2）本制度所指資料是指與項目有關的書面材料，內容包括行政、技術、會議記錄、現場簽證，資料可以是電報、函件、圖紙，手令等。
3）建立項目往來文件、圖紙收發臺帳，並由專職檔案員負責。
4）監理部對內、外均必須遵循嚴格的文件收發制度，收到或發出文件必須要有經手人簽字。
5）其他人簽收的文件、圖紙應及時轉交專職檔案員，以便確認資料完整性、準確性和有效性。
6）專職檔案員定期對文件、圖紙收發情況進行整理、匯總並報總監理工程師批閱。
7）監理部對外發出的指令或通知書，必須有總監理工程師簽名，送至接受方後，需有接受人員簽收。
8）所有文件要及時進行歸檔、存檔，資料管理應做到外觀整齊，編排有序，堆放有別，並同時建立檔案電子信息目錄，便於信息匯總和調閱。
9）有關部門下發的文件要及時簽收登記，並迅速送相關單位或人員傳閱，傳閱後由檔案員歸檔保存。
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