壹、確認邀請媒體名單，二、打電話給相關負責人，邀請媒體參加，並傳真邀請函。
1、來參加活動的媒體，看他們幾點過來，怎樣過來（坐車還是自駕車），過來的當天我們會整理壹個資料袋，裏面包括通稿，禮品，項目信息，簽到，拿紅包的另外簽到並要名片。
2、不來參加活動的媒體，看他們是否可以發通稿，發的話我們在活動當日發通稿過去，然後他們出稿後，我們要拿回相關的書或者報道做留底。
媒體邀請
三、確認參加媒體後，要跟進，確認最後到的媒體人數，到來的方式，具體負責人和電話等。多數平面媒體刊出新聞的時間是在獲得信息的第二天。應把新聞發布的內容安排在最初的階段，至少保證記者的采訪工作可以比較早的結束，確保媒體次日發稿。
媒體邀請
提供給媒體的資料，壹般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當，按順序擺放，再在新聞發布會前發放給新聞媒體，順序依次應為：1、 會議議程2、 新聞通稿3、演講發言稿4、發言人的背景資料介紹。（應包括頭銜、主要經歷、取得成就等）5、公司宣傳冊6、產品說明資料。（如果是關於新產品的新聞發布的話）7、 有關圖片8、 紀念品（或紀念品領用券）9、 企業新聞負責人名片（新聞發布後進壹步采訪、新聞發表後寄達聯絡）10、空白信箋、筆（方便記者記錄）媒體邀請的技巧很重要，既要吸引記者參加，又不能過多透露將要發布的新聞。在媒體邀請的密度上，既不能過多，也不能過少。壹般企業應該邀請與自己聯系比較緊密的商業領域記者參加，必要時如事件現場氣氛熱烈，應關照平面媒體記者與攝影記者壹起前往。
媒體邀請
邀請的時間壹般以提前3到5天為宜，發布會前壹天可做適當的提醒。聯系比較多的媒體記者可以采取直接電話邀請的方式。相對不是很熟悉的媒體或發布內容比較嚴肅、莊重時可以采取書面邀請函的方式。在記者邀請的過程中必須註意，壹定需要邀請新聞記者，而不能邀請媒體的廣告業務部門人員。有時，媒體廣告人員希望借助發布會的時機進行業務聯系，並作出也可幫助發稿的承諾，此時也必須進行回絕。如何正確地邀請媒體有哪些方法？