1、標題。標題要表示出是什麽類型的情況說明。
2、擡頭部分。這裏就是稱謂了，稱謂的話，如果是員工說明，可以寫某某領導，如果是下級部門向上級說明，可以寫上級部門的名稱。
3、主體正文。主體部分就是要說明事情的來龍去脈了，壹定要用簡明扼要的語句來呈現。
4、落款。就是提交人了，當然也可以是某某部門。
5、日期。情況說明的具體年月日。
範例：
學生證收回說明
____：
我已於____年____月在________師範大學順利畢業，並取得畢業證書。就讀期間辦理的學生證在畢業前已由________師範大學統壹收回，故現在只能提供畢業證復印件，無法再提供學生證原件。
特此說明。
說明人：________
____年____月____日
出口退稅說明
____稅務局：
我單位____________（稅號____）於____年____月成立，是註冊在________的商業（工業）企業，法人____________。我單位自成立至今，通過各方面努力，欲與國外企業進行業務往來，目前主要以進口（出口）________為主，並有其他________業務。根據規定，我單位已在工商部門，市外經貿委以及海關部門備案完畢，請領導批準我出口退稅認定事項。此致
敬禮！
____________單位
____年____月____日