關鍵詞：辦公自動化 高校 秘書工作0 引言隨著科學技術和社會經濟的迅猛發展，特別是計算機軟硬件技術、網絡通訊技術、多媒體技術的發展和廣泛應用，辦公自動化已經越來越成為高等院校日常管理工作不可或缺的條件。高校秘書工作要積極適應辦公自動化發展要求，運用現代化的技術設備和科學管理手段來提高工作質量和效率，實現管理現代化和決策科學化。這也對高校辦公室秘書人員提出了新的任務和要求．只有積極主動地學習並熟練掌握運用辦公自動化，才能適應自動化環境下的高校秘書工作。
1 正確認識辦公自動化
辦公自動化(OFFICE AUTOMATION。簡稱OA)是壹種含多種技術的新興科學，它以計算機技術、通信技術、系統科學、行為科學為基礎。以工作站、計算機網絡為支柱，是壹種綜合性的信息控制系統，它是當前世界新技術革命中壹個非常活躍、引起人們廣泛關註的領域。辦公自動化已成為現代信息社會的重要標誌。
辦公自動化是將計算機技術、通信技術、信息技術和現代管理技術等先進技術和方法，不斷使人們的辦公業務借助於各種辦公設備，並由這些設備與辦公室人員構成服務於某壹目標的人機信息處理系統，從而達到最大限度地提高工作質量、工作效率和改善工作環境的目的。隨著信息技術的發展與整個國家經濟信息化的深入發展，計算機及通信等現代信息技術越來越廣泛地應用於各行各業。秘書工作本來就是以處理信息為中心任務的，當然會受到這個浪潮的影響。
但是對辦公自動化的應用，在高校秘書工作方面存在著壹定的誤區。傳統的高校秘書工作是壹支筆壹摞紙，是純“手工化”的，而現在是“自動化”，是告別紙筆、走向光電的時代。有的人習慣了老傳統，認為“自動化”不如“手工化”得心應手；有人認為自動化僅僅是文字處理的自動化；有人認為配上計算機、學會輸入法、會用word就是實現了辦公自動化；有人擔心辦公自動化容易出錯、容易泄露國家秘密。不利於歸檔；有些人認為，辦公自動化只是引進了壹些技術設備，有許多單位在實際工作中並沒有運用這些設備的功能，例如：計算機只發揮打字機的功能，傳真機充當電話機，其它辦公工具也只是作為虛華擺設。有些人認為OA只是壹時的潮流時尚，而作為高校秘書工作現代化的長期任務來對待。有些高校秘書人員還不能很快接受和適應新系統所提供的功能。還可能有些人對新系統不夠理解並抱著懷疑的態度，這些都不利予辦公自動化的正常發展。
2 辦公自動化對高校秘書工作的影響
2.1 辦公自動化能夠提高工作效率和工作水平 高校秘書工作是壹項參謀性、輔助性的工作，其工作對象具有復雜性和多變性的特點，內容包括輔助決策、綜合承辦、公文辦理、會議組織、信息處理、調查研究、機要保密、信訪工作等。在傳統的工作環境中，秘書工作的開展多數借助於紙筆進行紙面工作，通過電話、電報、信函等進行信息傳遞和交換，工作速度較為緩慢，工作效率難以提高。實現辦公自動化後，高校秘書工作的部分業務工作可以借助先進的辦公設備進行處理，實現文字處理、信息傳遞、存貯與檢索的現代化，極大地提高工作速度和工作效率。網絡時代的來臨，使得信息的采集渠道更多、更新更快、內容更全，資料收集更加方便，文件處理靈活高效。
2.2 辦公自動化對高校秘書工作科學化、規範化和標準化的要求 秘書工作．在某種程度上來說也可以看作是壹種以信息處理為主要特征的辦公活動。壹方面，現代社會日益要求信息的存儲、處理和利用遵循科學、規範、標準的基本原則，才能夠迅速從紛繁復雜的信息流中挑選有用信息，為秘書工作提供科學的依據。才能及時地處理和傳遞，進行正確的計劃和決策。另壹方面，計算機信息處理本質上是數學計算，這種嚴格的數學化行為要求文秘辦公行為高度科學化。所謂科學化，就是秘書工作要有章可循，有切實可行的工作標準、操作程序和控制措施，建立健全科學的操作規程。
