詢盤對詢盤人和被詢盤人都沒有法律約束力，不是交易的必經步驟。但是詢盤往往是壹筆交易的起點，所以，被詢盤人應對接到的詢盤給予重視，及時進行適當的答復。
為了最終達成交易，函電雖然是書面語言，但壹定要使“談話”的氣氛友好和諧融洽，提出的要求或不同看法使對方在情緒上易於接受，至少在語言上能夠拉近與對方的距離，增加親切感，與對方達到“***情”。所以要站在對方角度，使用You Attitude來考慮對方的需求、願望、利益和問題。談話不需要拐彎抹角，過分禮貌顯得虛偽。簡單直接地進行討論，這樣會節約溝通成本，也更高效。
用肯定句或肯定的表達方式。做到簡單直接，充分肯定。
及時回復對方來函。外貿函電所體現的禮貌不應該僅停留在字面上，用些禮貌用語或禮貌句式，還應該在行動上或反應上有所表現，即當收到對方函電要及時回復，不管信函內容是否接受或提出的條款是否同意。