壹場會議的成功與否，關鍵在於會前的策劃準備是否到位。
壹、會議策劃
會議策劃工作直接決定著將要舉辦的會議的成敗。會議策劃人員必須對整個會議的有清晰的認識，能夠站在壹定的戰略高度對會進行全局把控，因此，對於會議策劃人員就有嚴格的要求，要求策劃人員具備壹定的管理能力，對會議中涉及的人、財、物進行計劃、組織、指揮、協調、控制，以期高效達到舉辦會議的目標。
（壹）會前籌備
1、對此次會議的認識
在開會前必須清楚認識會議的內容（名稱、地點、時間、場地、參會人員、會議的意義）
2、組織會前動員會
組織召開會前動員會對於會議的成功起著至關重要的作用。會前動員會由會議策劃人員主持召開，會議主持人、會議後勤服務人員、會議記錄、音響師、會場控制、攝像師以及必要時會議邀請的嘉賓及領導也請參會。
（1）在開會前必須清楚地向參會人員傳達此次會議的內容（名稱、地點、時間、場地、參會群體分析、會議級別、會議意義及主辦方要達到的會議效果等）
（2）進行人員安排。會議總策劃給會場服務人員安排任務（×××負責主持、×××負責後勤服務、×××負責會議記錄、×××負責音響設備、×××會場引導及現場控制、×××負責攝像等）。
（3）介紹此次會議的詳細流程
（二）會議承辦方各塊負責人應具備的素質
1、會議策劃
能夠站在壹定的戰略高度對會進行全局把控，要求策劃人員具備壹定的管理能力，對會議中涉及的人、財、物進行計劃、組織、指揮、協調、控制，以期高效達到舉辦會議的目標。
2、主持
（1）主持人應具備良好的語言表達能力
語言，是節目傳播內容的重要載體，主持人的語言對於主持人而言非常重要。
首先，語言要通順流暢。其次，主持人語言應具備嚴密清晰的邏輯思維。再次，在語言表達上，要有自己的特色，要富有感染力。
（2）主持人應具備壹定的臨場應變和即興發揮能力
壹定的臨場應變和即興發揮能力是節目主持人在節目的制作過程中，由於人的因素、設備的因素、以及組織管理協調等方面原因，使得節目制作過程發生了壹些難以預料的但又客觀存在的變故，此時主持人能夠保持冷靜，充分發揮自身的主觀能動性，運用大腦迅速思維並作出判斷，並根據大腦判斷組織語言和反應，使變故通過主持人靈活巧妙的語言組織和反應逐漸朝好的方向轉化的能力。比如，在主持節目的過程中主持人及時發現了自己的口誤時，則應隨機應變，保持冷靜，用機智幽默的語言化解危機。
（3）主持人應具備個性鮮明的.主持風格
任何壹個人從事任何壹項工作都具有自身的風格，作為主持人的主持風格則是在主持節目過程中，主持人的學識、思想、品德、舉止、談吐、能力、才藝、智慧、誌趣和格調化的綜合表現。
3、後勤負責人
（1）會前確定能夠到場的領導、嘉賓和觀眾的名單（了解參會群體），會議現場文件、表格等制定與打印（包括：簽到表，會議記錄表，工作安排表、桌牌等）
（2）對會場所需道具、用具須提前購置備齊
（3）會議開始前壹至二小時組織人員對會場進行布置（會議標語、會場桌椅、桌牌、水擺放）
（4）與會場引導積極溝通，做好簽到及引導工作
4、會議記錄
會議記錄員要能夠準確地記錄會議的每壹個環節，為會議總結和會議報道提供材料支持。
會議記錄員應具備的素質：
（1）有速記能力。
（2）有很強的概括能力。
（3）善於捕捉每個人特點的能力。能夠準確地記錄會議的每壹個環節，為會議總結和會議報道提供材料支持。
5、音響師
音響師須要在會前準備好會場音樂、視頻及文檔資料，會議開始前壹小時對會場多媒體、音響、麥克等調試，電源確認，對多媒體設備有充分的準備，保證會場多媒體播放正常。（能夠熟練操作電腦及多媒體設備，具備隨機應變的能力）
6、攝像師
（1）領悟會議精神；
（2）有壹定的攝影經驗。攝像師須要清晰地認識會議的意義，能以最獨特的視角留住會場的每壹個精彩瞬間，能根據主辦方需要達到的會議效果有針對性的進行人物特寫抓拍。為會議總結和後期會議報道提供必要的圖片素材和參考。
7、會場引導和現場控制
會場引導和現場控制人員須對舉辦會議現場的空間布局有清楚的認識和深刻的印象（會議室地址、周邊停車場、衛生間、會場通道、會場主席臺、領導席、嘉賓席、觀眾席的布局等）。
（1）會前有序引導領導、嘉賓及觀眾（簽到）入席；
（2）會議中間對會場紀律監督、帶動會場氣氛，有序引導現場出入人員，對現場遇到的突發事件能夠隨機應變；
（3）宣布會議結束時，要有序引導與會的領導、嘉賓和觀眾離場。
（三）會議總結
