按照時間，準備各項會議材料，包括安排人員撰寫、印刷。確定參會人員的行程，是否能夠按時到會。準備桌簽，安排桌次，並形成會議指南。擺放茶水、紙筆等。會前這些準備必須到位。
主持人說明會議的主題，和討論要達到的目的。對於大家的發言表示衷心的歡迎，要求大家各抒己見，不用保留，另外通常會安排壹個書記員簡記發言人的發言。需要保留原話。作為會後處理意見的參考。
3.進入會議的主體， 與會者發言。如果發言踴躍，主持人只需要適當的調控即可，如果冷場，需要適當的激發，可暗示壹些喜歡說話的人發言，形成良性的會議氣氛。也可在會議前作點適當的準備。
4.聽取座談會的領導講話，通常是介紹單位情況,未來發展,對新員工提出要求和希望.
5. 調控時間，在時間快結束前，如果還有領導參加，可詢問領導是否需要發言。也可特意請領導發言。結束前主持人作會議的總結發言，對於發言者表示感謝。
6.會議結束後，要回收相關資料，恢復會議室，結算費用，並由相關人員形成會議紀要，安排工作跟蹤，整個會議結束。
註意事項:防止座談會發難.不可控制.要提前有預案,防止座談會出格,變亂,雖然這種情況出現的可能性很小,但組織者要有準備,比如:可能提出的不好的問題,提前想好如何回答等。