2.3 實現辦公自動化，運用新的辦公手段，要求高校秘書人員必須具備相應的素質與技能 辦公自動化是現代化的社會結構、現代化辦公室工作和較高水準的辦公室工作人員的綜合效應，它對秘書人員的業務素質提出了嚴格要求。如不迅速提高業務素質，就不能適應辦公自動化的要求，將會被淘汰。
3 辦公自動化對高校秘書人員提出了新的要求
3.1 積極轉變思想觀念，提高對辦公自動化的重視程度，從思想觀念上充分認識到辦公自動化實現的必要性和長遠功效 辦公自動化是壹個全新的概念，是信息社會的重要標誌之壹。高校秘書人員必須盡快轉變思想觀念，跟上形勢和時代的發展步伐。在高校辦公自動化大發展的新形勢下，過去那種不合時宜的舊觀念、舊框框和習慣做法已不能適應辦公室秘書工作的需要。在新的歷史發展階段，秘書人員只有更新觀念，轉變工作方法，高度重視，積極學習先進的辦公自動化思想，使辦公自動化意識成為壹種“自覺”。才能確保不被時代發展、科技發展的大潮拋棄，才能保證秘書工作高效、有序地運作。
3.2 強化學習意識，提升自身能力 辦公自動化是壹個高效的人機交互系統，在這個系統中，具有現代思想和技能的人始終是活動的主體。作為秘書工作人員，不僅要學習秘書工作的業務知識在實際工作中加以運用，更要加強辦公自動化理論學習，接觸盡可能多的新技術，完善自己的知識結構。要積極參加辦公自動化方面的培訓，掌握壹定的計算機軟硬件知識。秘書工作千頭萬緒，錯綜復雜，秘書人員不僅要掌握電腦、傳真機、復印機等現代辦公手段，尤其要掌握計算機信息處理技術和網絡技術，熟練使用辦公自動化軟件(如Word、Excel、Powerpoint)，有能力、有條件的甚至可以向系統開發等高級應用技巧發展，以適應新環境對高校秘書的新要求，充分發揮高校秘書職能。
3.3 增強安全防範意識，做好保密工作 保密工作是高校秘書工作的重要組成部分，保守國家秘密是秘書人員肩負的職責和義務。在辦公自動化的環境中，秘書人員的保密工作呈現出了新的特點，增加了保密的難度。尤其是網絡技術飛速發展的今天，文件檔案的傳播途徑急劇增多，泄密渠道也日益增多，各種信息載體如磁盤、磁帶、網絡等都可能成為“黑客”攻擊的對象；另壹方面，竊密手段也日益現代化，各種高科技手段如互聯網、激光技術、人造衛星、紅外遙感等技術均已被利用到現代竊密活動中。因而，如何很好地保守國家機密，就成為高校秘書人員必須要高度重視的壹個問題。真正從思想上認識到保密工作的重要性，培養嚴守機密的職業道德，積極參加有關保密思想和保密手段的教育培訓活動，增強安全防範意識。熟練掌握、運用各種辦公自動化設備，了解辦公自動化設備方面竊密與反竊密的情況，加強對計算機、傳真機、復印機和其他辦公設備在處理、傳遞秘密信息上的管理，嚴格控制泄密渠道，樹立反竊密意識，加強反竊密措施，切實提高做好辦公自動化中保密工作的自覺性和技術水平。
3.4 認真實踐秘書工作的規範化操作 科學有效地建立辦公自動化條件下的秘書工作規範，嚴格規範秘書工作制度和程序。逐漸地在日常工作中，把傳統工作環節和先進的自動化手段相結合，真正提高工作效率。辦公自動化的實現對日常性的事務處理有極大的幫助；但是，像公文辦理、檔案管理等工作雖然運用了自動化軟件，由於這類工作有傳統的規範程序．例如，公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環節，檔案管理中的鑒定、分類、整理等核心環節，即使在辦公自動化環境下仍要堅持規範處理，使0A與傳統秘書工作真正相結合。
3.5 強化責任意識 辦公自動化配備了諸多設備，如沒有強烈的責任心。用完了就拉倒，很容易造成設備的人為損壞或者不必要的浪費，甚至造成泄密。要強化責任意識。精心維護，確保oA正常運轉，延長設備使用壽命，實現“可持續使用”。認真分析工作中所需要的信息處理功能，分清輕重緩急，把有限的辦公自動化設備與軟件用在刀刃上。