壹、企業文化診斷的總體原則
在開展企業文化調研診斷前,必須把握三大原則:壹是目的明確,緊扣經營。為何調研、調研
結果作為何用,是在調研前要明確的。同時調研全程要緊扣經營,切忌為了“調研”而“調研”;第二大原則是訪談為主,問卷為輔,掌握最真實直觀的壹手信息;第三大原則是定性為主,定量為輔。
二、企業文化調研的內容、方法與技巧
1、企業文化調研的壹般內容
企業文化調研的壹般內容含有:企業所處的行業特征及發展趨勢、企業成長歷史與文化基因、
企業成長歷史上的典型事件和代表人物、企業的戰略發展規劃、企業經營管理現狀及存在的主要問題、企業文化理念的建設現狀、企業家及領導團隊精神特質、各級員工的價值觀與行為取向、企業氛圍與員工滿意度、上下遊客戶滿意度與社會公眾認知狀況、企業文化管理體系的建設與執行狀況
行業內外、國內外標桿企業的先進文化元素、企業及分支機構所在的地域文化特征。
2、企業文化調查的常用方法
新優勢企業文化調查的常用方法用有“問卷調查、深度訪談、專題座談、資料收集、活動參與和現場觀察”六種。問卷調查是指根據項目需要和企業現實狀況,設計專門的企業文化調查問卷;主要采用“模糊評價模型”,如以“非常同意”、“同意”、“不壹定”、“不同意”、“非常不同意”等為標準,用於調查結果的定量分析;深度訪談是指根據項目需要和企業實際擬訂訪談提綱,與特定對象(尤其是公司主要領導人員、歷史人物,上下遊合作夥伴)進行面對面交流;小型座談會系針對特定人群的專題調查,有利於集中聽取對相關問題的評價意見和真實反映,便於采集企業文化的經典案例;資料收集含內部資料收集和外部資料的收集,根據擬定的信息需求清單,有針對性的研究各類相關的文件、圖片資料、重要會議記錄、總經理講話稿、宣傳材料、媒體報道、人力資源制度等歷史和現實資料,如有需要,還可采購各類公***與專業媒體/研究資訊作為參考;活動參與是指通過適時參與企業內部舉行的中高層會議與有關活動,增進對企業文化相關因素有更清晰和直觀的認識;現場觀察是對企業所處環境和建築物、辦公空間、員工風貌等進行觀察,判斷企業文化的外在直觀表現,觀察時需及時做好現場記錄。除問卷調查外,其余五種調查方法的結果均應用於定性分析。
3、企業文化調查工具的總體設計原則
①與企業實際相結合:即壹切從實際出發,結合公司在經營管理中出現的問題,切忌“為
文化而文化”;
②語言通俗易懂:即調查工具的內容表達不能脫離公司常用的術語和規範,以便員工更準確理解調查題目的真實含義,避免產生誤解或歧義,使調查答案能盡可能接近真實;
③簡單易於操作:即調查工具不能過於復雜繁瑣,避免對日常工作形成不必要的幹擾。
4、調查問卷的設計步驟與調查註意事項
①問卷設計的六個步驟
第壹步:明確調查目的,明確調查主要基於何種需求,如組織氛圍、員工滿意度、領導力等,目標應當盡可能精確、清楚。
第二步:確定問題回答形式,多以封閉式問題為主,輔之少量開放式問題;即主要讓應答者從壹系列應答項做出選擇,而不是自由地用自己的語言來回答和解釋有關想法。
第三步:決定問題的措辭,用詞必須清楚準確、避免誘導性的用語,考慮應答者回答問題的能力和意願;
第四步:確定問題編排順序,問卷每壹部分位置的安排都具有壹定的邏輯性,聯系越緊密,應答者考慮的越全面,回答越嚴謹;
第五步:評價問卷,草稿完成後,應對草稿進行批評性評估。應考慮以下因素,如:問題是否必要?問卷是否回答了調研目標所需要的信息?開放題是否留足了空間等?
