越來越細化,采購管理、生產管理、物流管理、銷售管理、客戶管理等事務越來越復雜,業務流程運作問題越來越明顯。主要原因是:

1.信息溝通不暢

體系要素沒有有機結合,職責權限不清,接口不清,難以按照體系文件履行相關職責和協調工作。部門間職責相互推諉,溝通不暢;管理體系文件有明確的職責、權限劃分和嚴格的接口,但部門沒有嚴格遵循,部門間溝通不暢,相互推諉責任;部門之間有溝通的習慣,但是信息沒有記錄,導致隨意性大,出現問題沒有依據,無法追溯,責任不清等後果。

2.跨部門或跨業務系統缺乏有效的銜接。

制度流程的精細化程度更高;流程執行效果要求更高。雖然系統是按照系統框架進行系統設計的,但是涉及質量等業務的相關制度可以按照流程的概念進行編制和實現。但受制於目前的職能管理模式,企業的專業管理體系仍多由單壹專業部門編制,主要集中在法律法規、總部上級制度、內控手冊等方面。,並及時將所有要求轉化為公司內部制度,作為企業內部執行的依據。從單個系統分析,整體質量尚可,但以功能為導向的系統編制模式仍存在系統運行、專業管理的現象,導致部門間職責不清、執行不力。

3.系統運行的過程分析、評估和持續改進不足。

壹些企業在管理體系運行過程中,沒有對體系文件、體系運行效果、保證能力、方針和目標實現、滿足相關方期望的能力等進行有效的、持續的分析和評價,並進行持續改進。企業不重視用現代化手段對過程進行統計分析,不重視對體系運行過程中出現的問題進行分析、總結和改進,使企業的好經驗得不到推廣,錯誤得不到有效糾正和預防,閉環PDCA得不到有效實施,企業體系得不到持續改進,對企業管理的促進作用不強。

第三,構建業務流程信息平臺,促進管理體系的有效實施

業務流程平臺可以幫助用戶更科學地管理企業的所有業務環節。通過采用AWS BPM,企業可以明顯受益於運營效率、透明度、控制和敏捷性。企業根據各項業務職責的明確內容和業務流程控制點的管理要求,進壹步落實各部門、各崗位的職責,形成各崗位的職責清單,細化和明確各崗位的工作要求,督促各項職責的落實和業務流程的高效運行,建立業務流程的信息化運行平臺,逐步推進企業各類表單審批流程的信息化,實現“系統正規化、表單正規化、流程信息化”。平臺授權管理可以分為多個維度。有應用管理的授權,系統角色的授權,系統功能的授權等等。所有授權都細化到了每個功能點和每個流程管理節點。通過靈活簡單的系統授權流程,實現對大平臺管理功能的全面精細化管控,真正做到“各司其職,各盡其責”。

第四,利用流程管理平臺實現固定電話信息化

流程管理平臺實現企業業務流程的統壹管理和相關業務子系統的開發維護,提高業務流程的申請和審批,實時掌握相關業務的運行情況。同時,相關管理人員還可以根據具體情況獲取不同粒度的業務運行數據,通過管理平臺的綜合查詢分析功能,準確及時地安排和調整業務流程運行的具體情況,可以提高公司在業務流程審批和相關業務流程優化方面的精細化管理水平,幫助相關職能部門加強管理,改進管理方式,提高工作效率,降低管理成本。預期應用效果明顯,具有重要的現實意義。實現業務流程的敏捷響應,以“業務與技術融合”的方式實現業務流程建模、流程形式和規則的業務調整,縮短流程創建和變更的周期,實現業務流程和業務活動的可視化監控和審計,持續評估和優化流程。