團代會是指團員代表大會，是全國青年團組織的最高權力機構，每屆團代會都通過代表選舉和團組織層層推薦產生，代表了全國各地的青年團員。團代會的主要任務是選擇青年團中央領導機構，審查和通過團章等重要文件，制定團組織的發展戰略和方針政策，並聽取和審議各級團組織的工作報告，對團工作提出具有指導性和決策性的意見和建議。
學代會是指學生代表大會，是高校學生內部的最高權力機構，旨在保障學生的民主權利和代表學生利益。學代會的主要任務包括選舉學生會主席和各學院學生代表，審議和通過學生會章程和規章制度，評選優秀學生幹部和學生組織，代表全體學生，參與學校教育教學改革，提出對學校發展的意見和建議等。學代會是促進高校學生自治和民主管理的壹個重要載體，也是推動高校普及民主教育的重要力量。
團代會和學代會的召開，必須按照法律法規的規定和國家有關部門的指導意見，嚴格遵守程序，確保會議的合法性和代表的代表性。在籌備會議期間，需要組織推薦代表、準備會議材料、研究和制定議程等工作。在會議期間，需要認真聽取各代表的發言和意見，進行投票表決，並形成具有約束力的決定，最後及時通報會議情況和決定結果。在執行決定過程中，需要密切關註代表的反饋意見，及時總結經驗，推動工作的落實和實際效果。