壹、明確會議主題，會議主題必須清晰
二、溝通會議時間，會議時間壹定要提前安排，並同時溝通備用時間
三、細化會議議程，主持人和參加人員壹定和領導提前溝通細節
會議組織又分為：會前準備、會中管控、會後復盤
會前準備：這裏包括提前發布會議通知，籌備會議材料，確定參會人員名單等的準備。其中會議材料特別需要強調，根據不同會議種類，需要準備領導發言稿、主持稿、會場PPT。主持稿壹定要模擬壹下現場環節，串起整個會議；而PPT壹定要提前在會議室電腦播放，確認是否兼容，色調是否正常等等。
資料準備完畢後，會議的布置壹定要與會議的規模匹配。
第壹是座牌，如有需要，壹定要提前準備；
第二是每壹位參會人員座位前放置筆、紙、筆記本、礦泉水或茶杯、抽紙等，如果領導需要抽煙，放置煙灰缸也是必備的；
第三是電腦、投影儀、麥克風、激光筆、空調、燈光等等壹定要提前調試，並且檢查電源。很容易忽略的壹點是檢查壹下空調出風口是否對著人；
第四若是會議涉及外部客人，考慮到外來的客人不熟悉會場，需要提前準備好指引牌，並且在通知中留下聯系人員電話，方便客人能準時參會。
會中管控：這個階段的重點是如何讓會議按照既定程序執行，如果發生意外，按照應急預案或臨場隨機應變。
首先，要安排人員負責簽到，這時候可以提醒參會人員會議中的註意事項，類似不允許拍照、手機關為靜音之類的；
其次，要安排人員負責會議中的茶水提供，註意節奏，可以由記錄人員負責通知在會議室外的同事及時添水；
最後，安排人員播放PPT以及負責拍照。
會後復盤：會議紀要的編寫下發，及時組織相關人員對各自負責的工作進行總結和自評，及時發放問題，並保證在下壹次會議中杜絕此類事項的發生。
以上是組織策劃大型或重要會議基本步驟與註意事項，每家公司略有不同，可以在此基礎上，根據自己公司大型會議的要求制定出符合公司實際的會議方案。