檔案管理原則上永久保存，對於辭職、辭退、離職等人員檔案，自員工離職之日起保存壹年後方可銷毀。按規定銷毀的檔案由專人填寫銷毀申請單，經人力資源部部長審核，報總經理批準，並指定兩人執行銷毀。審核、批準、執行人員要在銷毀申請單上簽字，並存檔。電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定，並由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構***同派員監銷。人事檔案是我國人事管理制度的壹項重要特色，是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。記錄壹個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險等相關證明時，都需要使用檔案。
法律依據
《中華人民***和國勞動合同法》 第五十條 用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，並在十五日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續。勞動者應當按照雙方約定，辦理工作交接。用人單位依照本法有關規定應當向勞動者支付經濟補償的，在辦結工作交接時支付。用人單位對已經解除或者終止的勞動合同的文本，至少保存二年備查。