範文：
xx市興達貿易有限公司：
貴公司20xx年x月x日函收悉。函中所訴20xx年x月x日 《購買電腦桌合同》中，所收的35套黃花牌電腦桌部分出現接口破裂壹事，深表歉意,此事已引起我方高度重視，現已就此事進行調查。
經有關邵門查實：我廠生產的xxx型黃花牌電腦桌，出廠時，經質檢部門檢驗全部為優質產品。函中所提的部分電腦桌出現接口破裂，是由於我方工人在出倉時搬運不懊造成的。
襯貴公司的損失，我公司再次深表歉意，並請貴公司盡快提供電腦桌受損的詳細數字及破損程度，以及公證人證明和檢驗證明書，我介司將以最快的速度按實際損失給無條件賠償。
對此，我們將引以為戒，查找工作中存在的問題和不足，制仃改正措施杜絕此類事件的發生。希望能夠得到責公司諒解，繼續保持良好的貿易往來關系。
候復：
xx市光明家具有限公司：
20xx年x月x日：
擴展資料：
商業信函註意事項：
（壹)語氣口語性。
每壹封商務信函的往來都是不同的企業之間或者企業領導者彼此之間的壹種情感交流。人都是感性的，所以商務信函更多地體現了感性的壹面。而不是人們想象的商務信函應該用壹種特殊的“生意腔”，信函讀起來使人感到非常熱情、友好，就像朋友之間的談話那樣簡單、自然人性化。
無論是歉意的道歉函，還是善意的勸說函，或者購買函，完全可以通過信函中的語氣、語調來表現。
(二)內容直接性。
企業每天都要閱讀大量信函文件。務信函不需要用華麗的詞句。所以，務信函要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。用簡潔樸實的語言來寫信函，使信函讀起來簡單、清楚、容易理解。
當涉及數據或者具體的信息時，如時間、地點、價格、貨號，等等，要用語精確，使交流的內容更加清楚，這更有助於加快商務活動的進程。
(三)態度真誠性。
務信函要能夠充分體現真誠、禮貌。不管說什麽，都要帶著誠意去說。
(四)主旨單壹性。
務信函具有純粹的業務性，壹般要求專文專事，內容集中單壹，圍繞公務，突出主旨。
(五)格式規範性。
務信函結構類似於壹般的書信，有稱呼、有正文、有署名。外貿商務函、電的寫作則必須依照國際慣例，用英語或對方國家所使用的語言書寫，在文法和書寫格式上也要符合對方的語言規範和習慣。
(六)地位平等性。
商務信函是兩個平等法人之間的往來文書，反映雙方平等、互惠互利的關系。務信函的寫作應相互尊重，以禮相待。
(七)要求時限性。
商務信函是在商務活動的每個環節中形成的，每封信函都是壹定時限內的雙方 意願的明確表達。因此，接收對方的信函後必須及時回復。目前，信函的傳遞越來越多地使用圖文傳真、電子郵件等快速傳遞形式，以適應這壹特點的需要。務信函壹般由三部分組成:信頭、文信尾。