會議結束後，各中心做好會議總結，並於三日之內交送於總務辦公室，進行備份存檔。總務辦公室將會議記錄以及相關文件做好整理，壹並存檔入庫。由技術服務部對其所采集照片進行技術處理
（四）材料及財務預算
海報、條幅、膠水、剪刀、透明膠帶紙、別針、曲別針、刀片，簽到冊、會議記錄本，
（五）突發事件的處理預案
1、技術部多帶儀器設備，保證影像的。
2、保證會場安全通道暢通、照明及消防設施完好
3、確定四名隨機調派人員（現場控制），做突發事件的人員安排
（六）備註
1、全體工作人員必須穿正裝，佩戴工作證，隨身攜帶小筆記本，便於信息的準確傳達。
2、各負責人壹定要盡職盡責，如有特殊情況，必須提前聲明，以便及時調整。
3、與會人員按照中心就坐
4、會議現場的總負責人
二、會前動員會
會議策劃只是把活動作為壹個項目確定下來，而會務籌備會才是對會議方案進行探討論證的過程。會前動員會籌備會由會務組籌備召開。參會人員對既有方案各抒己見，暢所欲言，群策群力，提出自己的創意，綜合討論，讓會議既有壹定的模式，又有更多的創新和提高。關鍵是在於統壹會務組織人員的思想認識，增強會務組織人員的信心，明確在舉辦會議過程中自己的責任的權利。
三、彩排
在會議策劃方案最終確定後，至少於會前壹天到會場現場彩排。對方案中考慮欠周祥的地方及時進行修改和增補。
篇二：年終總結大會籌備工作1、會議時間：
20××年1月9日9：30
2、會議內容：
壹、商會20××年工作總結；
二、河南程方紡織公司20××年工作總結；
三、商會工會工作總結；
四、年度黨支部工作總結。
3、參會人員：
紡織商會會長、秘書長、副會長、理事、園區棟長、公司全體員工。特邀嘉賓—公安、消防、方北營和程寸營二委代表等80余人。
4、會議籌備小組：
組長常保生、副組長杜秋生、趙景房，組員付帥、張艷玲、宋長偉、杜開利、徐曼曼、王美英、杜憲書。
5、人員分工：
壹、會議資料，負責人：。會議資料包含：會議內容中的工作總結。
二、參會人員組織，負責人：。人員主要為參會人員。
三、場地安排，負責人：，主要工作包含沐香苑會議室的確定（大約可容納80—90人的會議室，須事先與酒店經理協商），主席臺布置（包含與會列席人員、包含會議條幅標語等擺放工作）、燈光音響話筒等設備的調試（事先準備好國歌MP3格式）。會議當日需有沐香苑酒店方保證電線路正常使用，保證消防安全等工作由籌備小組組長與酒店方協調。
四、會議茶水果品的準備，負責人：付帥，主要工作包括茶水果品的供應。
五、攝影拍照，負責人：付帥，主要負責攝像拍照設備的準備（並負責會議期間的攝影與拍照）、會後用餐安排（需與沐香苑酒店經理溝通後由其安排）
篇三：會議籌備情況匯報近階段，XXXX會籌備情況匯報如下：
壹、明確職責、落實責任。
8月19日，市委召開第壹次商情組工作會議，我區就本次會議安排、客商邀請、細節安排等相關工作進行了部署，按照工作要求，我們進行了精心組織，確定了綜合科為責任科室，落實上報了責任人、聯絡員，做到了專人對接，責任明確，與上級部門保持經常聯絡，互通信息，不斷完善籌備工作。區委主要領導高度重視，召集相關區領導及部門召開專題會議，明確責任、落實人員，整個活動由區黨組成員牽頭負責，商務局具體承辦，開發區配合。
二、精心篩選，邀請參會客商。
按照會議要求，我區負責邀請客商30名，原則上要求邀請《財富》、《福布斯》、《金融時報》世界500強企業高管人員，根據以上要求，我局及時與各鎮、園區進行了對接，認真梳理排查，於8月19日上報我區擬邀請客商總名單，並下發了電子邀請函。並就會議的議程安排、參會細節、客商食宿安排與相關責任單位進行了對接落實，確保本次客商按時參會，同時讓客商安心參會，舒心參會。
三、爭創特色，舉辦專場活動。
近年來，我區圍繞全區產業規劃定位，將僑商作為外資引進的對接突破口之壹，與僑辦積極聯系溝通，並充分利用僑辦海外豐富資源和平臺優勢，積極邀請壹批僑商來淳考察興業，為創造良好的投資環境，我區在開發區內設立“華僑產業園”，力爭全區外資利用取得重大突破。專場活動包含：
1、組織僑商實地考察。組織近100名僑商對我區經濟開發區等進行實地考察，來全面了解我區投資環境及產業發展分布狀況。
2、舉行僑商產業洽談會。會上，我區主要領導重點推介我區投資環境與未來前景展望，並進行面對面洽談，對僑商提出的投資環境、政策咨詢等進行現場解答，力爭壹批項目早日落戶高淳。
3、進行項目簽約。對全區招商項目認真梳理，精心挑選制造業項目13個、現代服務業項目32個、生物醫藥項目52個、農業項目22個、文化創意項目14個舉行簽約儀式。