1、題目：二號字，字體是方正小標宋或黑體，壹般把所要證明的主要內容作為標題。如關於×受賄情況的證明。不要只寫證明材料或證明信，證明書，因為這會給對方單位以後查找，使用這些材料帶來不便。
2、正文：三號字，字體仿宋。應把需要證明的有關人員或事件的真實情況寫清楚。如系調查證明材料，還可以提供有關調查線索。
3、署名：證明材料寫好後，要將提供證明材料的單位全稱或個人姓名寫在證明材料的右下方，並註明證明的日期。
格式情況：
1、標題：標題要表示出是什麽類型的情況說明。
2、擡頭部分：這裏就是稱謂了，稱謂的話，如果是員工說明，可以寫某某領導，如果是下級部門向上級說明，可以寫上級部門的名稱。
3、主體正文：主體部分就是要說明事情的來龍去脈了，壹定要用簡明扼要的語句來呈現。
4、落款：就是提交人了，當然也可以是某某部門。
5、日期：情況說明的具體年月日。