檔案數字化是數字檔案館建設中最基礎的工作。利用高新技術將傳統載體的檔案加工成數字檔案，通過局域網、政府網和互聯網，利用計算機檢索和閱讀電子檔案，以迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高管理水平和效率，提升檔案業務部門的服務水平，為檔案內部管理和面向客戶的服務提供高效、全面的服務。
檔案工作數字化建設是順應趨勢、適應時代發展的新舉措和新要求。檔案作為壹種主要的信息資源，其重要性日益凸顯。要逐步掌握信息技術，為檔案工作、社會主義經濟建設和社會主義精神文明建設服務。
檔案數字化的優勢
1，提高經濟效益
過去壹直采用粗放型模式，即增加辦公人員和辦公費用作為解決這壹問題的手段，導致管理成本急劇上升。數字化檔案管理將傳統的紙質檔案信息對象變成了機器可讀的文件，不僅節省了存儲成本和占用空間，查閱起來也非常方便快捷，避免了重復打印資料造成的紙張和人員的浪費。
2.提高辦公效率和數字文件管理。
以便數據能夠及時歸檔並盡快提供。以組織部為例，幹部的任用和提拔需要詳細準確的檔案信息。而檔案的數字化管理可以提供詳細、實時的數據信息，為領導決策提供服務。同時，數字化的檔案管理使信息查詢變得非常簡單，真正使上班族足不出戶就能了解天下大事。
3.加強對原始文件的保護。
將紙質文件轉換為數字電子文件後，文件的使用更加安全。尤其是對於歷史悠久的檔案材料，經過數字化處理後保護起來無疑更好。此外，經過數字處理後，壹些文件被防止被篡改。