1.信息與信息技術的概念。壹般而言,信息技術是指人類開發和利用信息資源的所有手段的總和。和信息壹樣,作為信息處理手段的信息技術自古有之,本文的信息技術特指自1946年第壹臺電子計算機誕生以來現代信息技術的新發展。具體來講,現代信息技術包括:傳感技術、通信技術、計算機技術和網絡技術及其它的高新技術如:新材料、航空航天、生物技術等,比較而言,信息技術具有產業化程度最高、發展最為成熟、滲透性最廣、最深以及與信息資源的開發利用結合最為緊密等特點,由此決定了無論是對宏觀和國民經濟還是對微觀的企業管理,信息技術都發揮著其它高新技術難以比擬的影響力。信息技術在管理領域中的應用便促成了信息系統的誕生。信息系統是指依據系統的觀點,運用數學的方法,將以計算機、網絡通信技術為核心的現代信息技術應用於管理領域以實現對相關信息進行搜集、存儲、加工、使用的人機系統。管理信息系統就是壹個利用信息技術、負責從組織內部和外部搜集數據,經過加工處理,形成有用信息,以預定方式提供給各管理層次(以中層管理者為主)用於管理控制的人機系統。
2.企業信息化的定義和特點。企業信息化是借助現代信息技術,以先進的管理理念,對落後的經營方式、僵化的組織結構、低效的管理流程等,進行全面而深刻的變革。因此,信息化不是壹般意義上新技術運用和革新,而是更高層次上的全新革命。企業信息化涵蓋了企業經營活動的方方面面。企業信息化包括:資本市場、供應鏈、客戶價值、知識市場以及價值管理、財務管理、物流管理、企業資源計劃、辦公自動化、人力資源、客戶關系、知識管理、企業電子商務門戶等多個方面、多個層次。企業信息化主要有以下壹些特點:首先,企業信息化的基礎是企業的管理和運行模式,而不是計算機技術本身,其中的計算機技術僅僅是企業信息化的實現手段;其次企業信息化是壹項集成技術,企業建設信息化的關鍵點在於信息的集成***享,即實現將關鍵的準確的數據及時傳輸到相關的決策人手中,為企業運作決策提供依據;第三,企業信息化是壹個系統工程,企業的信息化建設是壹個人機合壹的有層次的系統工程,包括企業領導和員工理念的信息化、企業組織管理信息化、設計與加工應用信息化;最後,企業信息化的實現是壹個過程,包含了咨詢服務、方案設計、設備采購、網絡建設、軟件選型、應用培訓、二次開發等過程。
二、信息化建設對煤炭企業的作用
1.信息技術的應用可以提高企業的綜合管理水平。管理從某種角度講,就是對信息的處理。由各個管理層相互聯系形成等級鏈、矩陣鏈,就鏈條上的某壹個環節而言只是發揮著信息的收集、挑選和轉發的“中轉站”作用。如果這些工作由正規的信息系統來承擔,反而會更快、更準、更全面。縮短等級鏈的長度和矩陣的規模,簡化人為的協調,即可提高效率。壹些研究人員認為,可程序化的決策與無法程序化的比值約為80∶20。這說明企業中的大部分數據和信息是可以利用現代化的計算機和數據終端設備進行集中處理,從而促進重要決策的集中化,提高決策的速度和質量。
2.信息技術的應用可以降低決策的不確定性和風險。正確的決策必須依靠及時、準確的信息,因此,信息獲取的手段和方式就特別重要。通過建立本企業的計算機信息管理和系統,並借助因特網與外部的信息系統相連,企業可以迅速獲取國內外市場和技術的發展動態,及時發現新的機遇和潛在的風險,快速做出反應,及時調整生產、經營策略;迅速發現和掌握市場變化情況,掌握原材料價格信息,以減少投資風險;了解本行業新的科研成果,實現科技成果從大學和科研機構向企業的轉化。
3.信息技術的應用可以改變企業的組織結構。在煤炭企業自上而下的金字塔型管理結構中,各層之間信息的傳遞和交流也是垂直進行的,很少橫向聯系。網絡的應用,可以使上下級間的溝通直接進行,同時也允許橫向交流或越級交流,交流的形式極為靈活。這樣,原來金字塔型結構中的許多中間層次(環節)將減少或消失,職能部門進行有機的結合,對輔助人員需求減少,管理組織機構向扁平轉變,管理的效能大大提高。
4.信息技術的應用可以擴大企業的競爭領域。壹方面,信息技術的應用可以減少企業與消費者之間的環節,縮短路徑距離,降低企業交易成本,提高成本優勢。另壹方面,增加了企業和分銷商改變供貨方的交易成本,分銷商改變供貨商可能面臨更換信息系統的成本。信息技術成為企業的壁壘,構成對新競爭者進入的壁壘。
5.信息技術的應用有利於培育學習型組織。員工通過各種內部的信息庫來獲取知識,形成思想,然後經過員工之間,尤其是小組成員間的交流討論,實現知識刷新,提高工作效率,並將新知識存儲在企業信息庫中供其他員工學習和利用,從而實現信息的***享,不斷提高整個組織的學習力,最終達到整個組織的整體素質持續提高的目的。
三、煤炭企業信息化實施對策
1.建立本企業的計算機網絡,選擇好信息系統軟件。企業計算機網絡是信息的通道和信息化的基礎,要根據企業技術力量和應用要求,選擇主流技術和設備。同時,選好符合企業實際的系統軟件。
2.建立本企業大型的動態數據庫。在網絡上建立人事、財務、銷售等大型的數據庫,大力挖掘企業的信息資源,搜集企業各個方面的信息,按信息系統的要求,進行歸納、整理,納入數據庫中,讓大量的、有價值的、有序的信息在網上流通,為決策者提供有效的決策依據。
3.建立本企業的計算機輔助管理系統。包括管理信息系統(MIS)、辦公自動化系統(OA)、決策支持系統(DSS)、專家系統(ES)等。
4.建立新型的符合企業計算機信息系統要求的管理流程和管理模式。關於這壹問題前面已經談到,信息系統必須有壹個有效的管理工作流程與之相適應。基礎網絡和數據建立起來了,下壹步主要的工作就是按信息流要求對傳統的工作流程如生產環節、銷售、管理運營進行改造,建立迅速、高效的生產管理系統,以適應不斷變化的和競爭激烈的市場。
5.關註電子商務的發展動態,逐步建立網上交易手段。當前,以Internet為基礎的電子商務已成為國際商業活動的核心內容,1998年,我國政府也已將電子商務納入規劃。這對於煤炭企業既是挑戰又是發展的機遇。可以從使用電子郵件、國際聯機信息服務開始,逐步發展到企業與企業之間的交易,如接受訂單、劃撥貨款等。
此外,煤炭企業信息化建設還應註意以下問題:壹是提高企業決策者的信息意識;二是信息化建設要從本企業實際出發,統籌規劃,量力而行;三是加強企業的信息技術和管理人員隊伍建設;四是企業管理要科學化、規範化和組織機構合理化;五是加強信息的開發利用,做好數據的規範化和標準化;六是確保資金的投入。