第六步:預先測試和修訂,當問卷獲得管理層的最終認可後,還必須挑選壹部分人員進行預先測試,測試完成後,任何需要修改的地方應當及時修改。
②問卷設計的其他註意事項
調查問卷所提及的問題應與調查目的和調查內容的分析要素相對應,與公司價值觀與規範所描
述的角度相吻合,並盡可能是員工確應了解和切實關心的問題;我們總是想了解更多的信息,但考慮到員工填寫時的心理因素,問題不宜設計過多,通常以5-10頁為宜;為了進行相關性分析,問卷中難免涉及某些個人信息的問題(如崗位類別、層級、所在系統、年齡、學歷、如司年限等),調查者必須在問卷填寫說明上做出保密承諾。
③高效問卷調查的方法
保密性原則:不僅要在問卷開頭做文字說明,還應在發放問卷時進行詳細講解,使填寫人明白,公司壹定對他所填寫的問題保密,以解除顧慮。
真實性原則:為了保證調查問卷的真實性、高效率,應采取“集中填寫”的方式,組織所有填寫問卷的人員在壹個會議場所當場填寫,要註意監督會場紀律,不允許任何交流討論,填寫完畢當場遞交,確因時間等不允許或在外地有諸多分公司、辦事處,迫不得已采用各自填寫的方式,也應避免在遞交部門上司後集中上交或郵寄。
企業文化調研本身就是壹場聲勢浩大的宣導過程,為統壹廣大員工對企業文化的認識和理解,確保調研工作的順利開展,建議利用集中填寫調查問卷的機會,同期召開壹次企業文化內部調研的動員會,並進行壹場有關企業文化的專題培訓。此外,為提高員工的參與熱情,還可開展企業文化提升建議的有獎征集活動,利用企業內部的壹切宣傳渠道,同步宣傳介紹企業文化的相關知識。
5、訪談提綱的設計要點與成功訪談的方法
①訪談提綱的設計方法
在設計訪談提綱時,所涉及的問題應與訪談對象所處的管理層級和工作職責相對應,同時註意問題分類,提綱要細致,每壹個問題可再分小項,還要註意與不同訪談對象交流內容的相關性。
②成功訪談的方法
訪談前準備:訪談者盡可能固定專人,且宜由2-3人組成壹個小組擔當,訪談過程中壹人負責提問,壹人負責記錄,另壹人負責訪談對象的通知銜接。訪談順序最好按照由基層員工到中高層員工、由企業壹線員工到企業總部員工的原則來安排。在訪談前應進行充分的準備工作,包括熟悉訪談提綱、了解有關公司文化現象的問題等。
訪談提問:運用輕松開場白,簡短的題外話有利於迅速拉近彼此的距離,在交流過程中應擺脫過於正式和嚴肅的辭藻,盡量創造融洽、親切的談話氛圍,以引發被訪談者的興趣,更多挖掘公司歷史上沒有文字記載的趣聞軼事,特別是對某些典型事例要深入了解,確定人物、地點、時間、具體內容、相關數據。訪談過程中應思維敏捷,無需拘泥於提綱順序和問題,對於提綱中未涉及的重要內容,可加以追問和修正完善,但要註意不能生硬否定對方觀點,也不要隨口附和對方的觀點,對明顯荒唐的觀點可以提出委婉質疑。對訪談時間、節奏及時控制,壹般不超過或少於原定訪談時間的四分之壹。
訪談記錄:記錄人要註意細致、準確,盡可能記錄訪談過程的每壹句話,註意對方發表觀點的背景和真實意思表示,不要攙雜個人觀點,有任何形式的發揮,對某些有代表性的話要完整記錄下來,涉及名稱、數據、過程要精確記錄,並得到確認和核實,提問人也要盡可能記下所有問題的主要觀點。每天訪談結束後,用QA的形式及時整理訪談記錄,在輸入電腦同時輔以錄音。
訪談總結:每壹訪談對象結束後,記錄人與提問人可對照彼此感覺,每天(或半天)進行執行小組訪談總結,每人都針對當天訪談所得到的信息談自己的認識並由專人記錄,對存在疑問的問題要在後續的訪談中加以證實和補充,並根據訪談總結,適當調整訪談提綱。
訪談保密:訪談開始前要向被訪談人申明保密原則,解除被訪談者的疑慮,談話中不得任何人泄露其他訪談對象的觀點,防止串話或誤導,在訪談總結中也不要過於強調被訪談者的姓名,日常與工作無關的交流不要引用訪談時的信息,電腦、筆記本應妥善保存,不要隨便放置,防止丟失或泄密。
內部資料的收集與消化:內部資料不僅是分析診斷的依據,還是設計調查問卷和訪談提綱的參考依據,項目執行小組應該及時擬訂資料收集清單,提交各有關系統/部門,要求在規定時間內提供,信息收集後執行小組作好登記、整理,壹般在3-5個工作日內完成對這些資料的消化吸收和相關研討。
三、企業文化診斷的基本步驟
企業文化診斷的基本步驟分為四個部分:擬定診斷方案→組織調查實施→分析調研數據→出具診斷報告。