前臺是壹個單位的門面,因此前臺工作人員需要掌握公司前臺接待禮儀,塑造好公司形象。下面是前臺的工作內容和工作職責等。
前臺的工作內容和職責
1、根據辦公室領導的要求,完成有關報告、文稿的起草、修改工作。完成打字、復印及傳真等工作,及時送交領導或按要求傳送給客戶。
2、做好日常電話接待工作。完成行政辦公會議的書面記錄、整理。
3、完成各類文件的收集、整理、立卷、裝訂、歸檔等保管工作。
4、根據要求采購日常辦公用品,並及時登帳。管理本部的財產帳目(低值易耗品、固定資產)。做好辦公室設備管理及維修。
5、做好年度報刊雜誌的訂閱工作,收發日常報刊雜誌及郵件交換。
6、做好辦公室每月考勤。做好物品保管工作。
前臺工作的註意事項1、提供服務的友好態度。客人來訪對公司來說都很重要,接待必須要有友好熱情和願意提供服務的態度。
如果妳正在打字應立即停止,即使是在打電話也要對來客微笑點頭示意,但不需要馬上起來迎接,也不必與來客握手。招呼客人時,應點頭致意並面帶笑容。接待老客戶更要加倍地親切。
客人離去時,要鄭重道別。即使妳再忙,也別忘了最後的道別,稱呼對方的名字將造成好的印象,所以記住來訪者的臉型與姓名是很重要的。
2、接待“不速之客”是教養的試金石。有客人未預約來訪時,不要直接回答他要找的人在或不在。而要告訴對方:“我去看看他是否在。” 同時婉轉詢問對方來意:“請問您找他有什麽事?”如果對方沒有通報姓名則必須問明,盡量從客人的回答中,充分判斷能否讓他與自己的同事見面。陌生客人光臨時,務必問清其姓名及公司或單位名稱。通常可問:請問貴姓?請問您是哪家公司?
未經上司同意,不要輕易引見來客。即使是事先有預約的來客光臨,也要先通報上司(用電話聯系或親自前去報告),等候指示。倘若沒有預約,即使是妳認為上司肯定會接見的客人,也不可擅自引見。
3、鄭重接過對方的名片。接名片時必須用雙手以示尊重,接過來後不可不屑壹顧,隨手亂放,也不可拿在手中折疊玩弄。接名片時要確認壹下名片上所列對方姓名、公司名稱等。如見到不易拼讀的姓,不要隨便亂念,必須詢問對方。